Die Rechnung kennt nur die Summe. Über die 10.000-Yen-Grenze entscheidet der Pro-Kopf-Betrag — vor der nächsten Runde.
In Japan ist ein Essen mit Kunden oder Lieferanten in voller Höhe als 会議費 (Besprechungskosten) abziehbar, wenn es pro Person höchstens 10.000 Yen kostet — ein Yen darüber, und die gesamte Rechnung wird zu 交際費 (Bewirtungs- und Repräsentationsaufwand), nicht nur der übersteigende Teil. Split The Bill teilt die laufende Summe während des Essens durch die Kopfzahl und macht daraus die Aufzeichnung, die das 国税庁 (die japanische Steuerbehörde, NTA) verlangt: Datum, Teilnehmer mit ihrer Beziehung zu Ihnen, Kopfzahl, Lokal und Betrag — signiert, gesperrt, als PDF exportiert.
Kein Ersatz für Ihren 税理士 (Steuerberater) — fragen Sie nach, wenn etwas grenzwertig aussieht.
Eine 会議費-Aufzeichnung (Besprechungskosten-Aufzeichnung) ist das Dokument, das die japanische Steuerbehörde verlangt, damit ein Essen mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftskontakten aus den 交際費 (Bewirtungs- und Repräsentationsaufwand) herausfällt und in voller Höhe abgezogen werden kann — vorausgesetzt, die Kosten pro Person betragen höchstens 10.000 Yen (措置法61条の4, für Essen ab 1. April 2024). Sie muss Datum, Namen der externen Teilnehmer und ihre Beziehung zum Unternehmen, Kopfzahl, Betrag sowie Name und Adresse des Lokals enthalten. Split The Bill erstellt diese Aufzeichnung, während das Essen noch läuft: Teilnehmer und Kopfzahl erfassen, und jede Änderung der Summe zeigt den Pro-Kopf-Betrag gegen die Grenze für dieses Datum — auf Brutto- oder Nettobasis, je nach Buchführung Ihres Unternehmens. Nach der Signatur ist sie gesperrt und wird als PDF für die Steuerakte exportiert.
So entsteht die 会議費-Aufzeichnung
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Lokal, Kopfzahl und Teilnehmer erfassen
Externe Gäste eintragen — Name, Firma, Beziehung (Kunde, Lieferant) — sowie die eigenen Teilnehmer. Name und Adresse des Lokals kommen aus dem Rechnungsfoto oder der manuellen Eingabe, genau wie bei jeder anderen geteilten Rechnung.
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Den Pro-Kopf-Betrag beim Bestellen im Blick behalten
Bei jeder Änderung der Summe teilt die App sie durch die Kopfzahl und zeigt den Betrag pro Person: „9.400 Yen pro Kopf — noch eine Runde, und die Grenze ist überschritten." Sie entscheiden vor dem Bestellen, nicht nach dem Bezahlen. Ob mit dem Brutto- (税込) oder Nettobetrag (税抜) geprüft wird, legen Sie je Aufzeichnung fest — passend zur Buchführungsmethode Ihres Unternehmens.
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Anlass angeben, Ergebnis sehen
Sie tragen den geschäftlichen Anlass ein, und die App prüft den Pro-Kopf-Betrag gegen die Grenze, die am Tag des Essens galt (10.000 Yen ab 1. April 2024) — voll abziehbar als 会議費 oder die gesamte Rechnung umqualifiziert zu 交際費.
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Signieren und das PDF ablegen
Nach der Signatur ist die Aufzeichnung gesperrt und nicht mehr änderbar. Das PDF enthält Datum, Teilnehmer, Kopfzahl, Lokal, Betrag und Anlass — alles, was Ihr Steuerberater für die Akte braucht.
Was die Aufzeichnung abdeckt
Die fünf Angaben, die das NTA verlangt
Datum des Essens; Namen der teilnehmenden Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftskontakte und ihre Beziehung zu Ihnen; Kopfzahl; Betrag sowie Name und Adresse des Lokals; und alles Weitere, was den geschäftlichen Charakter belegt. Die 10.000-Yen-Regelung (措置法61条の4, Art. 61-4 des japanischen Sondersteuermaßnahmengesetzes) gilt nur, wenn ein Dokument mit diesen Angaben aufbewahrt wird — die Aufzeichnung enthält alle fünf von Anfang an.
Die Grenze richtet sich nach dem Datum des Essens
Die Pro-Kopf-Grenze wird nach dem Datum des Essens bestimmt, nicht nach dem heutigen Tag: 5.000 Yen für Essen bis einschließlich 31. März 2024, 10.000 Yen ab 1. April 2024. Dieselbe Summe und Kopfzahl kann an einem Datum bestehen und an einem anderen scheitern.
Brutto oder netto — Ihre Buchführung entscheidet
Das NTA knüpft die 10.000-Yen-Prüfung an die Verbrauchsteuer-Methode, die Ihr Unternehmen ohnehin in den Büchern verwendet (税込 brutto oder 税抜 netto). Sie wählen je Aufzeichnung, welche gilt; die App unterstellt nie stillschweigend eine davon.
Über der Grenze ist die gesamte Rechnung 交際費 — klar benannt
Über 10.000 Yen pro Kopf wird das gesamte Essen — nicht der übersteigende Teil — zu 交際費. Wie viel davon dann abziehbar ist, hängt vom Kapital der Gesellschaft ab: bis 100 Mio. Yen der kleinere Betrag aus einem Jahresfreibetrag von 8 Mio. Yen oder 50 % der Speisen- und Getränkekosten; über 100 Mio. bis 10 Mrd. Yen nur die 50-%-Regel; über 10 Mrd. Yen nichts. Die Aufzeichnung nennt das Ergebnis ausdrücklich, damit niemand aus Gewohnheit als 会議費 bucht.
Die 10.000-Yen-Grenze beim nächsten Geschäftsessen sehen
Kostenloses Konto anlegen und beim nächsten Kundenessen ausprobieren. Das Signieren der Aufzeichnung und der PDF-Export sind Teil von Pro.
Kostenloses Konto anlegenKein Ersatz für Ihren 税理士 (Steuerberater) — fragen Sie nach, wenn etwas grenzwertig aussieht.
Wer das wirklich braucht
Ein Kundenessen als 会議費 buchen, nicht als 交際費
Ein Vertriebler lädt zwei Personen eines Kunden ein — vier am Tisch. Bei 36.000 Yen kostet das Essen 9.000 Yen pro Kopf und ist voll als 会議費 abziehbar. Bei 40.800 Yen sind es 10.200 Yen pro Kopf, und die gesamten 40.800 Yen werden 交際費 — nicht nur die 800 Yen darüber. Die Aufzeichnung klärt das aus Kopfzahl und Summe direkt vor Ort.
Über „noch eine Runde" entscheiden, bevor sie bestellt ist
Fünf am Tisch, bisher 47.000 Yen — 9.400 Yen pro Kopf. Alles über 600 Yen mehr pro Person überschreitet die Grenze. Weil sich der Pro-Kopf-Betrag mit der Summe aktualisiert, fällt die Entscheidung vor der Bestellung, nicht beim Blick auf den Beleg.
Als Buchhaltung unvollständigen Belegen nicht mehr hinterherlaufen
Der Vertrieb reicht einen Beleg ein, ohne Notiz, wer dabei war und wie viele — dabei gilt die 10.000-Yen-Regelung nur, wenn genau diese Angaben aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung enthält Namen, Beziehung, Kopfzahl, Lokal, Adresse und Anlass von Anfang an, sodass am Monatsende weniger Spesenabrechnungen zurückgehen.
Mehrere Kundenessen im Monat abwickeln
Eine Aufzeichnung pro Essen, noch am selben Tag erstellt, ersetzt den Abgleich von Kalender und Belegstapel am Monatsende. Jede Aufzeichnung ist nach der Signatur gesperrt und wird als PDF übergeben.
Warum das besser ist als Kalendernotiz plus Beleg
Die Entscheidung fällt vor der Rechnung
Der Pro-Kopf-Betrag ist während des Essens sichtbar — ob Sie die Grenze überschreiten, wissen Sie vor dem Bestellen, statt es am Beleg zu entdecken.
Pflichtangaben noch am selben Tag erfasst
Namen, Beziehung, Kopfzahl, Lokal, Datum und Betrag — die vom NTA verlangten Angaben werden festgehalten, solange sie frisch sind, statt am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Niemand muss sich die Regel merken
Die Anhebung von 5.000 auf 10.000 Yen, die Prüfung nach dem Datum des Essens, die Wahl zwischen brutto und netto — die Aufzeichnung übernimmt das, statt dass jemand die Regel am Taschenrechner aus dem Kopf anwendet.
Einmal signiert, danach gesperrt
Bei einer signierten Aufzeichnung lassen sich Betrag und Teilnehmer nicht mehr nachträglich ändern. Eine spätere Korrektur der zugrunde liegenden Rechnung verändert eine bereits signierte Aufzeichnung nie.
Kalendernotiz vs. generierte Aufzeichnung
Beide sollen dieselben Pflichtangaben festhalten. Der Unterschied liegt darin, wie zuverlässig — und wie früh — sie das tatsächlich tun.
| Kalendernotiz vs. generierte Aufzeichnung | ✗ | ✓ |
|---|---|---|
| Pro-Kopf-Betrag | Nach dem Bezahlen aus dem Beleg ausgerechnet — zu spät, wenn die Grenze überschritten wurde. | Bei jeder Änderung der Summe angezeigt, vor der nächsten Bestellung. |
| Teilnehmer und ihre Beziehung | Oft am Monatsende aus Kalender und Visitenkartenstapel rekonstruiert. | Am selben Tag erfasst und in die Aufzeichnung geschrieben. |
| Prüfung brutto oder netto | Je nachdem, wer an dem Tag rechnet, unterschiedlich angewendet. | Je Aufzeichnung passend zur Buchführung des Unternehmens gewählt und einheitlich angewendet. |
| Spätere Korrekturen | Eine Notiz kann jederzeit überschrieben werden oder verloren gehen. | Nach der Signatur gesperrt und als PDF aufbewahrt. |
Verwandte Anleitungen und Werkzeuge
Häufig gestellte Fragen
- Wann ist ein Geschäftsessen in Japan als 会議費 abziehbar?
- Wenn mindestens ein externer Geschäftskontakt — Kunde, Lieferant oder eine andere mit dem Geschäft verbundene Person — teilgenommen hat und die Kosten geteilt durch die Zahl der Teilnehmer höchstens 10.000 Yen pro Person betragen. Solche Essen fallen aus den 交際費 heraus und sind voll abziehbar (措置法61条の4). Die 10.000 Yen gelten für Essen ab 1. April 2024; davor waren es 5.000 Yen. Die Regelung wurde für Geschäftsjahre verlängert, die spätestens am 31. März 2027 beginnen.
- Was passiert über 10.000 Yen pro Person?
- Die gesamten Kosten dieses Essens werden 交際費 (Bewirtungs- und Repräsentationsaufwand), nicht nur der Betrag über der Grenze. Wie viel davon dann abziehbar ist, hängt vom Kapital der Gesellschaft ab: bis 100 Mio. Yen der kleinere Betrag aus einem Jahresfreibetrag von 8 Mio. Yen oder 50 % der Speisen- und Getränkekosten; über 100 Mio. bis 10 Mrd. Yen nur die 50-%-Regel; über 10 Mrd. Yen nichts davon.
- Wird die 10.000-Yen-Grenze brutto oder netto geprüft?
- Mit der Verbrauchsteuer-Methode, die Ihr Unternehmen in den Büchern verwendet. Das NTA legt fest, dass sich die 10.000-Yen-Prüfung nach der eigenen Buchführungsmethode der Gesellschaft richtet — 税込経理方式 (brutto) oder 税抜経理方式 (netto). Split The Bill fragt bei jeder Aufzeichnung, welche gilt, statt eine zu unterstellen.
- Zählt ein reines Mitarbeiteressen als 会議費?
- Nein. Essen, die ausschließlich für die eigenen Organmitglieder, Mitarbeiter oder deren Angehörige stattfinden, sind von der 10.000-Yen-Regelung unabhängig vom Betrag ausgeschlossen. Die App kennzeichnet eine Aufzeichnung ohne externen Teilnehmer als außerhalb dieser Regel.
- Was muss die Aufzeichnung enthalten?
- Das Datum des Essens; die Namen der teilnehmenden Kunden, Lieferanten oder sonstigen geschäftlich verbundenen Personen und ihre Beziehung zum Unternehmen; die Zahl der Teilnehmer; den Betrag sowie Name und Adresse des Lokals; und alles Weitere, was den geschäftlichen Charakter belegt (措規21条の18の4). Die 10.000-Yen-Regelung gilt nur, wenn ein Dokument mit diesen Angaben aufbewahrt wird. Die generierte Aufzeichnung enthält alle davon.
- Ersetzt diese Aufzeichnung eine Steuerberatung?
- Nein. Sie wendet die veröffentlichten Regeln des NTA transparent auf Ihre Eingaben an, ist aber keine Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung durch Ihren 税理士. Gesonderte Kategorien — Erfrischungen und Lunchboxen bei einer tatsächlichen Besprechung oder die Frage, ob eine Mitarbeiterveranstaltung als 福利厚生費 (Sozialaufwand) zählt — liegen außerhalb dessen, was die Aufzeichnung entscheidet.
