Guia
Gerencie despesas de equipe e escritório — sem virar o contador do escritório
Agrupe suas equipes como subgrupos sob um guarda-chuva da empresa, mantenha uma caixinha compartilhada para o fundo de café e material, e exporte um CSV limpo no fim do mês. Aninhar subgrupos é recurso Pro ($7/mês ou $70/ano); a caixinha e a exportação CSV são grátis.
Última revisão: janeiro de 2026
Despesa de escritório compartilhada é morte por mil contas pequenas: cafés, almoços de sexta, o toner da impressora que alguém comprou no próprio cartão, a vaquinha do bolo de aniversário. Ninguém deveria carregar sozinho a carga mental de quem pagou o quê, e ninguém quer rodar isso numa planilha que desalinha toda quarta-feira. O Split The Bill resolve isso com três recursos trabalhando juntos — subgrupos para espelhar o organograma, uma caixinha compartilhada para segurar o fundo do escritório, e relatórios CSV que fecham centavo a centavo para reembolso. Este guia monta uma empresa pequena (12 pessoas, três equipes) do início ao fim.
Passo a passo
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Crie um grupo da empresa, depois um subgrupo por equipe
Toque em Novo grupo → nomeie pela empresa ou escritório ("Acme Matriz"). Depois, dentro desse grupo, adicione cada equipe como um subgrupo — "Engenharia", "Design", "Operações". Aninhar subgrupos sob um principal é recurso Pro ($7/mês ou $70/ano); um grupo simples, sem aninhamento, é grátis. Um subgrupo é um grupo aninhado sob um principal, então uma conta dividida dentro da Engenharia sobe para a visão da Acme Matriz sem se misturar com os números do Design.
Isso espelha como o dinheiro realmente flui: um almoço de equipe pertence àquela equipe, mas o café do escritório inteiro pertence a todo mundo. Subgrupos deixam os dois convivendo sob o mesmo teto sem uma equipe bancar a outra sem querer.
Um grupo da empresa; cada equipe é um subgrupo aninhado dentro dele. 
As contas de cada equipe sobem para a visão da empresa sem misturar os saldos. - 2
Convide a equipe pelo e-mail
Adicione cada pessoa ao subgrupo dela pelo e-mail — ela recebe um link de convite com um clique, cria conta se ainda não tiver e já cai direto na equipe certa.
Para prestadores de serviço ou uma agência visitante que não vai instalar nada, convide do mesmo jeito: eles podem ver as contas em que estão e a parte deles pelo link público, sem precisar de conta. Você continua com uma divisão exata; eles ganham visibilidade exata do que devem ou têm a receber.
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Monte uma caixinha compartilhada para o fundo do escritório
Abra o grupo da empresa e configure a caixinha dele — um fundo compartilhado que fica no nível do grupo. Cada pessoa contribui com um valor fixo (digamos, $20 por mês), e o fundo cobre os gastos pequenos e recorrentes: café, leite, salgadinhos, aquele lanche ocasional.
Quando alguém compra material, paga da caixinha em vez de adiantar do próprio bolso. O saldo da caixinha desce, a contribuição de todo mundo já cobriu, e ninguém precisa correr atrás de um reembolso de $14. O saldo corrente da caixinha está sempre visível, então dá para ver quando é hora de reforçar.
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Registre contas avulsas na equipe certa
Para o que a caixinha não cobre — um almoço externo da equipe, um monitor que alguém comprou como reembolso, drinks de jantar com cliente — toque em Nova Conta dentro do subgrupo certo. Fotografe a nota (a IA lê os itens) ou digite o total manualmente para um táxi ou café rápido.
Divida do jeito que aconteceu de verdade: igualmente entre a equipe para um almoço compartilhado, ou por itens quando três pessoas pediram o menu degustação e duas pediram salada. Marque cada conta com uma categoria (refeições, material, viagem, software) para o relatório de fim de mês sair organizado.
Registre a conta na equipe dona do gasto; marque uma categoria para o relatório. - 5
Acerte as contas dentro de cada equipe
Quem adiantou uma conta tem a receber do resto da equipe. No detalhe de cada conta, cada linha de participação mostra um botão Pagar que abre o método escolhido pelo destinatário — Pix, Venmo, PayPal, Revolut, ou um QR SEPA/IBAN para transferências bancárias europeias — com o valor já preenchido.
Para uma empresa que reembolsa por folha de pagamento ou cartão corporativo, você pode simplesmente marcar as parcelas como acertadas conforme elas são resolvidas. De um jeito ou de outro, a página do grupo consolida quem está quite e quem ainda deve em cada equipe.
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Exporte um relatório CSV no fim do mês
Em `/bills`, clique em Detalhe CSV para baixar todas as contas, itens, parcelas e acertos do período — filtrável por grupo, então dá para puxar só a Engenharia ou a empresa inteira. Os números fecham centavo a centavo porque a matemática roda em código verificado, não numa fórmula que alguém pode mexer.
Entregue o CSV para quem cuida dos reembolsos: ele abre limpo no Excel, no Sheets ou no Numbers, ordenado pelas suas categorias. Sem mais arqueologia de fim de mês reconstruindo quem pagou o quê no evento externo.
Por que subgrupos são melhores que um único grupo grande
O instinto natural é jogar a empresa inteira num único grupo e dividir tudo a partir dali. Isso desmorona rápido:
Bagunça entre equipes. Um único grupo plano significa que o Design vê todo almoço da Engenharia e vice-versa. Os saldos se misturam, e "quem deve para quem" vira uma parede de linhas sem relação nenhuma. Subgrupos mantêm o livro-caixa de cada equipe limpo enquanto ainda somam num total da empresa.
Fronteiras justas. Um evento externo da equipe deveria ser dividido dentro daquela equipe, não diluído entre pessoas que nunca foram. Subgrupos deixam a fronteira explícita — a conta mora na Engenharia, então só a Engenharia paga.
Clareza no relatório. Na hora de reembolsar ou reportar para a área financeira, "exportar o subgrupo de Operações" é um filtro de dois cliques. Num único grupo plano você estaria escolhendo linhas à mão numa pilha misturada.
O grupo da empresa ainda te dá a visão de topo quando você quiser — gasto total do escritório, quem na empresa inteira está carregando saldo — sem perder o detalhe por equipe por baixo.
Acertando o tamanho da caixinha
A caixinha é para gastos previsíveis, de baixo valor, alta frequência — aqueles em que reembolsar cada compra individualmente custa mais em trabalho do que a própria compra. Café, leite, salgadinhos, material de limpeza, a vaquinha do bolo de aniversário.
Dimensione para cerca de um mês de fundo. Se o escritório consome cerca de $180 de material por mês entre 12 pessoas, uma contribuição mensal de $15 a $20 por pessoa mantém o fundo saudável sem acumular dinheiro à toa.
Compre da caixinha, não adiante e reembolse depois. O ponto todo é que ninguém carrega o custo sozinho no bolso. Quando você paga uma compra de material com a caixinha, o fundo comum absorve — sem reembolso individual para correr atrás.
Deixe gastos grandes ou específicos de uma equipe fora dela. Um evento externo de $600 de uma equipe não é gasto de caixinha; isso é uma conta normal dividida dentro daquela equipe. Misturar gastos grandes e avulsos na caixinha faz o saldo pular sem sentido e esconde quem realmente deve o quê.
Reforce numa agenda, não em pânico. Acompanhe o saldo corrente; reabasteça no início de cada mês em vez de esperar zerar e o café acabar.
Armadilhas comuns e como evitá-las
Registrar uma conta no grupo da empresa quando ela pertence a uma equipe. Aí ela se divide entre todo mundo, incluindo quem nem estava lá. Solução: sempre adicione a conta dentro do subgrupo certo para a fronteira já nascer correta.
Tratar a caixinha como um fundo para tudo. Se toda despesa passa pela caixinha, o fundo esvazia de forma imprevisível e você perde o rastro por conta. Mantenha ela para material pequeno e recorrente; tudo o mais é uma divisão normal.
Esquecer de marcar categorias. O CSV de fim de mês só serve na medida das suas marcações. Uma pilha de contas sem categoria ainda exporta, mas a área financeira precisa recategorizar na mão. Marque conforme você vai fazendo — leva um segundo por conta.
Nunca conciliar a caixinha. Contribuições entrando, compras saindo — se ninguém olha, o saldo pode silenciosamente ficar negativo quando alguém gasta demais. Dê uma olhada no saldo da caixinha quando exportar o relatório mensal.
Quando usar uma abordagem diferente
Para uma empresa grande o bastante para ter uma área financeira de verdade e um programa de cartão corporativo, uma plataforma de despesas de verdade (Expensify, Ramp, Pleo) com controles de política e integrações contábeis diretas é a ferramenta certa. O Split The Bill é para o meio-termo bagunçado — o time pequeno, o escritório satélite, o fundo do departamento — onde uma suíte completa de despesas é exagero, mas uma planilha é o caos.
Para reembolsos puramente pessoais entre dois colegas (você bancou o almoço, ele te devolve depois), você não precisa de subgrupos nem de caixinha — uma única conta compartilhada com um link de acerto já resolve.
E se toda despesa já está num único cartão corporativo sem ninguém adiantar do próprio bolso, talvez você nem precise dividir nada — só a exportação em CSV como um registro categorizado do que a equipe gastou.
Perguntas frequentes
O que é um subgrupo e qual a diferença para um grupo normal?▾
Um subgrupo é um grupo aninhado sob um grupo principal. Você cria a empresa como o grupo de nível superior, depois adiciona cada equipe como um subgrupo dentro dele. Contas divididas num subgrupo ficam no livro-caixa daquela equipe, mas sobem para a visão em nível de empresa — então você tem tanto o detalhe por equipe quanto o total do escritório sem misturar saldos entre equipes.
Aninhar subgrupos é grátis?▾
Não — aninhar grupos sob um principal é recurso Pro, $7/mês ou $70/ano. Contas grátis podem criar grupos simples (sem aninhamento), rodar uma caixinha e exportar CSVs, mas não podem aninhar um grupo dentro do outro.
Como funciona a caixinha compartilhada para material de escritório?▾
A caixinha é um fundo comum mantido no nível do grupo. Cada membro contribui com um valor fixo, e as compras compartilhadas — café, salgadinhos, material — são pagas do fundo em vez de adiantadas por uma pessoa. O saldo corrente está sempre visível, então dá para ver quando reforçar. Isso elimina o trabalho de correr atrás de reembolsos pequenos um por um.
Dá para exportar um relatório para reembolso ou contabilidade?▾
Dá. Na tela de contas, Detalhe CSV baixa todas as contas, itens, parcelas e acertos do período, filtrável por grupo, então dá para puxar uma equipe ou a empresa inteira. Abre no Excel, no Sheets ou no Numbers, ordenado pelas categorias que você marcou, e fecha centavo a centavo porque a matemática roda em código verificado.
E se um prestador de serviço ou agência não quiser instalar o app?▾
Convide do mesmo jeito. Ele pode ver as contas em que está e a parte exata dele pelo link público, sem conta. Pode acertar pelos botões Pagar — Pix, Venmo, PayPal, Revolut, ou um QR SEPA/IBAN — sem nunca se cadastrar. Você continua com uma divisão exata.
Um evento externo da equipe deveria passar pela caixinha?▾
Não — mantenha a caixinha para gastos pequenos, recorrentes e de baixo valor, como café e salgadinhos. Um gasto avulso maior, como um evento externo ou jantar de equipe, fica melhor registrado como uma conta normal dividida dentro do subgrupo daquela equipe. Misturar gastos grandes e avulsos na caixinha faz o saldo pular sem sentido e esconde quem realmente deve o quê.
Equipes diferentes podem usar moedas diferentes?▾
Podem — multi-moeda é suportado e vem incluído no plano grátis. Cada conta guarda a própria moeda nativa, e os acertos entre moedas fecham na taxa vigente quando alguém paga numa moeda diferente. Uma equipe satélite faturando em EUR sob um grupo de empresa em USD funciona sem problema; o relatório reflete o valor nativo de cada conta.
Quem pode ver e adicionar contas num subgrupo de equipe?▾
Todo membro de um subgrupo pode adicionar suas próprias contas, editar divisões e ver o saldo corrente daquela equipe — então o esforço e a visibilidade ficam distribuídos em vez de caírem numa pessoa só. O consolidado em nível de empresa mostra o total geral entre todas as equipes para quem gerencia a despesa geral do escritório.
O plano Free cobre a maioria dos guias. O Pro oferece 100 notas fiscais a cada 30 dias + links de convite privados.
