Die Rechnung kennt die Summe. Nur du kennst die Bewirteten.
Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur mit einem separaten Bewirtungsbeleg an, der jeden Teilnehmer namentlich nennt und den Anlass konkret benennt — das steht auf keiner Restaurantrechnung. Die App kennt die Teilnehmer bereits aus der Aufteilung und trägt sie direkt in den Beleg ein, rechnet den abzugsfähigen Anteil aus und weist die Vorsteuer separat aus.
Kein Steuerberater-Ersatz — bitte im Zweifel mit deinem Steuerberater abstimmen.
Ein Bewirtungsbeleg ist der Zusatznachweis, den das Finanzamt neben der eigentlichen Restaurantrechnung verlangt, um Bewirtungskosten als Betriebsausgabe anzuerkennen — mit den Namen aller Bewirteten und einem konkreten Anlass, beides Angaben, die eine Restaurantrechnung nicht enthält. Split The Bill erstellt diesen Beleg direkt aus einer bereits aufgeteilten Rechnung: Die Bewirteten sind schon erfasst, die App ergänzt Anlass und Bewirtungsart, berechnet den abzugsfähigen Anteil (70 % extern, 100 % intern) und weist die zu 100 % erstattungsfähige Vorsteuer separat aus.
So entsteht der Bewirtungsbeleg
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Rechnung wie gewohnt erfassen
Restaurantrechnung fotografieren oder die Beträge manuell eintragen und die Bewirteten wie bei jeder Aufteilung hinzufügen — das ist der Teil, den die App ohnehin schon macht.
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Anlass und Art der Bewirtung angeben
Ein konkreter Anlass (nicht "Geschäftsessen", sondern z. B. "Angebotsbesprechung Projekt X mit Kunde Y") und die Angabe, ob externe Personen (Kunden, Geschäftspartner) oder ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet wurden — das entscheidet über 70 % oder 100 %.
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Abzugsfähigen Anteil und Vorsteuer prüfen
Die App zeigt den abzugsfähigen Betrag, den nicht abzugsfähigen Anteil und die zu 100 % erstattungsfähige Vorsteuer getrennt an — nachvollziehbar aufgeschlüsselt, nicht als eine Summe.
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Beleg unterschreiben und als PDF sichern
Nach der Unterschrift ist der Beleg unveränderlich und wird als PDF gespeichert — spätere Änderungen an der zugrunde liegenden Rechnung wirken sich nicht mehr auf den bereits unterschriebenen Beleg aus.
Was der generierte Bewirtungsbeleg abdeckt
Bewirtete Personen ohne erneute Eingabe
Namen, die für die Aufteilung ohnehin schon erfasst wurden, werden für den Bewirtungsbeleg übernommen — der eine Pflichtangabe, die auf keiner Restaurantrechnung steht, muss nicht doppelt getippt werden.
Extern 70 %, intern 100 % — automatisch
Bei der Bewirtung von Kunden, Interessenten oder Geschäftspartnern sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig, 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Bewirtet man ausschließlich eigene Mitarbeiter, sind es 100 %. Der Beleg wendet den passenden Satz an, ohne dass du selbst rechnen musst.
Vorsteuer getrennt und vollständig ausgewiesen
Die Vorsteuer ist unabhängig vom 70/30-Anteil zu 100 % erstattungsfähig (§ 15 UStG) — auch auf den nicht abzugsfähigen Teil. Das ist der Punkt, an dem die meisten den Beleg falsch ausfüllen; die App weist ihn separat aus.
Mehrwertsteuersätze nach Datum, nicht nach heute
Ab dem 1.1.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie ein Satz von 7 %, für Getränke bleiben es 19 %. Ein Beleg zu einer Rechnung aus 2025 rechnet weiterhin mit dem davor geltenden Satz — das Rechnungsdatum entscheidet, nicht das heutige Datum.
Bewirtungsbeleg zur nächsten Rechnung
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Für wen sich der Bewirtungsbeleg lohnt
Geschäftsessen mit einem Kunden absetzen
Ein Selbstständiger lädt einen Kunden zum Mittagessen ein, um ein Angebot zu besprechen. Die Rechnung allein reicht dem Finanzamt nicht — der Bewirtungsbeleg mit Kundennamen und konkretem Anlass ("Angebotsbesprechung Projekt X") macht 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Teamessen mit eigenen Mitarbeitern
Ein Geschäftsführer lädt sein Team nach einem Projektabschluss zum Essen ein. Da ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet werden, sind die Kosten zu 100 % abzugsfähig statt der 70 % bei externer Bewirtung — der Beleg dokumentiert, dass keine externen Personen dabei waren.
Mehrere Geschäftsessen im Monat sauber dokumentieren
Wer regelmäßig Kunden bewirtet, braucht für jedes Essen einen eigenen Beleg mit eigenem Anlass — eine Sammelbegründung wie "diverse Kundentermine" reicht dem Finanzamt nicht. Aus jeder aufgeteilten Rechnung lässt sich der passende Beleg einzeln erstellen.
Nachweis für den Steuerberater vorbereiten
Statt am Jahresende Rechnungen und handschriftliche Notizen zusammenzusuchen, liegt zu jeder relevanten Rechnung bereits ein unterschriebener, unveränderlicher Beleg mit allen Pflichtangaben vor — der Steuerberater bekommt ein fertiges Dokument statt loser Zettel.
Warum das mehr ist als ein Notizzettel
Die Bewirteten sind schon da
Die eine Angabe, die keine Restaurantrechnung liefern kann — wer am Tisch saß — ist bereits aus der Aufteilung bekannt. Kein zweites Formular, keine doppelte Eingabe.
Kein Rechenfehler bei 70/30
Ob 70 % oder 100 % gelten, hängt davon ab, ob externe Personen dabei waren — die App wendet den Satz konsistent an, statt dass er jedes Mal neu im Kopf berechnet wird.
Vorsteuer wird nicht vergessen
Dass die Vorsteuer unabhängig vom 70/30-Anteil zu 100 % erstattungsfähig ist, wird in der Praxis häufig übersehen oder falsch gebucht — der Beleg weist sie von vornherein getrennt aus.
Einmal unterschrieben, nicht mehr veränderbar
Nach der Unterschrift ist der Beleg fix — eine spätere Änderung an der Rechnung (z. B. eine Korrektur der Artikel) verändert nicht rückwirkend einen bereits unterschriebenen Beleg.
Handschriftlicher Zettel vs. generierter Beleg
Beide sollen dieselbe gesetzliche Pflichtangabe erfüllen. Der Unterschied liegt darin, wie zuverlässig das gelingt.
| Handschriftlicher Zettel vs. generierter Beleg | ✗ | ✓ |
|---|---|---|
| Namen der Bewirteten | Wird oft erst nachträglich am Jahresende aus der Erinnerung rekonstruiert. | Bereits aus der Aufteilung der Rechnung bekannt und direkt übernommen. |
| 70 % oder 100 % abzugsfähig | Wird von Hand berechnet oder dem Steuerberater überlassen, oft ohne Beleg für die Annahme. | Automatisch anhand der Angabe extern/intern berechnet und auf dem Beleg ausgewiesen. |
| Vorsteuer | Wird häufig fälschlich auf 70 % gekürzt statt zu 100 % angesetzt. | Immer zu 100 % ausgewiesen, unabhängig vom abzugsfähigen Anteil — wie gesetzlich vorgesehen. |
| Nachträgliche Änderungen | Ein Zettel kann jederzeit überschrieben oder verlegt werden. | Nach der Unterschrift unveränderlich und als PDF gesichert. |
Häufig gestellte Fragen
- Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
- Ein Bewirtungsbeleg braucht Ort, Datum und Höhe der Bewirtung, die Namen aller Bewirteten und einen konkreten Anlass — eine allgemeine Angabe wie "Geschäftsessen" reicht dem Finanzamt nicht. Zusätzlich muss der zugrunde liegende Beleg seit dem 1.1.2025 maschinell erstellt und über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein; über 250 € muss zusätzlich der Name des bewirtenden Unternehmens maschinell auf die Rechnung gedruckt sein, nicht handschriftlich ergänzt.
- Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen — 70 oder 100 Prozent?
- Bei der Bewirtung externer Personen — Kunden, Interessenten, Geschäftspartner — sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig, 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Werden ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet, sind es 100 %. Die Vorsteuer ist in beiden Fällen zu 100 % erstattungsfähig, auch auf den nicht abzugsfähigen Anteil (§ 15 UStG).
- Kann ich die Vorsteuer auch auf die nicht abzugsfähigen 30 % geltend machen?
- Ja. Die Vorsteuer ist unabhängig vom 70/30-Split immer zu 100 % erstattungsfähig — das betrifft nur die einkommensteuerliche Abzugsfähigkeit der Kosten selbst, nicht die Umsatzsteuer. Das wird in der Praxis häufig übersehen; der generierte Beleg weist die Vorsteuer deshalb separat aus.
- Wie genau muss der Anlass auf dem Bewirtungsbeleg formuliert sein?
- Konkret und nachvollziehbar — zum Beispiel "Besprechung Angebot Projekt X mit [Firma], Ansprechpartner [Name]" statt "Geschäftsessen" oder "Kundenpflege". Ein zu allgemein formulierter Anlass ist einer der häufigsten Gründe, warum ein Finanzamt einen Bewirtungsbeleg nicht anerkennt.
- Ändert sich die Mehrwertsteuer auf Restaurantrechnungen ab 2026?
- Ja. Ab dem 1.1.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft ein ermäßigter Satz von 7 % (einheitlich für Vor-Ort-Verzehr, Mitnahme und Lieferung), während Getränke weiterhin mit 19 % besteuert werden. Für Rechnungen aus 2025 gilt noch der davor geltende Satz — maßgeblich ist das Rechnungsdatum, nicht das heutige Datum.
- Ersetzt dieser generierte Bewirtungsbeleg eine Steuerberatung?
- Nein. Der Beleg wendet die hinterlegten Regeln nachvollziehbar auf deine Angaben an, ist aber keine Steuerberatung und ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Steuerberater — insbesondere bei Grenzfällen (z. B. gemischte Teilnehmerkreise oder Beträge über 250 €) lohnt sich die Rücksprache.
