App facturas autónomos gratis: qué es y cómo comprobarla con un ejemplo real

Una app facturas autónomos gratis es una herramienta en la que solo introduces el cliente, el concepto y el importe, y te genera en PDF una factura con el impuesto sobre el consumo y la retención en origen ya calculados, lista para enviar. Al elegirla, lo que hay que mirar no es cuántas facturas permite el plan gratuito, sino si el cálculo sale bien cada vez.

Como ejemplo, tomemos unos honorarios de 100.000 yenes sin impuestos. El impuesto sobre el consumo es de 10.000 yenes. La retención, al 10,21 %, es de 10.210 yenes. El importe que te ingresan es de 99.790 yenes. Hagas esta factura con la app que la hagas, tienen que salir los mismos números.

Puntos clave

• En una factura cualificada, el impuesto sobre el consumo se redondea una sola vez por factura y por tipo impositivo. No se admite redondear cada línea y luego sumar.
• Si los honorarios superan 1 millón de yenes, la parte que excede tributa con una retención del 20,42 %. Con 1,5 millones, la retención es de 204.200 yenes.
• Desde el 1 de octubre de 2026, el porcentaje del impuesto equivalente pagado a un empresario exento que el cliente puede deducirse ha bajado del 80 % al 50 %.
• Aunque la app tenga un campo para el número de registro, no podrás emitir facturas cualificadas si no te has dado de alta como emisor de facturas cualificadas en la oficina tributaria.

¿Qué hace automáticamente una app de facturas gratuita?

Una app de facturas gratuita hace básicamente 4 cosas: calcula el impuesto sobre el consumo por tipo impositivo, calcula la retención, genera el PDF y lo envía por correo o mediante un enlace compartido. En Excel tienes que montar tú las fórmulas, pero con una app, una vez registrados el cliente y los conceptos, a partir de la segunda factura tardas 1 o 2 minutos.

Lo que incluye el plan gratuito varía mucho entre apps

«Gratis» significa cosas muy distintas según la app. Este es el resumen de los planes gratuitos de los principales servicios.

Servicio	Límite de emisión del plan gratuito	Para quién es
freee請求書	Facturas y clientes ilimitados	Quien ya usa freee会計
INVOY	Facturas ilimitadas (el envío postal es de pago)	Quien quiere hacer todo, del presupuesto al recibo
Misoca	Hasta 10 envíos al mes	Quien usa el software contable de Yayoi
請求書FinFin	Hasta 10 facturas al mes	Quien quiere hacerlo todo desde el móvil
マネーフォワード クラウド請求書	Hasta 5 al mes	Quien quiere enlazarlo con la declaración de MF

En integración con el software contable, gana la app de facturas de la misma empresa. Si ya tienes decidido el programa para la declaración de la renta, elegir la app de la misma familia te facilita conciliar los cobros pendientes. Esto hay que reconocerlo con franqueza.

El envío postal en papel cuesta en todos los servicios unos 180-200 yenes por envío. Si solo mandas el PDF por correo, es gratis.

El cálculo no debe ser una estimación, sino salir de una fórmula fija

En una factura no valen los números «aproximados» de una IA. Con los mismos datos, el mismo resultado, siempre. Es el requisito mínimo. Con los gastos compartidos pasa lo mismo: el cálculo de quién paga cuánto a quién no genera discusiones porque la fórmula es fija.

¿Qué 6 datos exige el sistema de facturas cualificadas?

Una factura cualificada (invoice) necesita 6 datos: el número de registro (T + 13 dígitos) y el nombre, la fecha de la operación, el concepto, el total de la contraprestación por tipo impositivo con el tipo aplicado, el impuesto sobre el consumo por tipo impositivo y el nombre de quien la recibe. Si falta uno solo, el cliente no puede aplicarse la deducción del impuesto soportado.

1. Nombre o razón social del emisor y número de registro
2. Fecha de la operación
3. Concepto (indicando si hay artículos sujetos al tipo reducido)
4. Importe de la contraprestación sumado por tipo impositivo y tipo aplicado
5. Importe del impuesto sobre el consumo desglosado por tipo impositivo
6. Nombre o razón social del empresario que recibe la factura

La explicación oficial de los requisitos está en la web especial de la Agencia Nacional Tributaria sobre el sistema de facturas cualificadas.

Los que más se pasan por alto son el 4 y el 5. Si pones en la misma factura los honorarios de diseño (10 %) y el gasto en comida y bebida de una reunión (8 %), tienes que separar el subtotal y el impuesto del 10 % y del 8 %. Cuando pruebes una app, mete dos líneas con tipos impositivos distintos. Si separa sola los subtotales por tipo, aprobada.

¿Cuánto son la retención y el importe a cobrar en una factura de 100.000 yenes sin impuestos?

Por unos honorarios de diseño de 100.000 yenes sin impuestos, te ingresan 99.790 yenes: los 110.000 yenes facturados menos 10.210 yenes de retención. Si el impuesto sobre el consumo aparece claramente desglosado en la factura, la retención puede calcularse sobre la base sin impuestos. Por eso los 10.000 yenes de impuesto sobre el consumo no soportan retención.

Concepto	Cálculo	Importe
Honorarios (sin impuestos)	―	100.000 yenes
Impuesto sobre el consumo (10 %)	100.000 × 10 %	10.000 yenes
Total facturado (con impuestos)	100.000 + 10.000	110.000 yenes
Retención	100.000 × 10,21 %	−10.210 yenes
Importe a cobrar	110.000 − 10.210	99.790 yenes

El 10,21 % es la suma del 10 % del impuesto sobre la renta y el 0,21 % del impuesto especial de reconstrucción. Las fracciones de yen se descartan. Qué honorarios entran (derechos de autor por textos, diseño, conferencias, etc.) puedes consultarlo en la ficha de la Agencia Nacional Tributaria sobre la retención en textos y conferencias.

A partir de 1 millón de yenes cambia el tipo

Si un pago único supera 1 millón de yenes, a la parte que excede se le aplica el 20,42 %. Con 1.500.000 yenes sin impuestos: 1 millón × 10,21 % son 102.100 yenes. El exceso de 500.000 × 20,42 % son 102.100 yenes. En total, 204.200 yenes.

El error más habitual en un Excel hecho a mano es olvidarse de estos dos tramos y aplicar el 10,21 % a todo. Mete en la app un importe superior a 1 millón y comprueba que sale 204.200 yenes.

Hay clientes que no practican retención

La retención solo se aplica cuando quien paga está obligado a retener. Si el cliente es una empresa, en principio te la descuentan. En cambio, si es un particular sin esa obligación, no. Lo ideal es que la app permita activar o desactivar la retención por cliente.

¿Cómo debería redondear el impuesto sobre el consumo una app de facturas?

En una factura con 3 conceptos, si redondeas a la baja el impuesto de cada línea y luego sumas, salen 5.066 yenes. Si lo aplicas sobre el total, salen 5.067 yenes. Con el sistema de facturas cualificadas, lo correcto es lo segundo. El redondeo se hace una vez por factura y por tipo impositivo.

Veámoslo con cifras concretas.

• Diseño 33.333 yenes → impuesto de la línea 3.333 yenes
• Correcciones 12.345 yenes → impuesto de la línea 1.234 yenes
• Imágenes de banco 4.999 yenes → impuesto de la línea 499 yenes

Redondeando línea a línea, el total es 5.066 yenes. En cambio, si al total sin impuestos de 50.677 yenes × 10 % = 5.067,7 yenes le quitas los decimales una sola vez, salen 5.067 yenes. La diferencia es 1 yen. Por 1 yen, el departamento de contabilidad del cliente se atasca al cuadrar.

Redondear a la baja, al más próximo o al alza lo decide cada empresario. Lo que importa es usar el mismo método en todas las facturas. Si la app te deja elegir el redondeo en los ajustes, y si calcula sobre el total y no por concepto: la forma más rápida de comprobar estas dos cosas es meter de verdad las 3 líneas de arriba.

¿Qué cambia si un empresario exento usa una app de facturas gratuita?

Un empresario exento sin número de registro no puede emitir facturas cualificadas, aunque use una app gratuita. Lo que puede hacer es una factura normal con el campo del número de registro vacío. La retención hay que calcularla tengas registro o no, así que el cálculo automático del 10,21 % te sigue sirviendo.

Lo que cambia es la carga para el cliente. Aunque la factura no sea cualificada, gracias a una medida transitoria el cliente puede deducirse parte del impuesto equivalente. Ese porcentaje fue del 80 % entre octubre de 2023 y septiembre de 2026. De octubre de 2026 a septiembre de 2029 es del 50 %. A partir de ahora, lo normal es que más clientes te pregunten si piensas registrarte.

En la app, hay que hacer 3 cosas:

1. Comprobar si la plantilla permite dejar en blanco el campo del número de registro o bien ocultarlo
2. Acordar de antemano con el cliente cómo se muestra el impuesto sobre el consumo (incluido o desglosado aparte)
3. Cuando te registres, introducir a mano en los ajustes el número T + 13 dígitos que te llegue (la app no lo obtiene sola)

¿Cómo se envía el PDF de la factura y cuántos años hay que guardarlo?

Las facturas enviadas en PDF cuentan como datos de operaciones electrónicas y es obligatorio conservarlas en formato electrónico. No basta con imprimirlas y guardarlas en papel. El plazo de conservación es, en principio, de 7 años. Los emisores de facturas cualificadas también deben guardar copia de las facturas que emiten.

Lo habitual es enviarlas como adjunto por correo o con un enlace compartido. Hay quien las manda por LINE. Mientras el cliente pueda abrir el archivo, cualquier método vale.

En la conservación, ojo con la búsqueda. La Ley de Conservación Electrónica de Libros Contables exige que puedan localizarse por fecha de la operación, importe y cliente. Si las haces en Excel y las metes en una carpeta, tendrás que seguir tú mismo una regla de nombres como «20261025_EmpresaXX_110000.pdf». Con una app que las guarda automáticamente en la nube, te ahorras ese trabajo.

Además, necesitas un sistema que deje registro de correcciones y borrados, o bien un reglamento interno en el que te comprometas a no alterarlas. Para lo segundo, la Agencia Nacional Tributaria publica un modelo.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si supero el límite del plan gratuito a mitad de mes?

Según el servicio, te pedirán pasar a un plan de pago o no podrás emitir más hasta el mes siguiente. Si la app tiene un límite de 10 envíos al mes y tú mandas 11 o más cada mes, te ahorras el cambio eligiendo desde el principio una app sin límite. También conviene comprobar antes de contratar si puedes exportar a CSV las facturas antiguas.

¿Y si el cliente me pide facturar sin retención?

Quien decide si se practica retención es quien paga. Si el cliente es un particular sin obligación de retener, no hay problema en hacerle caso. Si es una empresa y te dice que no te la descuenta, puede que haya considerado que ese tipo de honorarios no está sujeto. Para evitar líos después, deja una confirmación por correo.

¿Y si envío una factura con el importe mal?

Lo normal no es modificar y sobrescribir la factura original, sino emitir una nueva factura corregida. En el caso de las facturas cualificadas, es obligatorio entregar una factura cualificada rectificada. Si guardas la copia original y la corregida, podrás explicar lo ocurrido incluso en una inspección.

Qué probar antes de elegir una app de facturas gratuita como autónomo

Cuando tengas una app candidata, antes de contratar mete los 3 números de este artículo. 100.000 yenes sin impuestos y 99.790 yenes a cobrar. 1.500.000 yenes sin impuestos y 204.200 yenes de retención. 3 conceptos y 5.067 yenes de impuesto sobre el consumo. Si cuadran los 3, el cálculo es fiable.

Cuántas facturas emites al mes y qué software contable usas. Con estas dos preguntas, la lista de candidatas casi se cierra sola. Si lo prioritario es la integración contable, lo acertado es usar la app de facturas de la misma familia.

Split The Bill es una aplicación web que reúne la creación de facturas en PDF y la liquidación de gastos adelantados con amigos o grupos de viaje. El plan Free es gratis para siempre y no pide tarjeta. Los demás no tienen que descargar ninguna app: basta con abrir el enlace compartido en el navegador. Si quieres llevar en el mismo sitio las facturas del trabajo y, en lo personal, el reparto de gastos de convivencia en pareja, empieza haciendo una. El cálculo sale de una fórmula fija. Sin trampas.