El ticket solo conoce el total. El límite de 10.000 ¥ se decide por cabeza — antes de la siguiente ronda.
En Japón, una comida con un cliente o proveedor es deducible al 100 % como 会議費 (gasto de reunión) cuando sale a 10.000 ¥ o menos por persona. Un yen por encima y toda la cuenta pasa a ser 交際費 (gasto de representación), no solo el exceso. Split The Bill divide el total acumulado entre los asistentes a medida que avanza la comida y después lo convierte en el registro que exige la 国税庁 (NTA, la agencia tributaria japonesa): fecha, quién asistió y su relación contigo, número de asistentes, local e importe — firmado, bloqueado y exportado en PDF.
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Un registro 会議費 (gasto de reunión) es el documento que la agencia tributaria japonesa exige para que una comida con clientes, proveedores u otros contactos de negocio quede excluida de 交際費 (gasto de representación) y se deduzca al 100 % — siempre que el coste por persona sea de 10.000 ¥ o menos (措置法61条の4, para comidas desde el 1 de abril de 2024). Debe indicar la fecha, los nombres de los asistentes externos y su relación con la empresa, el número de asistentes, el importe y el nombre y la dirección del restaurante. Split The Bill construye este registro mientras la comida aún dura: registra a los participantes y el número de asistentes, y cada actualización del total muestra la cifra por persona frente al umbral de esa fecha, según el criterio con o sin impuestos de tu empresa. Una vez firmado, queda bloqueado y se exporta en PDF para el expediente fiscal.
Cómo se construye el registro 会議費
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Añade el local, el número de asistentes y los participantes
Introduce a los invitados externos — nombre, empresa, relación (cliente, proveedor) — y a los asistentes de tu propia empresa. El nombre y la dirección del local salen de la foto del ticket o se escriben a mano, igual que en cualquier reparto.
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Vigila el importe por cabeza mientras pides
Cada vez que cambia el total, la app lo divide entre los asistentes y muestra la cifra por persona: «9.400 ¥ por cabeza — una ronda más cruza el límite». Decides antes de pedir, no después de pagar. Si la prueba usa el importe con impuestos (税込) o sin impuestos (税抜) se elige en cada registro, según el método contable de tu empresa.
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Indica el motivo y mira el resultado
Añade el motivo de negocio y la app compara el importe por cabeza con el umbral vigente en la fecha de la comida (10.000 ¥ desde el 1 de abril de 2024): deducible al 100 % como 会議費, o toda la cuenta reclasificada como 交際費.
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Fírmalo y archiva el PDF
Una vez firmado, el registro queda bloqueado y no se puede editar. El PDF lleva la fecha, los participantes, el número de asistentes, el local, el importe y el motivo que tu asesor fiscal necesita para el expediente.
Qué cubre el registro
Los cinco datos que exige la NTA
Fecha de la comida; nombres de los clientes, proveedores u otros contactos de negocio que asistieron y su relación contigo; número de asistentes; el importe más el nombre y la dirección del restaurante; y cualquier otro dato que demuestre que fue una comida de negocios. El tratamiento de 10.000 ¥ (措置法61条の4) solo se aplica si se conserva un documento con estos datos — el registro tiene los cinco desde el principio.
El umbral ligado a la fecha de la comida
El límite por cabeza se busca por la fecha de la comida, no por la de hoy: 5.000 ¥ para comidas hasta el 31 de marzo de 2024 inclusive, 10.000 ¥ desde el 1 de abril de 2024. El mismo total y el mismo número de asistentes pueden pasar en una fecha y no en otra.
Con o sin impuestos: lo decide tu contabilidad
La NTA vincula la prueba de los 10.000 ¥ al método de impuesto sobre el consumo que tu empresa ya usa en sus libros (税込 o 税抜). Tú eliges cuál se aplica en cada registro; la app nunca asume uno en silencio.
Por encima del límite, toda la cuenta es 交際費 — dicho sin rodeos
Por encima de 10.000 ¥ por cabeza, toda la comida — no el exceso — pasa a ser 交際費. Cuánto de eso es deducible después depende del capital de la empresa: hasta 100 millones de ¥, el menor entre una franquicia anual de 8 millones de ¥ o el 50 % del gasto en comida y bebida; de más de 100 millones a 10.000 millones de ¥, solo la regla del 50 %; por encima de 10.000 millones de ¥, nada. El registro deja constancia del resultado para que nadie lo contabilice como 会議費 por costumbre.
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Quién lo necesita de verdad
Contabilizar una cena con un cliente como 会議費, no como 交際費
Un comercial invita a dos personas de un cliente — cuatro en la mesa. A 36.000 ¥, la comida sale a 9.000 ¥ por cabeza y es deducible al 100 % como 会議費. A 40.800 ¥ sale a 10.200 ¥ por cabeza y los 40.800 ¥ completos pasan a ser 交際費, no los 800 ¥ de exceso. El registro lo resuelve al momento a partir del número de asistentes y el total.
Decidir sobre «una ronda más» antes de pedirla
Cinco en la mesa, 47.000 ¥ hasta ahora — 9.400 ¥ por cabeza. Cualquier cosa por encima de 600 ¥ más por persona cruza el límite. Como la cifra por cabeza se actualiza con el total, la decisión se toma antes de pedir, no cuando llega el ticket.
Dejar de perseguir tickets incompletos desde contabilidad
Ventas entrega un ticket sin anotar quién asistió ni cuántos eran — y el tratamiento de 10.000 ¥ solo se aplica si esos datos se conservan. El registro lleva nombres, relación, número de asistentes, local, dirección y motivo desde el principio, así que menos gastos vuelven rebotados a fin de mes.
Gestionar varias comidas con clientes al mes
Un registro por comida, creado el mismo día, sustituye a cuadrar la agenda con un montón de tickets a fin de mes. Cada registro queda bloqueado al firmarse y se entrega en PDF.
Por qué es mejor que una nota en la agenda y un ticket
La decisión se toma antes de la cuenta
El total por persona se ve durante la comida, así que sabes si cruzas el límite antes de pedir — no lo descubres en el ticket.
Los datos obligatorios se recogen el mismo día
Nombres, relación, número de asistentes, local, fecha e importe — los datos que exige la NTA se registran mientras están frescos, no se reconstruyen de memoria a fin de mes.
Nadie tiene que recordar la regla
El cambio de 5.000 ¥ a 10.000 ¥, la búsqueda por fecha de la comida, la elección con o sin impuestos — el registro se ocupa de ellos en lugar de que alguien recuerde la regla con la calculadora en la mano.
Firmado una vez, bloqueado después
A un registro firmado no se le puede cambiar después el importe ni los participantes. Una corrección posterior de la cuenta subyacente nunca altera un registro ya firmado.
Una nota en la agenda frente a un registro generado
Ambos pretenden conservar los mismos datos obligatorios. La diferencia está en con qué fiabilidad — y con qué antelación — lo consiguen.
| Una nota en la agenda frente a un registro generado | ✗ | ✓ |
|---|---|---|
| Importe por persona | Se calcula a partir del ticket después de pagar — demasiado tarde si se cruzó el límite. | Se muestra con cada actualización del total, antes del siguiente pedido. |
| Asistentes y su relación | A menudo reconstruidos a fin de mes a partir de la agenda y un montón de tarjetas de visita. | Registrados el mismo día y escritos en el registro. |
| Prueba con o sin impuestos | Aplicada de forma distinta según quién haga las cuentas ese día. | Elegida en cada registro según la contabilidad de la empresa y aplicada de forma coherente. |
| Correcciones posteriores | Una nota puede sobrescribirse o perderse en cualquier momento. | Bloqueado al firmarse y conservado en PDF. |
Guías y herramientas relacionadas
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo es deducible una comida de negocios como 会議費 en Japón?
- Cuando asistió al menos un contacto de negocio externo — un cliente, un proveedor u otra persona relacionada con la empresa — y el coste dividido entre el número de asistentes es de 10.000 ¥ o menos por persona. Esas comidas quedan excluidas de 交際費 y son deducibles al 100 % (措置法61条の4). La cifra de 10.000 ¥ se aplica a comidas desde el 1 de abril de 2024; antes era de 5.000 ¥. La medida se ha prorrogado para los ejercicios fiscales que empiecen el 31 de marzo de 2027 o antes.
- ¿Qué pasa por encima de 10.000 ¥ por persona?
- Todo el coste de esa comida pasa a ser 交際費 (gasto de representación), no solo el importe que supera el límite. Cuánto es deducible después depende del capital de la empresa: hasta 100 millones de ¥, el menor entre una franquicia anual de 8 millones de ¥ o el 50 % del gasto de representación en comida y bebida; de más de 100 millones a 10.000 millones de ¥, solo la regla del 50 %; por encima de 10.000 millones de ¥, nada.
- ¿La prueba de los 10.000 ¥ se hace sobre el importe con o sin impuestos?
- Sobre el que use tu empresa en sus libros para el impuesto sobre el consumo. La NTA establece que la determinación de los 10.000 ¥ sigue el tratamiento contable propio de la sociedad — 税込経理方式 (con impuestos) o 税抜経理方式 (sin impuestos). Split The Bill pregunta cuál se aplica en cada registro en lugar de asumir uno.
- ¿Una cena solo de empleados cuenta como 会議費?
- No. Las comidas celebradas exclusivamente para los directivos, empleados o familiares de la propia empresa quedan excluidas del tratamiento de 10.000 ¥ sea cual sea el importe. La app marca un registro sin ningún asistente externo como fuera de esta regla.
- ¿Qué debe contener el registro?
- La fecha de la comida; los nombres de los clientes, proveedores u otros asistentes relacionados con el negocio y su relación con la empresa; el número de asistentes; el importe y el nombre y la dirección del restaurante; y cualquier otro dato necesario para demostrar que fue una comida de negocios (措規21条の18の4). El tratamiento de 10.000 ¥ solo se aplica cuando se conserva un documento con estos datos. El registro generado los incluye todos.
- ¿Este registro sustituye a la asesoría fiscal?
- No. Aplica de forma transparente las reglas publicadas por la NTA a lo que introduces, pero no es asesoría fiscal ni sustituye la revisión de tu 税理士. Otras categorías — refrigerios y bento en una reunión propiamente dicha, o si un evento de empleados cuenta como 福利厚生費 (gasto de bienestar social) — quedan fuera de lo que el registro decide.
