Así liquida una app de gastos de viaje un viaje de trabajo

Una app de gastos de viaje hace dos tipos de trabajo. Lee los tickets a partir de una foto y calcula importes fijos según reglas establecidas. La primera tarea la domina casi cualquier app de tickets. La segunda solo la puede hacer una app pensada para los gastos de viaje en Alemania.

La diferencia se ve en un viaje de trabajo normal de tres días, con tren, hotel y coche propio hasta la estación. Algunas líneas figuran en papel. Otras no aparecen en ningún ticket y hay que calcularlas según la ley.

Puntos clave

• En un viaje de trabajo, los tickets del restaurante no aumentan el reembolso. Para la comida solo cuenta la dieta de manutención, cueste lo que cueste la comida.
• Un desayuno de hotel que la empresa paga con la factura de la habitación reduce la dieta en 5,60 € por desayuno.
• El kilometraje de 0,30 € se aplica a cada kilómetro recorrido. Es decir, se cuentan tanto la ida como la vuelta a la estación.
• Las apps para dividir gastos de grupo suman los tickets con exactitud, pero no calculan importes fijos fiscales.

¿Qué es una app de gastos de viaje, en una frase?

Una app de gastos de viaje es un programa para el móvil o el navegador que registra los tickets de un viaje, suma los importes y genera con ellos una liquidación para la empresa, Hacienda o los clientes. Las mejores apps completan los tickets con las dietas de manutención y el kilometraje, y exportan el resultado a la contabilidad.

En la práctica hay dos grupos. Los registros sencillos de tickets fotografían, ordenan y suman. Las herramientas de gastos para empresas añaden procesos de aprobación, importes fijos e integraciones, por ejemplo con DATEV. Estas herramientas suelen cobrar una licencia por usuario. Cuál de los dos grupos necesitas no depende de la comodidad. Depende de quién revise la liquidación al final.

¿Cómo se convierte la foto del ticket en un importe y dónde lee mal la IA?

Una foto del ticket se convierte en datos en tres pasos. Un reconocimiento de texto (OCR) lee los caracteres. Un modelo los asigna a campos como fecha, comercio, importe bruto, moneda e IVA. Después, la app suma los importes. Los errores surgen casi siempre en el segundo paso, al asignar los campos. La suma en sí es pura aritmética.

Estos son los errores que vemos una y otra vez en los tickets:

• Subtotal en lugar del total: en los tickets largos, la línea anterior a la propina o a un descuento acaba en el campo del importe.
• Propina escrita a mano: un importe añadido con boli a menudo se ignora o se lee como un nuevo total.
• Papel térmico desvaído: tras unos días en el bolsillo de la chaqueta faltan cifras. Por eso conviene hacer la foto en la misma mesa.
• Formato de fecha: en tickets extranjeros, el 3 de diciembre se convierte fácilmente en el 12 de marzo.
• Moneda: un ticket sin símbolo de moneda se registra en la moneda predeterminada de la app.

La consecuencia: la IA lee y una persona revisa. Las buenas apps muestran la foto junto a los campos reconocidos para que corrijas un valor erróneo en dos segundos. A partir de ahí, el cálculo tiene que ser determinista. Los mismos números dan siempre el mismo total, sin estimaciones y sin redondeos a ojo.

¿Cómo queda en cifras la liquidación de un viaje de trabajo de 3 días?

Un viaje nacional desde el lunes por la mañana hasta el miércoles por la noche, con dos noches de hotel, suma con importes de ejemplo unos 543 €. Unos 485 € proceden de tickets fotografiados. El resto se calcula según reglas. Los importes fijos proceden del § 9 de la Ley del Impuesto sobre la Renta alemana: 14 € por el día de ida y el de vuelta, 28 € por cada día natural completo y 0,30 € por kilómetro recorrido con el coche particular.

Los supuestos: el coche recorre 22 km hasta la estación y vuelta. El hotel factura habitación y desayuno en una sola factura, que reembolsa la empresa.

Partida	Origen	Importe (ejemplo)
Billete de tren de ida y vuelta	Foto del ticket / PDF	189,80 €
Hotel, 2 noches con desayuno	Factura del hotel	248,00 €
Transporte público en destino	Foto del ticket	17,60 €
Aparcamiento en la estación, 3 días	Foto del ticket	30,00 €
Trayecto a la estación, 44 km × 0,30 €	calculado	13,20 €
Dietas de manutención	calculado	44,80 €
Total		543,40 €

Los 44,80 € salen así: lunes 14 €, martes 28 €, miércoles 14 €, en total 56 €. El martes y el miércoles hubo desayuno en el hotel, así que se descuentan dos veces 5,60 €. Según la ley, este descuento equivale al 20 % de la dieta diaria completa de 28 € y se aplica también el día de vuelta. Ese día quedan 8,40 €.

Las dos cenas, que costaron 59,40 € en total, no aparecen en la tabla. Quien las sume igualmente al total de tickets está cobrando la comida dos veces.

¿Qué partidas se fotografían y cuáles se calculan con importe fijo?

Se fotografía todo lo que tenga factura o billete y se reembolse de verdad: billetes, hotel, taxi, transporte público, aparcamiento, peajes. Se calculan la manutención y los kilómetros. Para estas dos partidas cuenta una regla, no un ticket. Un caso límite es el alojamiento. Dentro de Alemania, las empresas pueden pagar 20 € por noche sin factura y libres de impuestos. Si no, vale la factura real del hotel.

Para las partidas con importe fijo, la app necesita otros datos aparte de una foto:

1. Para la manutención: la hora de salida y de regreso, y si te dieron desayuno, comida o cena. La comida y la cena descuentan 11,20 € cada una.
2. Para los kilómetros: origen, destino y distancia recorrida. Lo más fácil es apuntar el cuentakilómetros o guardar la ruta.
3. Para los viajes de un día: la duración de la ausencia. Los 14 € solo se aplican a partir de más de 8 horas fuera de casa.

Aun así, conviene fotografiar los tickets del restaurante, aunque no entren en el total. Si invitas a un cliente, la cena pasa a ser una comida de negocios con sus propias reglas y su propio justificante. En ese caso, el ticket es el papel más importante de todo el viaje.

¿A quién le basta una app sencilla de tickets y cuándo hace falta una liquidación de gastos de viaje de verdad?

Una app sencilla de tickets basta cuando nadie exige una liquidación de gastos de viaje correcta a efectos fiscales. Es el caso de los viajes privados en grupo, de los equipos que se reparten los gastos entre sí y de los autónomos que solo recopilan tickets y añaden ellos mismos los importes fijos. En cuanto una empresa espera aprobaciones, importes fijos y una exportación a la nómina, hace falta una herramienta de gastos.

Situación	App sencilla de tickets	Herramienta de gastos para empresas
Vacaciones con amigos, dividir gastos	encaja	desproporcionada
Salida de equipo, uno adelanta el pago	encaja	opcional
Autónomo, pocos viajes al año	encaja, importes fijos a mano	opcional
Asalariado, la empresa reembolsa tras aprobación	se queda corta	encaja
Muchos viajeros, hace falta exportar a DATEV	se queda corta	encaja

Split The Bill se centra en la primera columna. Fotografías el ticket, la IA lo lee y los totales se calculan con matemáticas deterministas. Los gastos en moneda extranjera se convierten y la liquidación se puede exportar como CSV. Split The Bill no ofrece dietas de manutención ni procesos de aprobación para la nómina. Si necesitas eso, te irá mejor con una herramienta de gastos.

En un viaje mixto con compañeros, amigos o pareja, a menudo importa menos Hacienda que saber quién debe qué a quién. Para ese caso hay soluciones específicas para dividir los gastos de viaje en grupo. Los demás viajeros abren el enlace en el navegador, sin descargar ninguna app.

¿Qué hago con la liquidación terminada: empresa, impuestos o cliente?

La liquidación terminada va a uno de tres destinos, y cada uno pide algo distinto. La empresa reembolsa libre de impuestos y necesita los tickets y los horarios del viaje. Hacienda solo ve los gastos de viaje de los asalariados si la empresa no los ha reembolsado, y entonces como gastos deducibles del trabajo. Un cliente recibe los gastos como partidas de una factura.

• Empresa: entrega las fotos de los tickets, los importes fijos calculados y las horas de salida y regreso. Si la empresa descuenta menos o paga menos que el importe fijo, puedes deducir la diferencia en tu declaración de la renta.
• Impuestos como autónomo: para los autónomos rigen las mismas dietas de manutención como gasto de la actividad. El tratamiento del desayuno del hotel difiere del caso del asalariado. Lo mejor es aclarar este punto una vez con tu asesoría fiscal y aplicarlo después siempre igual.
• Cliente: si repercutes los gastos de viaje, van en la factura como partidas propias, con los tickets como anexo. Una app de facturas para autónomos genera con ello un PDF que el cliente puede revisar sin preguntas.

Guarda los tickets originales, aunque la foto esté en la app. Que una foto digital sustituya al papel depende de cómo organicen el archivo tu empresa o tu contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aplicar el kilometraje si solo voy en coche hasta la estación?

Sí, el trayecto de acercamiento con el coche propio también forma parte del viaje de trabajo. Se aplican todos los kilómetros recorridos realmente a 0,30 €. Si alguien te recoge por su cuenta y hace un desvío para ello, no puedes liquidarlo como kilómetros propios. Apunta el trayecto el mismo día; más tarde es difícil justificarlo.

¿Qué pasa si el cliente me invita a comer?

Una comida que proporciona la empresa, o un tercero por encargo de ella, reduce la dieta diaria en 11,20 €. La dieta puede quedar así en cero, pero no en negativo. Si un socio comercial te invita por iniciativa propia, sin que lo haya pedido tu empresa, en caso de duda pregunta a recursos humanos cómo lo gestionan.

¿Calcula bien una app de gastos de viaje los viajes al extranjero?

Para el extranjero rigen importes fijos propios para cada país, que se actualizan con regularidad. Una app solo los calcula si tiene esos valores por país cargados y al día. La conversión de los tickets a euros es otro tema. Eso lo hacen también las apps sencillas con función multimoneda. Comprueba antes del viaje qué tipo de cambio acepta tu contabilidad.

¿Cómo empiezo en el próximo viaje?

En tu próximo viaje, fotografía cada ticket en la mesa o en la taquilla. Apunta además tres cosas que no aparecen en ningún ticket: hora de salida, hora de regreso y comidas proporcionadas. Así cualquier liquidación queda completa, uses la herramienta que uses.

Si compartes gastos con compañeros o con quienes viajan contigo, crea un grupo en Split The Bill desde el navegador y pasa el enlace. Fotografías los tickets, miras el saldo y liquidáis. Los demás no tienen que instalar nada, y el plan Free basta para empezar.