Checklist da planilha de gastos compartilhados, sem brigas

Uma planilha de gastos compartilhados funciona quando cada linha responde a cinco perguntas: quem pagou, quanto, quando, quem participa e como se divide. Falhe numa e o saldo deixa de fechar.

Uma planilha de gastos compartilhados é uma folha de cálculo onde um grupo (casal, colegas de casa, amigos de viagem) regista cada despesa comum e calcula quanto cada pessoa deve ou tem a receber. Montá-la bem leva, como regra geral, uma hora. Corrigi-la depois da primeira discussão leva muito mais.

Principais conclusões

• Dê uma coluna a cada pergunta (data, pagou, valor, participa, regra) e feche a coluna Pagou com uma lista pendente de nomes, para a fórmula não falhar por causa de um "ana" em minúsculas.
• Escreva quatro regras antes do primeiro lançamento: o que entra, como se divide cada categoria, quem lança e em quantas horas, e que dia fecha o mês.
• Guarde na própria célula de participação um peso (1 para igual, 60 e 40 para proporcional ao rendimento, vazio para quem ficou de fora). Uma só fórmula serve todos os casos.
• Só cobre o acerto quando a soma dos saldos der zero. Se não der, há um valor em texto ou uma linha sem participantes.

Quais colunas a planilha de gastos compartilhados precisa ter?

São oito colunas, nesta ordem: Data, Descrição, Pagou, Valor, Regra, uma coluna de participação por pessoa, uma coluna de cota por pessoa e Acertado. As cinco perguntas ficam respondidas em cada linha, e a folha de saldos lê tudo sem adivinhar.

• Data (formatada como data): sem isto não consegue filtrar por mês, e o fecho mensal vira trabalho manual.
• Descrição curta ("supermercado", "renda", "gás"): três semanas depois, ninguém se lembra de um lançamento de 47,30 € sem nome.
• Pagou, com lista pendente: use a validação de dados com os nomes do grupo, porque "Ana" e "Ana S." contam como pessoas diferentes para a soma.
• Valor, só número: escrever "€" à mão transforma o valor em texto e a soma ignora-o em silêncio.
• Regra (Igual, Rendimento, Valor fixo): é só uma etiqueta, mas permite filtrar e perceber porque é que uma linha dividiu daquela forma.
• Acertado (sim/vazio): impede cobrar duas vezes uma despesa que já foi paga.

O Google Sheets é uma escolha prática, porque permite edição simultânea no browser e no telemóvel, sem ninguém enviar ficheiros por mensagem.

O que combinar com o grupo antes de lançar a primeira despesa?

Combine quatro regras por escrito num separador chamado Regras: o que entra, como se divide cada categoria, quem lança e em quanto tempo, e que dia fecha o mês. Uma regra que só existe de cabeça é a origem da discussão seguinte.

• O que entra: só despesas comuns da casa ou da viagem. Compras pessoais ficam de fora, para a folha não se tornar fiscalização da vida de ninguém.
• Como se divide cada categoria: renda e contas fixas podem ser proporcionais ao rendimento, o supermercado a partes iguais. Se a Ana ganha 1 200 € e o Bruno 800 €, a divisão é 60/40, e uma renda de 700 € fica em 420 € e 280 €.
• Quem lança e quando: quem paga lança, nas 48 horas seguintes. Quem não lançou não tem direito a reclamar o reembolso.
• Dia de fecho e meio de acerto: por exemplo, dia 1 de cada mês, por transferência ou MB WAY.

Como montar a fórmula de saldo de cada pessoa?

O saldo de uma pessoa é o que ela pagou menos a cota que lhe cabe. Positivo, tem a receber; negativo, deve. Com a participação guardada como peso, uma só fórmula calcula todas as cotas, e a folha de saldos soma duas colunas.

Ponha os pesos nas células de participação. Com os dados a partir da linha 3, a cota da Ana (coluna I, com os pesos em F, G e H) fica assim:

=ARRED($D3*F3/SOMA($F3:$H3);2)

Copie para as colunas do Bruno e da Carla e para baixo. Em folhas com idioma português, as funções têm nome português e o separador é o ponto e vírgula.

Num separador Saldos, com o nome da pessoa em A2, o saldo é:

=SOMA.SE(Lançamentos!$C:$C;A2;Lançamentos!$D:$D)-SOMA(Lançamentos!I:I)

Para a pessoa seguinte, troque a última coluna pela da cota dela (J, depois K). Não coloque o saldo dentro do separador dos lançamentos: referir a própria coluna cria uma referência circular.

Como a planilha trata quem ficou fora de uma despesa?

Quem ficou fora tem a célula de participação vazia, e a cota dessa linha é zero. O valor da despesa nunca se edita para "compensar" a ausência. Assim, a linha continua a mostrar o que foi realmente pago e o saldo dos outros fica certo.

A Ana paga o supermercado, o Bruno paga a internet e a Carla paga um jantar a que o Bruno não foi.

Despesa	Pagou	Valor	Ana	Bruno	Carla
Supermercado	Ana	90,00 €	1	1	1
Internet	Bruno	36,00 €	1	1	1
Jantar	Carla	60,00 €	1		1

Pessoa	Pagou	Cota	Saldo
Ana	90,00 €	72,00 €	+18,00 €
Bruno	36,00 €	42,00 €	-6,00 €
Carla	60,00 €	72,00 €	-12,00 €

O total pago é 186 €, as cotas somam 186 €, e os saldos somam zero. O Bruno transfere 6 € à Ana, a Carla transfere 12 €, e ninguém precisa de trocar dinheiro entre si.

Com o arredondamento a dois decimais, uma divisão por três pode deixar um cêntimo de diferença. Aceite esse resíduo no fecho e combine quem o absorve, em vez de mexer nas fórmulas.

Qual rotina de lançamento mantém a planilha atualizada?

Lançar no próprio dia, por quem pagou, dura cerca de 30 segundos no telemóvel. Deixar acumular para "o fim de semana" é o que gera valores esquecidos e discussões sobre quem pagou o quê.

• Acrescente uma coluna Comprovativo com o link da foto do recibo para as despesas acima de um valor que o grupo defina. Resolve a dúvida sem interrogatório.
• Abra o separador Saldos uma vez por semana. Um saldo que cresce depressa é aviso para acertar antes do fim do mês.

A folha de cálculo serve bem para categorias personalizadas e histórico anual. Perde quando alguém do grupo nunca abre o ficheiro: nesse caso, dividir despesas por link dispensa que essa pessoa entre numa folha ou instale seja o que for.

O que conferir antes de fechar o mês e cobrar o acerto?

Antes de cobrar, a soma dos saldos tem de dar zero. Se não der, o erro está numa linha concreta, e os passos abaixo ajudam a encontrá-la.

1. Some os saldos num campo de controlo (=ABS(SOMA(B2:B4))) e confirme que está perto de zero.
2. Compare contagens: o número de valores numéricos tem de igualar o número de linhas preenchidas. Se for menor, há um valor escrito como texto.
3. Procure linhas sem pesos: uma linha com Valor e sem participação deixa a cota a zero, e o dinheiro "desaparece" do cálculo.
4. Envie o resumo ao grupo e dê 48 horas para contestar antes de cobrar.
5. Faça o menor número de transferências: com n pessoas bastam, no máximo, n-1.
6. Marque Acertado nas linhas pagas e comece o mês seguinte num separador novo, mantendo o anterior como arquivo.

Perguntas frequentes

Como lançar despesas em moeda estrangeira numa viagem?

Acrescente duas colunas, Moeda e Taxa, e converta para euros na própria linha: Valor em euros = valor original × taxa. Combine antes se usam a taxa do dia ou a do extrato do cartão. Escolher só uma regra evita que dois lançamentos iguais deem valores diferentes.

Como evitar que alguém apague uma fórmula sem querer?

Proteja as colunas de cota e o separador Saldos, e deixe só as colunas de entrada editáveis para o grupo. Se um erro passar, o histórico de versões do Google Sheets permite voltar ao estado anterior. Teste a recuperação uma vez com um valor fictício, antes de precisar dela.

E se alguém do grupo não quiser abrir a planilha?

Para quem recusa editar folhas, o Split The Bill envia um link privado de pagamento.