Rechnungen in mehreren Währungen, erklärt an 2.000 USD

Eine Rechnung über 2.000 USD, ausgestellt bei 1 € = 1,0800 USD, ist in der Buchhaltung 1.851,85 € wert. Wird sie bezahlt, wenn 1 € = 1,1000 USD gilt, bringt sie nur noch 1.818,18 €. Die Kurse in diesem Artikel sind Beispielwerte, damit Sie jede Rechnung nachrechnen können.

Die Rechnungsstellung in mehreren Währungen bedeutet, je nach Kunde Rechnungen in einer anderen Währung als dem Euro auszustellen und Ihre Buchhaltung trotzdem in Euro zu führen. Hier ist der komplette Weg einer einzigen Rechnung, von der Ausstellung bis zum Zahlungseingang.

Das Wichtigste in Kürze

• Legen Sie die Währung im Angebot oder im Vertrag fest, bevor die erste Rechnung rausgeht, und ergänzen Sie eine Wechselkursklausel, wenn Ihnen die Schwankung Sorgen macht: Ohne schriftliche Vereinbarung tragen Sie das Wechselkursrisiko.
• Rechnen Sie zum offiziellen Kurs des Ausstellungstags (z. B. EZB) in Euro um und halten Sie diesen Kurs auf der Rechnung oder in Ihrer Akte fest.
• Wenn Umsatzsteuer anfällt, kann es sein, dass ihr Betrag nach den Regeln Ihres Landes in Euro auf der Rechnung stehen muss; prüfen Sie die Vorgabe, die an Ihrem Sitz gilt. Fällt sie nicht an, genügt der Befreiungshinweis.
• Korrigieren Sie die Rechnung beim Zahlungseingang nicht: Die Differenz zwischen dem Kurs bei der Ausstellung und dem erhaltenen Betrag verbuchen Sie als Kursgewinn oder Kursverlust.

In welcher Währung stellen Sie die Rechnung aus, und wer entscheidet?

Sie können in jeder konvertierbaren Währung fakturieren, erkennbar an ihrem ISO-4217-Code (USD, GBP, CHF …). Die Rechtsgrundlage dafür ergibt sich aus den Regeln Ihres Landes; prüfen Sie, was an Ihrem Sitz gilt. Die Wahl verhandeln Sie mit dem Kunden, schriftlich.

In der Praxis zieht ein US-Kunde, der von einem Dollarkonto zahlt, womöglich eine Rechnung in USD vor: Er spart sich die Umrechnung auf seiner Seite.

Unser Fall: Ein französischer Freelancer stellt 2.000 USD für Leistungen in Rechnung. Vor der Ausstellung lässt er drei Dinge ins Angebot schreiben: die Währung (USD), die Zahlungsfrist (30 Tage) und, wenn er möchte, eine Klausel, die den Preis anpasst, falls sich der Kurs über eine vereinbarte Schwelle hinaus bewegt.

Setzen Sie den Währungscode immer neben jeden Betrag, pro Zeile und in der Summe. „2.000 $“ allein führt zu Verwechslungen: Das Symbol gibt es für den US-, den kanadischen und den australischen Dollar.

Welchen Wechselkurs nehmen Sie zum Rechnungsdatum?

Der Referenzkurs ist der offizielle Kurs des Ausstellungstags, veröffentlicht etwa von der Europäischen Zentralbank.

Die EZB notiert als „1 € = X USD“. Nehmen wir 1,0800 am Ausstellungstag an. Die Rechnung ist eine einfache Division:

2.000 USD ÷ 1,0800 = 1.851,85 €

Das ist der Wert in Euro, den Sie bei der Ausstellung verbuchen. Halten Sie den Kurs und sein Datum fest (Screenshot, Zeile in der Kundenakte). Eine Prüferin oder Ihr Buchhalter muss die Rechnung nachvollziehen können.

Lesehilfe: Je höher die notierte Zahl steigt, desto mehr Dollar ist ein Euro wert, und desto weniger Euro sind Ihre Dollar wert.

Was wird aus der Umsatzsteuer, wenn die Rechnung in Fremdwährung ist?

Die Währung schafft keine Umsatzsteuer. Sie ändert nur die Anzeigeeinheit, wenn Umsatzsteuer anfällt. Je nach Regelung muss der gesamte Umsatzsteuerbetrag in Euro auf der Rechnung stehen; prüfen Sie die Vorgabe, die an Ihrem Sitz gilt.

Zwei Fälle für unsere Rechnung über 2.000 USD:

• Geschäftskunde außerhalb der EU, Dienstleistung: In der Regel fällt keine Umsatzsteuer an. Sie geben den passenden Befreiungshinweis an, und die Rechnung bleibt in USD. Klären Sie Ihre Situation mit Ihrem Buchhalter, wenn die Leistung besonders ist.
• Umsatzsteuer fällt an (zum Beispiel Kunde im Inland, in USD fakturiert): Bei einem Beispielsatz von 20 % beträgt die Umsatzsteuer 400 USD. Zum Tageskurs umgerechnet: 400 ÷ 1,0800 = 370,37 €. Die Rechnung zeigt 2.000 USD netto, 400 USD Umsatzsteuer, 2.400 USD brutto und die Zeile „Umsatzsteuer: 370,37 €“.

Bei einer Befreiung von der Umsatzsteuer wird keine Umsatzsteuer berechnet, und der entsprechende gesetzliche Hinweis ersetzt all das.

Was passiert, wenn die Zahlung zu einem anderen Kurs eintrifft?

Wenn das Geld ankommt, zahlt der Kunde 2.000 USD, nie einen Euro mehr oder weniger. Nur der Wert in Euro bewegt sich. Die Differenz zwischen dem Wert bei der Ausstellung und dem bei Zahlungseingang ist eine Kursdifferenz, die als Gewinn oder Verlust erfasst wird, ohne die Rechnung anzufassen.

Nehmen wir den Ausstellungswert von 1.851,85 € und drei mögliche Kurse am Zahlungstag:

Kurs bei Zahlung (1 € =)	2.000 USD sind wert	Differenz zur Ausstellung
1,0600 USD	1.886,79 €	+ 34,94 € (Gewinn)
1,0800 USD	1.851,85 €	0 €
1,1000 USD	1.818,18 €	− 33,67 € (Verlust)

Im dritten Szenario macht der Verlust von 33,67 € etwa 1,8 % der Rechnung aus.

Buchhalterisch werden die bei Zahlungseingang festgestellten Differenzen als Kursgewinne oder Kursverluste erfasst. Zum Abschlussstichtag noch offene Rechnungen werden zum Stichtagskurs neu bewertet; welche Konten dafür gelten, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung.

Achtung bei den Gebühren: Wenn Ihre Bank die Dollar umrechnet, kann der gutgeschriebene Betrag niedriger sein als die theoretische Rechnung. Diese Differenz ist keine Kursdifferenz, sondern ein Kostenposten der Umrechnung. Trennen Sie beides in Ihren Notizen.

Rechnungen in mehreren Währungen: für wen, und wann bleiben Sie bei Euro?

Die Fakturierung in Fremdwährung lohnt sich vor allem für alle, deren Kunden in einer anderen Währung zahlen: Freelancer mit US-, britischen oder Schweizer Kunden, kleine Unternehmen, die außerhalb des Euroraums verkaufen, Dienstleister, die von ausländischen Plattformen bezahlt werden. Für einen einzelnen, einmaligen, kleinen Kunden lohnt sie den Aufwand nicht.

Bleiben Sie beim Euro, wenn:

• der Kunde im Euroraum sitzt: kein Grund, es zu verkomplizieren;
• der Betrag klein ist und der Kunde bereit ist, in Euro zu zahlen (dann trägt er die Umrechnung);
• Sie auf keinen Fall Kursdifferenzen verwalten wollen: Mit Euro-Rechnungen sind Sie abgesichert, aber der Kunde trägt das Risiko an Ihrer Stelle und verhandelt den Preis womöglich entsprechend.

Wechseln Sie in die Fremdwährung, wenn der Kunde darauf besteht, wenn Sie Ausgaben in derselben Währung haben (mit einem Dollarkonto zahlen Sie dann ohne Umrechnung) oder wenn der Preis für ihn gut lesbar bleiben soll.

Eine einfache Regel: Solange Sie Ihrem Buchhalter nicht in zwei Zeilen erklären können, woher jeder Euro-Betrag kommt, vervielfachen Sie die Währungen nicht. Eine einzige reicht für den Anfang.

Wie erstellen und exportieren Sie Ihre erste Rechnung in Fremdwährung (PDF und CSV)?

1. Wählen Sie die Währung (USD) und halten Sie sie im akzeptierten Angebot fest.
2. Erfassen Sie die Positionen in USD: zum Beispiel 4 Tage à 500 USD = 2.000 USD.
3. Notieren Sie den offiziellen Tageskurs des Ausstellungstags und teilen Sie: 2.000 ÷ 1,0800 = 1.851,85 €.
4. Ergänzen Sie die Umsatzsteuer oder den Befreiungshinweis, mit der Umsatzsteuer in Euro, falls sie anfällt.
5. Exportieren Sie als PDF für den Kunden.
6. Exportieren Sie als CSV für Ihren Buchhalter: Währung, Betrag in USD, Kurs, Datum und Wert in Euro in derselben Zeile.

Mit Split The Bill erstellen und versenden Sie die Rechnung, der Kunde erhält sie per Link, ohne etwas herunterzuladen und ohne Konto, und Sie exportieren PDF und CSV. Die Berechnung ist deterministisch: gleicher Kurs, gleiches Ergebnis, keine Schätzung durch KI.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich eine Gutschrift ausstellen, wenn sich der Kurs zwischen Ausstellung und Zahlung geändert hat?

Nein. Eine Gutschrift ist nur gerechtfertigt, wenn der Preis in Dollar selbst geändert wird.

Was tun, wenn der Kunde in mehreren Raten zahlt, etwa mit einer Anzahlung?

Jeder Zahlungseingang hat seinen eigenen Kurs. Eine Anzahlung von 500 USD, die zu einem Kurs eingeht, und der Rest von 1.500 USD, der später zu einem anderen eingeht, erzeugen jeweils ihre eigene Kursdifferenz. Halten Sie für jede Überweisung das Datum und den tatsächlich in Euro gutgeschriebenen Betrag fest. Ihr Buchhalter muss dann nur noch addieren.

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