Cómo cobrar el alquiler a tus inquilinos (guía para caseros)

Para cobrar el alquiler a tus inquilinos de forma fiable necesitas tres cosas en un mismo sitio: una fecha de vencimiento fija que cada inquilino conozca, una lista de pagado frente a pendiente que puedas ver de un vistazo sin hacer cálculos mentales, y una forma de que el inquilino pueda pagar de verdad que no dependa de que instale nada. La mayoría de los pequeños caseros apañan esto con un recordatorio en el calendario, la app del banco y una hoja de cálculo — que funciona hasta que tienes una segunda propiedad o un inquilino jura que ya pagó. Esta guía recorre todo el ciclo: invitar a los inquilinos, configurar una plantilla de alquiler recurrente con fecha de vencimiento, controlar quién ha pagado y quién va con retraso, y meter los gastos de la propiedad (suministros, reparaciones) en el mismo libro de cuentas para que tus números de fin de año ya estén hechos.

Paso 1: añade la propiedad e invita a tus inquilinos

Empieza creando la propiedad en sí — dale un nombre que reconozcas («Piso Calle Mayor», «Piso de Belgrado»), fija el importe mensual del alquiler y elige la divisa. Si tienes pisos en dos países, cada propiedad conserva su propia divisa; no hay ninguna conversión forzada que enturbie tu libro de alquileres.

Luego añade a los inquilinos por email. Cada uno recibe un enlace de invitación. Si un inquilino crea una cuenta, ve su propio balance en curso y un botón de Pagar. Si prefiere no hacerlo — muchos inquilinos de larga duración no se molestarán — igualmente puedes facturarle: recibe un enlace público con el importe y un botón de Pagar que abre la app de su banco ya rellenada. Sin instalar nada, sin registro, sin fricción por su parte.

Por qué esto importa: la mayor razón de que el cobro del alquiler se lie es que el paso de «cómo pago» del inquilino tiene fricción. Eliminarla — un enlace, un toque, listo — vale más que cualquier sistema de recordatorios.

Paso 2: configura una plantilla de alquiler recurrente con fecha de vencimiento

Crear a mano una factura de alquiler cada mes es justo la tarea que se acaba escapando. En su lugar, configura una plantilla recurrente una sola vez: escribe «Alquiler», frecuencia mensual, y fija el día del periodo en la fecha de vencimiento de tu contrato — el día 1, el 5, lo que diga el contrato.

A partir del siguiente ciclo, la factura del alquiler se crea automáticamente y se registra en el libro de la propiedad en esa fecha. No te aparece un aviso de «recordar facturar al inquilino» en el calendario, porque no hay nada que recordar — la factura ya existe, el inquilino ya tiene el enlace.

Un ejemplo concreto. Un piso de 1200 €/mes con vencimiento el día 1: cada día 1 aterriza en el libro una factura de alquiler de 1200 € y la parte del inquilino se actualiza. Si dos compañeros comparten el piso y dividen el alquiler a partes iguales, son 600 € cada uno, generados automáticamente — sin volver a teclear la división cada mes.

En la propia fecha de vencimiento, el motor de recurrentes se encarga de crear; el cobro sigue siendo una decisión humana (marcas la factura como pagada cuando llega el dinero). Es a propósito — nunca quieres que un software decida en silencio que un inquilino pagó cuando no lo hizo.

Paso 3: controla pagado frente a pendiente de un vistazo

Esta es la parte que las hojas de cálculo hacen mal. Una hoja de cálculo te dice lo que debería haberse pagado; no se actualiza sola cuando el dinero llega de verdad. Así que acabas cuadrando la hoja contra la app del banco a mano — justo la tarea que intentabas evitar.

En el libro de la propiedad, cada factura de alquiler tiene un estado claro: pendiente (creada, aún sin saldar) o pagada (la marcaste como saldada cuando llegó la transferencia). Cuando un inquilino paga, la marcas — o, si pagó a través del flujo de Pagar de la app, el saldo de cuentas lo registra por ti. En cualquier caso, el balance del inquilino se mueve.

El balance del inquilino responde a la única pregunta que de verdad te importa: ¿este inquilino va adelantado, con retraso o al día? Un inquilino que pagó dos meses por adelantado aparece como adelantado. Uno que se saltó el mes pasado muestra el descubierto como un número, no como una resta mental que rehaces cada vez que miras.

Si un inquilino insiste en que ya pagó, tienes un registro fechado de cada factura de alquiler y cada pago — la conversación es un vistazo de dos segundos, no una discusión.

Paso 4: mete los gastos de la propiedad en el mismo libro

El alquiler es solo la mitad del mes de un casero. La otra mitad son los gastos: la factura de la luz, la del agua, el fontanero, el lavavajillas nuevo. Si esos viven en un sitio distinto de tus registros de alquiler, tu foto de beneficios de fin de año exige coser dos sistemas.

En su lugar, registra los gastos contra la propiedad según llegan. Cuando llega una factura de suministros, haz una foto desde la página de la propiedad — el mismo flujo de escaneo de tickets que usa el resto de la app extrae el total (y las líneas) de la factura, lo confirmas, y se registra en la propiedad.

Entonces pasan dos cosas automáticamente:

1. Se divide con los inquilinos cuando corresponde. Si el contrato dice que el inquilino paga los suministros, la factura se divide según la regla por defecto de la propiedad — a partes iguales entre inquilinos, por tamaño de habitación o por consumo — y aterriza en su balance junto al alquiler. Si tú asumes el suministro (habitual en alquileres con todo incluido), lo registras como gasto propio y se queda en la columna de costes de la propiedad. 2. Tu posición neta se mantiene al día. Alquiler que entra, gastos que salen, por propiedad. Cuando llega la temporada de impuestos no estás reconstruyendo el año desde una caja de zapatos.

Paso 5: gestiona los casos incómodos (fianzas, morosos, copropietarios)

Fianzas. Registra la fianza como una factura puntual marcada «Fianza» para que haya un registro fechado de lo que se cobró. Devolverla al dejar el piso es una transferencia bancaria manual — la app lleva el registro, no custodia el dinero. No pasa nada; casi todos los pequeños caseros ya devuelven las fianzas por transferencia de todas formas, y ahora el importe y la fecha están anotados.

Morosos. Un mes impagado aparece como un balance en el que el inquilino va con retraso — puedes verlo sin hacer cálculos, y tienes la factura fechada a la que señalar. Los recordatorios son un envío manual a propósito: tú decides cuándo dar un toque, en vez de una máquina de reclamaciones automática disparando contra tu inquilino desde el primer día.

Copropietarios. Si tienes una propiedad con otra persona, añádela como miembro de la propiedad. Los dos veis el libro completo, y los ingresos por alquiler se reparten entre propietarios según la proporción de propiedad que fijes — útil cuando un piso es 60/40 entre dos personas.

Varias propiedades. Cuando pasas de un solo piso, un resumen agregado de todos tus alquileres te da un número de balance por inquilino, con el desglose por propiedad a un toque de distancia. Ese es el punto en el que una hoja de cálculo de verdad deja de escalar y un libro de cuentas se gana el sueldo.

Qué es este flujo de trabajo — y qué no es

Esto está pensado para la larga cola de pequeños caseros: tienes entre una y diez propiedades, eres una persona (no una gestora), y cobrar el alquiler más saldar los suministros más perseguir el pago tardío ocasional es el trabajo. Para eso, el flujo de arriba elimina los dos puntos de dolor reales — la fricción del «cómo paga el inquilino» y la contabilidad del «¿pagó de verdad?».

No es una plataforma completa de gestión inmobiliaria. No hay acumulación automática de recargos por mora, ni gestión de tickets de mantenimiento, ni sindicación de anuncios, ni almacenamiento de contratos dentro de la app. Si necesitas eso, necesitas un software específico (Buildium, AppFolio, Rentec). Pero para la mayoría de los pequeños caseros, la aburrida parte recurrente de cálculo y cobro es el 90% de la carga mensual real — y esa es exactamente la parte que esto gestiona.

Comprobación de coste: las propiedades en alquiler son una función Pro (7 $/mes o 70 $/año) — propiedades e inquilinos ilimitados, plantillas de alquiler recurrente, divisiones de suministros, saldo de cuentas con botón de Pagar y exportación CSV por propiedad para los impuestos. En el plan gratuito puedes seguir registrando el alquiler como una factura recurrente con un compañero de piso o inquilino (hasta 3 personas por división); simplemente no tendrás el libro de propiedad dedicado, el seguimiento de pagado/pendiente ni los resúmenes de gastos descritos arriba.