Was ist eine kostenlose Rechnungs-App für Selbstständige? Geprüft an einer echten Rechnung

Eine kostenlose Rechnungs-App für Selbstständige ist ein Tool, das aus Kunde, Leistung und Betrag eine Rechnung mit berechneter Verbrauchsteuer und Quellensteuer erstellt, sie als PDF ausgibt und verschickt. Bei der Auswahl zählt weniger, wie viele Rechnungen der Gratis-Plan erlaubt, sondern ob die Berechnung jedes Mal stimmt.

Als Beispiel nehmen wir ein Honorar von 100.000 Yen netto. Die Verbrauchsteuer beträgt 10.000 Yen. Die Quellensteuer liegt bei 10,21 %, also 10.210 Yen. Ausgezahlt werden 99.790 Yen. Egal mit welcher App Sie diese eine Rechnung erstellen, es müssen dieselben Zahlen herauskommen.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei einer qualifizierten Rechnung wird die Verbrauchsteuer pro Rechnung und je Steuersatz nur einmal gerundet. Pro Position zu runden und dann aufzusummieren, ist nicht zulässig.
• Übersteigt das Honorar 1 Mio. Yen, steigt der Quellensteuersatz für den übersteigenden Teil auf 20,42 %. Bei 1,5 Mio. Yen sind das 204.200 Yen.
• Seit dem 1. Oktober 2026 ist der Anteil der an steuerbefreite Unternehmer gezahlten Verbrauchsteuer, den der Kunde abziehen darf, von 80 % auf 50 % gesunken.
• Auch wenn die App ein Feld für die Registrierungsnummer hat: Ohne Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen beim Finanzamt können Sie keine qualifizierte Rechnung ausstellen.

Was erledigt eine kostenlose Rechnungs-App automatisch?

Eine kostenlose Rechnungs-App übernimmt im Wesentlichen vier Dinge: die Verbrauchsteuer je Steuersatz berechnen, die Quellensteuer berechnen, ein PDF erzeugen und es per E-Mail oder Teilen-Link verschicken. In Excel bauen Sie die Formeln selbst; in einer App legen Sie Kunden und Leistungen einmal an und erstellen ab der zweiten Rechnung jede in ein bis zwei Minuten.

Was „kostenlos“ umfasst, unterscheidet sich stark

Hinter „kostenlos“ steckt jeweils etwas anderes. Hier die Gratis-Kontingente der wichtigsten Dienste im Überblick.

Dienst	Limit im Gratis-Plan	Geeignet für
freee請求書	Rechnungen und Kunden unbegrenzt	Nutzer der freee-Buchhaltung
INVOY	Rechnungen unbegrenzt (Postversand kostenpflichtig)	Alle, die vom Angebot bis zur Quittung alles an einem Ort erstellen wollen
Misoca	bis 10 Rechnungen pro Monat	Nutzer der Buchhaltungssoftware von Yayoi
請求書FinFin	bis 10 Rechnungen pro Monat	Alle, die alles nur am Smartphone erledigen wollen
マネーフォワード クラウド請求書 (Money Forward)	bis 5 Rechnungen pro Monat	Alle, die mit der Steuererklärung von MF verknüpfen wollen

Am besten funktioniert die Anbindung an die Buchhaltung mit der Rechnungs-App desselben Anbieters. Steht Ihre Software für die Steuererklärung schon fest, erleichtert eine App aus derselben Familie den Abgleich offener Forderungen. Das muss man fairerweise zugeben.

Für den Postversand auf Papier fallen bei allen Diensten Kosten von etwa 180–200 Yen pro Brief an. Der reine PDF-Versand per E-Mail ist kostenlos.

Die Berechnung muss einer festen Formel folgen, nicht einer Schätzung

Bei Rechnungsbeträgen hilft kein KI-„ungefähr“. Gleiche Eingabe, jedes Mal gleiches Ergebnis – das ist die Mindestanforderung. Beim Teilen von Ausgaben ist es genauso: Wer wem wie viel zahlt, sorgt nur deshalb nicht für Streit, weil die Formel feststeht.

Welche 6 Angaben braucht eine Rechnung im Invoice-System?

Eine qualifizierte Rechnung (Invoice) braucht 6 Angaben: Registrierungsnummer (T plus 13 Ziffern) und Name, Datum des Geschäftsvorfalls, Art der Leistung, Summe der Entgelte je Steuersatz mit dem angewandten Steuersatz, Verbrauchsteuerbetrag je Steuersatz sowie den Namen des Empfängers. Fehlt auch nur eine davon, kann der Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

1. Name oder Firmenname des Ausstellers und Registrierungsnummer
2. Datum des Geschäftsvorfalls
3. Art der Leistung (bei Positionen mit ermäßigtem Steuersatz ein entsprechender Hinweis)
4. Nach Steuersätzen getrennt summierter Entgeltbetrag und angewandter Steuersatz
5. Nach Steuersätzen getrennter Verbrauchsteuerbetrag
6. Name oder Firmenname des empfangenden Unternehmens

Die offizielle Erläuterung der Anforderungen finden Sie auf der Sonderseite der Nationalen Steuerbehörde zum Invoice-System.

Leicht übersehen werden Punkt 4 und 5. Stehen ein Designhonorar (10 %) und die Auslagen für Speisen und Getränke bei einer Besprechung (8 %) auf derselben Rechnung, müssen Zwischensumme und Steuerbetrag für 10 % und 8 % getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie beim Testen einer App zwei Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen ein. Trennt sie die Zwischensummen je Steuersatz automatisch, hat sie bestanden.

Wie hoch sind Quellensteuer und Auszahlungsbetrag bei einer Rechnung über 100.000 Yen netto?

Bei einem Designhonorar von 100.000 Yen netto ergibt sich der Auszahlungsbetrag aus dem Rechnungsbetrag von 110.000 Yen abzüglich 10.210 Yen Quellensteuer, also 99.790 Yen. Ist die Verbrauchsteuer auf der Rechnung klar getrennt ausgewiesen, darf die Quellensteuer auf Basis des Nettobetrags berechnet werden. Deshalb fällt auf die 10.000 Yen Verbrauchsteuer keine Quellensteuer an.

Posten	Berechnung	Betrag
Honorar (netto)	–	100.000 Yen
Verbrauchsteuer (10 %)	100.000 × 10 %	10.000 Yen
Rechnungsbetrag (brutto)	100.000 + 10.000	110.000 Yen
Quellensteuer	100.000 × 10,21 %	−10.210 Yen
Auszahlungsbetrag	110.000 − 10.210	99.790 Yen

Die 10,21 % setzen sich aus 10 % Einkommensteuer und 0,21 % Sonderzuschlag für den Wiederaufbau zusammen. Beträge unter 1 Yen werden abgerundet. Welche Honorare betroffen sind – etwa für Manuskripte, Design oder Vorträge –, können Sie im Tax Answer der Nationalen Steuerbehörde zur Quellensteuer auf Manuskript- und Vortragshonorare nachlesen.

Ab 1 Mio. Yen ändert sich der Steuersatz

Übersteigt eine einzelne Zahlung 1 Mio. Yen, gilt für den übersteigenden Teil ein Satz von 20,42 %. Bei 1.500.000 Yen netto sind das für 1 Mio. Yen × 10,21 % zunächst 102.100 Yen. Für die übersteigenden 500.000 Yen × 20,42 % kommen 102.100 Yen hinzu. Zusammen 204.200 Yen.

Der häufigste Fehler in selbst gebauten Excel-Tabellen: diese zwei Stufen vergessen und 10,21 % auf den Gesamtbetrag anwenden. Geben Sie in der App einen Betrag über 1 Mio. Yen ein und prüfen Sie, ob 204.200 Yen herauskommen.

Manche Kunden behalten keine Quellensteuer ein

Quellensteuer wird einbehalten, wenn der Zahlende zum Quellensteuerabzug verpflichtet ist. Bei Unternehmen ist das in der Regel der Fall. Privatkunden ohne diese Pflicht ziehen dagegen nichts ab. Wünschenswert ist daher eine App, in der sich die Quellensteuer pro Kunde ein- und ausschalten lässt.

Wie sollte eine Rechnungs-App die Rundung der Verbrauchsteuer handhaben?

Bei einer Rechnung mit drei Positionen ergibt die zeilenweise abgerundete und dann addierte Verbrauchsteuer 5.066 Yen. Wendet man den Steuersatz auf die Gesamtsumme an, sind es 5.067 Yen. Im Invoice-System ist die zweite Variante korrekt. Gerundet wird pro Rechnung und je Steuersatz genau einmal.

Schauen wir uns konkrete Zahlen an.

• Designerstellung 33.333 Yen → Steuer pro Zeile 3.333 Yen
• Korrekturen 12.345 Yen → Steuer pro Zeile 1.234 Yen
• Bildmaterial 4.999 Yen → Steuer pro Zeile 499 Yen

Zeilenweise gerundet ergibt das 5.066 Yen. Rundet man dagegen die Nettosumme von 50.677 Yen × 10 % = 5.067,7 Yen nur einmal ab, kommt man auf 5.067 Yen. Der Unterschied beträgt 1 Yen. Auch wegen 1 Yen bleibt die Buchhaltung des Kunden beim Abgleich hängen.

Ob Sie abrunden, kaufmännisch runden oder aufrunden, dürfen Sie als Unternehmer selbst entscheiden. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode auf allen Rechnungen gleich ist. Lässt sich die Rundung in den Einstellungen der App wählen, und rechnet sie mit der Summe statt pro Position? Am schnellsten prüfen Sie beides, indem Sie die drei Zeilen oben tatsächlich eingeben.

Was ändert sich, wenn steuerbefreite Unternehmer eine kostenlose Rechnungs-App nutzen?

Steuerbefreite Unternehmer ohne Registrierungsnummer können auch mit einer kostenlosen App keine qualifizierte Rechnung ausstellen. Möglich ist nur eine normale Rechnung mit leerem Feld für die Registrierungsnummer. Die Quellensteuer muss unabhängig von der Registrierung berechnet werden, daher bleibt die automatische Berechnung der 10,21 % trotzdem nützlich.

Was sich ändert, ist die Belastung für den Kunden. Auch bei einer Rechnung ohne Invoice kann der Kunde dank einer Übergangsregelung einen Teil der Verbrauchsteuer abziehen. Von Oktober 2023 bis September 2026 lag dieser Anteil bei 80 %. Von Oktober 2026 bis September 2029 sind es 50 %. Die Frage von Kunden „Wollen Sie sich nicht registrieren?“ dürfte künftig öfter kommen.

In der App gibt es drei Dinge zu tun:

1. Prüfen, ob sich das Feld für die Registrierungsnummer in der Vorlage leer lassen oder ausblenden lässt
2. Mit dem Kunden vorab klären, wie die Verbrauchsteuer ausgewiesen wird (brutto oder netto mit separatem Ausweis)
3. Nach der Registrierung die erhaltene Nummer (T plus 13 Ziffern) manuell in den Einstellungen eintragen (die App ruft sie nicht automatisch ab)

Wie verschickt man die Rechnungs-PDF, und wie lange muss man sie aufbewahren?

Per PDF verschickte Rechnungen gelten als Daten eines elektronischen Geschäftsvorfalls und müssen elektronisch aufbewahrt werden. Ausdrucken und auf Papier ablegen reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre. Aussteller qualifizierter Rechnungen bewahren auch die Kopien der ausgestellten Rechnungen entsprechend auf.

Üblich ist der Versand als E-Mail-Anhang oder per Link. Manche schicken sie auch über LINE. Solange der Kunde die Datei öffnen kann, ist jeder Weg in Ordnung.

Bei der Aufbewahrung kommt es auf die Suchbarkeit an. Das Gesetz zur elektronischen Buchaufbewahrung verlangt, dass sich Unterlagen nach Datum, Betrag und Geschäftspartner finden lassen. Wer Rechnungen in Excel erstellt und in Ordnern ablegt, muss sich selbst an eine Benennungsregel halten, etwa „20261025_Firma_XY_110000.pdf“. Speichert die App automatisch in der Cloud, entfällt ein Großteil dieses Aufwands.

Außerdem brauchen Sie entweder ein System, das Korrekturen und Löschungen protokolliert, oder eine interne Verfahrensregel, nach der nichts manipuliert wird. Für Letztere stellt die Nationale Steuerbehörde eine Vorlage bereit.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich das Limit des Gratis-Plans mitten im Monat überschreite?

Je nach Dienst werden Sie zum Wechsel in einen kostenpflichtigen Plan aufgefordert oder können bis zum Folgemonat keine Rechnungen mehr ausstellen. Wenn Sie mit einer App, die 10 Rechnungen pro Monat erlaubt, jeden Monat 11 oder mehr verschicken, sparen Sie sich den späteren Umzug, indem Sie gleich eine App ohne Limit wählen. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss auch, ob sich alte Rechnungsdaten per CSV exportieren lassen.

Was, wenn der Kunde mich bittet, ohne Quellensteuer abzurechnen?

Ob Quellensteuer einbehalten wird, entscheidet der Zahlende. Ist der Kunde eine Privatperson ohne Pflicht zum Quellensteuerabzug, können Sie der Bitte problemlos folgen. Sagt ein Unternehmen, es ziehe nichts ab, wurde die Art des Honorars möglicherweise als nicht betroffen eingestuft. Damit es später keinen Streit gibt, halten Sie das am besten kurz per E-Mail fest.

Was, wenn ich eine Rechnung mit falschem Betrag verschickt habe?

Grundsätzlich wird die ursprüngliche Rechnung nicht überschrieben, sondern eine korrigierte Rechnung neu ausgestellt. Bei einer Invoice sind Sie verpflichtet, eine korrigierte qualifizierte Rechnung auszuhändigen. Bewahren Sie die Kopie des Originals und die korrigierte Fassung auf, können Sie den Ablauf auch bei einer Steuerprüfung erklären.

Was Selbstständige testen sollten, bevor sie eine kostenlose Rechnungs-App wählen

Haben Sie Ihre Favoriten gefunden, geben Sie vor Vertragsabschluss die drei Zahlen aus diesem Artikel ein. 100.000 Yen netto mit 99.790 Yen Auszahlungsbetrag. 1.500.000 Yen netto mit 204.200 Yen Quellensteuer. Drei Positionen mit 5.067 Yen Verbrauchsteuer. Stimmen alle drei, können Sie der Berechnung vertrauen.

Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Monat, und welche Buchhaltungssoftware nutzen Sie? Mit diesen beiden Fragen ist die Auswahl fast schon getroffen. Hat die Buchhaltungsanbindung Vorrang, ist eine Rechnungs-App aus derselben Familie die richtige Wahl.

Split The Bill ist eine Web-App, die PDF-Rechnungen und das Ausgleichen ausgelegter Kosten mit Freunden oder Reisegruppen an einem Ort vereint. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Ihr Gegenüber braucht keinen App-Download, sondern öffnet einfach den Teilen-Link im Browser. Wer berufliche Rechnungen und private Dinge wie die Lebenshaltungskosten beim Zusammenwohnen an einem Ort verwalten will, erstellt am besten einfach eine erste Rechnung. Die Berechnung folgt einer festen Formel. Keine Fallen.