Receta
Gestiona los gastos de equipo y oficina — sin convertirte en el contable de la oficina
Agrupa tus equipos como subgrupos bajo un paraguas de empresa, mantén un bote compartido para el float de café y suministros, y exporta un CSV limpio a fin de mes. Anidar subgrupos es una función Pro (7 $/mes o 70 $/año); el bote y la exportación CSV son gratis.
Última revisión: enero de 2026
El gasto compartido de oficina es muerte por mil facturas pequeñas: rondas de café, comidas de los viernes, el tóner de la impresora que alguien compró con su propia tarjeta, la caja de la tarta de cumpleaños. Ninguna persona debería cargar con la carga mental de quién pagó qué, y nadie quiere llevarlo en una hoja de cálculo que se desincroniza para el miércoles. Split The Bill maneja esto con tres funciones trabajando juntas — subgrupos para reflejar tu organigrama, un bote compartido para el float de la oficina, e informes CSV que cuadran al céntimo para los reembolsos. Esta guía configura una empresa pequeña (12 personas, tres equipos) de principio a fin.
Paso a paso
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Crea un grupo de empresa, luego un subgrupo por equipo
Pulsa Nuevo grupo → nómbralo según la empresa u oficina («Acme HQ»). Luego, dentro de ese grupo, añade cada equipo como un subgrupo — «Ingeniería», «Diseño», «Operaciones». Anidar subgrupos bajo un padre es una función Pro (7 $/mes o 70 $/año); un grupo normal sin anidar es gratis. Un subgrupo es un grupo anidado bajo un padre, así que una factura dividida dentro de Ingeniería se agrega a la vista de Acme HQ sin mezclarse con los números de Diseño.
Esto refleja cómo fluye el dinero de verdad: una comida de equipo pertenece a ese equipo, pero el suministro de café de toda la oficina pertenece a todos. Los subgrupos dejan que ambos vivan bajo un mismo techo sin que un equipo subvencione a otro por accidente.
Un grupo de empresa; cada equipo es un subgrupo anidado debajo. 
Las facturas de cada equipo se agregan a la vista de empresa sin contaminar los saldos. - 2
Invita al equipo por email
Añade a cada compañero a su subgrupo por email — reciben un enlace de invitación de un clic, se registran si no tienen cuenta, y aterrizan directamente en el equipo correcto.
Para contratistas o una agencia visitante que no instalarán nada, invítalos igualmente: pueden ver las facturas en las que están y su parte mediante un enlace de compartir público, sin cuenta. Sigues teniendo una división exacta; ellos obtienen visibilidad de exactamente lo que deben o se les debe.
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Financia un bote compartido para el float de la oficina
Abre el grupo de empresa y configura su bote — un fondo común compartido que se sitúa a nivel de grupo. Cada persona aporta una cantidad fija (digamos 20 $ al mes), y el bote cubre las pequeñas cosas recurrentes: café en grano, leche, snacks, la ronda ocasional de bollería.
Cuando alguien compra suministros, paga del bote en lugar de adelantarlo personalmente. El saldo del bote baja, la aportación de todos ya lo cubrió, y nadie tiene que perseguir un reembolso de 14 $. El saldo del bote siempre está visible, así que puedes ver cuándo toca recargar.
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Registra facturas puntuales contra el equipo correcto
Para cualquier cosa que el bote no cubra — la comida de un offsite de equipo, un monitor que alguien pasó a gastos, las bebidas de una cena con cliente — pulsa Nueva factura dentro del subgrupo relevante. Fotografía el ticket (la AI lee las líneas) o introduce el total a mano para un taxi rápido o un café.
Divídela como ocurrió de verdad: a partes iguales entre el equipo para una comida compartida, o por artículos cuando tres personas pidieron el menú degustación y dos ensaladas. Etiqueta cada factura con una categoría (comidas, suministros, viajes, software) para que el informe de fin de mes ordene limpiamente.
Registra la factura contra el equipo que posee el gasto; etiqueta una categoría para el informe. - 5
Liquidad dentro de cada equipo
A quien adelantó una factura le debe el resto del equipo. En el detalle de cada factura, cada fila de parte muestra un botón Pagar que abre el método elegido del pagador — Bizum, PayPal, Revolut o un QR SEPA/IBAN para transferencias bancarias europeas — con el importe rellenado.
Para una empresa que reembolsa mediante nómina o una tarjeta corporativa, puedes en su lugar limitarte a marcar las partes como liquidadas a medida que se compensan. En cualquier caso, la página del grupo agrega quién está en paz y quién aún debe a lo largo de cada equipo.
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Exporta un informe CSV a fin de mes
En `/bills`, pulsa CSV detalle para descargar cada factura, línea, parte y liquidación del período — filtrable por grupo, así puedes sacar solo Ingeniería o toda la empresa. Los números cuadran al céntimo porque las cuentas pasan por código verificado, no por una fórmula que cualquiera puede toquetear.
Entrégale el CSV a quien lleva los reembolsos: se abre limpiamente en Excel, Sheets o Numbers, ordenado por tus categorías. Se acabó la arqueología de fin de mes reconstruyendo quién pagó el offsite.
Por qué los subgrupos superan a un solo grupo grande
El instinto es echar toda la empresa en un solo grupo y dividir todo desde ahí. Eso se rompe rápido:
Ruido entre equipos. Un único grupo plano significa que Diseño ve cada comida de Ingeniería y viceversa. Los saldos se mezclan, y «quién debe a quién» se convierte en un muro de filas sin relación. Los subgrupos mantienen limpio el libro de cada equipo mientras siguen agregándose a un total de empresa.
Fronteras justas. Un offsite de equipo debería dividirse dentro de ese equipo, no diluirse entre personas que nunca fueron. Los subgrupos hacen la frontera explícita — la factura vive en Ingeniería, así que solo Ingeniería paga.
Claridad en los informes. Cuando toca reembolsar o informar a finanzas, «exportar el subgrupo de Operaciones» es un filtro de dos clics. En un solo grupo plano estarías eligiendo filas a mano de un montón mezclado.
El grupo de empresa igual te da el agregado de nivel superior cuando lo quieres — el gasto total de oficina, quién en toda la organización carga un saldo — sin perder el detalle por equipo debajo.
Acertar con el bote
El bote es para gasto predecible, de poco valor y mucha frecuencia — las cosas donde reembolsar cada compra individualmente cuesta más en molestia que la propia compra. Café, leche, snacks, productos de limpieza, la caja de la tarta de cumpleaños.
Dimensiónalo a un mes de float más o menos. Si la oficina gasta unos 180 $ de suministros al mes entre 12 personas, una aportación mensual de 15-20 $ por persona mantiene el bote sano sin acumular efectivo.
Compra del bote, no adelantes y reclames. Todo el sentido es que nadie cargue personalmente con el coste. Cuando pagas una compra de suministros del bote, el fondo común la absorbe — sin reembolso individual que perseguir.
Mantén el gasto grande o específico de un equipo fuera de él. Un offsite de equipo de 600 $ no es gasto de bote; eso es una factura normal dividida dentro del equipo. Mezclar grandes puntuales en el bote hace que el saldo salte y oculta quién debe qué en realidad.
Recarga con calendario, no en pánico. Vigila el saldo actual; recarga al principio de cada mes en lugar de cuando llega a cero y se acaba el café.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
Registrar una factura contra el grupo de empresa cuando pertenece a un equipo. Entonces se divide entre todos, incluida gente que no estuvo. Solución: añade siempre la factura dentro del subgrupo correcto para que la frontera sea la correcta desde el principio.
Tratar el bote como un cajón de sastre para todo. Si cada gasto pasa por el bote, el fondo se drena de forma impredecible y pierdes el rastro por factura. Mantenlo en suministros pequeños y recurrentes; todo lo demás es una división normal.
Olvidar etiquetar categorías. El CSV de fin de mes es tan útil como tus etiquetas. Un montón de facturas sin etiquetar igual se exporta, pero finanzas tiene que recategorizar a mano. Etiqueta sobre la marcha — lleva un segundo por factura.
No reconciliar nunca el bote. Aportaciones dentro, compras fuera — si nunca miras, el saldo puede irse a negativo en silencio cuando alguien se pasa. Echa un vistazo al saldo del bote cuando exportes el informe mensual.
Cuándo usar otro enfoque
Para una empresa lo bastante grande como para tener un equipo de finanzas real y un programa de tarjeta corporativa, una plataforma de gastos en condiciones (Expensify, Ramp, Pleo) con controles de política e integraciones contables directas es la herramienta correcta. Split The Bill es para el lío intermedio — el equipo pequeño, la oficina satélite, el float de un departamento — donde una suite de gastos completa es exagerada pero una hoja de cálculo es un caos.
Para reembolsos puramente personales entre dos compañeros (cubriste la comida, te lo devolverán), no necesitas subgrupos ni un bote en absoluto — una sola factura compartida con un enlace de liquidación lo resuelve.
Y si cada gasto ya va en una sola tarjeta de empresa sin nadie adelantando de su bolsillo, quizá no necesites dividir en absoluto — solo la exportación CSV como registro categorizado de lo que gastó el equipo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un subgrupo y en qué se diferencia de un grupo normal?▾
Un subgrupo es un grupo anidado bajo un grupo padre. Creas la empresa como grupo de nivel superior, y luego añades cada equipo como un subgrupo dentro. Las facturas divididas dentro de un subgrupo se quedan en el libro de ese equipo pero se agregan a la vista a nivel de empresa — así obtienes tanto el detalle por equipo como el total de toda la oficina sin mezclar saldos entre equipos.
¿Anidar subgrupos es gratis?▾
No — anidar grupos bajo un padre es una función Pro, 7 $/mes o 70 $/año. Las cuentas gratuitas pueden crear grupos normales (sin anidar), llevar un bote compartido y exportar CSV, pero no pueden anidar un grupo bajo otro.
¿Cómo funciona el bote compartido para los suministros de oficina?▾
El bote es un fondo común mantenido a nivel de grupo. Cada miembro aporta una cantidad fija, y las compras compartidas — café, snacks, suministros — se pagan del bote en lugar de adelantarlas un individuo. El saldo actual siempre está visible, así que puedes ver cuándo recargar. Elimina la molestia de perseguir pequeños reembolsos uno a uno.
¿Puedo exportar un informe para reembolsos o contabilidad?▾
Sí. Desde la pantalla de facturas, CSV detalle descarga cada factura, línea, parte y liquidación del período, filtrable por grupo para que puedas sacar un equipo o toda la empresa. Se abre en Excel, Sheets o Numbers, ordenado por las categorías que etiquetaste, y cuadra al céntimo porque las cuentas pasan por código verificado.
¿Y si un contratista o agencia no instala la app?▾
Invítalos igualmente. Pueden ver las facturas en las que están y su parte exacta mediante un enlace de compartir público sin cuenta. Pueden liquidar mediante los botones Pagar — Bizum, PayPal, Revolut o un QR SEPA/IBAN — sin registrarse nunca. Sigues teniendo una división exacta.
¿Un offsite de equipo debería ir por el bote?▾
No — reserva el bote para gasto pequeño, recurrente y de poco valor como café y snacks. Un puntual mayor como un offsite de equipo o una cena se registra mejor como una factura normal dividida dentro del subgrupo de ese equipo. Mezclar grandes puntuales en el bote hace que el saldo salte y oculta quién debe qué en realidad.
¿Pueden distintos equipos usar monedas distintas?▾
Sí — la multidivisa está soportada e incluida en el plan gratuito. Cada factura guarda su moneda nativa, y las liquidaciones entre monedas reconcilian al tipo vigente cuando alguien paga en otra moneda. Un equipo satélite que factura en EUR bajo un grupo de empresa basado en USD funciona bien; el informe refleja el importe nativo de cada factura.
¿Quién puede ver y añadir facturas en un subgrupo de equipo?▾
Cada miembro de un subgrupo puede añadir sus propias facturas, editar divisiones y ver el saldo actual de ese equipo — así el esfuerzo y la visibilidad se distribuyen en lugar de recaer en una sola persona. El agregado a nivel de empresa muestra el total de nivel superior a lo largo de todos los equipos para quien gestione el gasto general de la oficina.
El plan gratis cubre la mayoría de recetas. Pro ofrece 100 tickets cada 30 días + enlaces de invitación privados.
