Transforme uma Conta em Fatura para Cliente (PDF)

Para transformar uma conta em uma fatura de cliente, abra a conta, escolha Criar fatura, selecione quem você vai cobrar na sua lista de clientes, escolha o perfil de remetente sob o qual a fatura deve sair, e gere o PDF. A fatura herda os itens, valores, impostos e moeda da conta, então você nunca redigita nada. Você recebe um PDF para baixar mais um link público de fatura que pode enviar ao cliente — sem precisar de login do lado dele. Isso funciona para freelancers que adiantam custos, pequenas agências repassando despesas, e qualquer pessoa que registra uma compra primeiro e precisa cobrar alguém por ela depois. Aqui está o fluxo completo, mais como a lista de clientes e os perfis de remetente mantêm tudo consistente fatura após fatura.

Por que gerar a fatura a partir da conta (e não do zero)

A maioria das ferramentas de faturamento começa de um formulário em branco. Você redigita a descrição, a quantidade, o preço unitário, o imposto e o total — dados que já existem em algum lugar. Se você registrou a compra como uma conta primeiro (um jantar de cliente, um lote de materiais, a cobrança de um subcontratado), esse detalhamento por item já está estruturado. Recriá-lo à mão é esforço desperdiçado e um lugar fácil para errar um número.

Transformar uma conta em fatura reaproveita essa estrutura diretamente. Os itens da conta, os valores por item, imposto, desconto e moeda são levados adiante. Seu trabalho se resume a três decisões: quem você está cobrando, qual das suas identidades de remetente ela deve usar, e o que (se houver algo) ajustar antes de enviar.

Isso também mantém seus registros alinhados. A despesa e a fatura descrevem o mesmo evento com os mesmos números, o que importa quando você reconcilia na hora dos impostos ou quando um cliente questiona uma linha. Você não está mantendo duas versões divergentes da verdade.

Passo 1: Abra a conta e escolha "Criar fatura"

Comece por qualquer conta que você já tenha registrado — uma que você digitou, importou de CSV, ou capturou de uma foto de recibo. Abra-a e escolha Criar fatura.

O rascunho da fatura abre já preenchido com o conteúdo da conta:

- Itens: cada descrição e valor de item da conta vira uma linha da fatura. - Imposto e desconto: qualquer imposto ou desconto na conta é levado para os totais da fatura. - Moeda: a fatura usa a moeda da conta. Se a conta foi em EUR, a fatura fica em EUR.

Neste ponto nada foi enviado. Você tem um rascunho que pode editar. Esse é o momento de remover itens pessoais que você não quer que o cliente veja, mesclar vários itens pequenos em uma linha de resumo, ou renomear um item em linguagem amigável para o cliente ("Materiais de obra" em vez de um código de loja de ferragens).

Passo 2: Escolha o cliente na sua lista de clientes

Toda fatura precisa de um Cobrar de: a pessoa ou empresa que você está cobrando. Em vez de redigitar o nome e endereço de um cliente em cada fatura, o app mantém uma lista reutilizável de clientes.

Na primeira vez que você fatura um cliente, adicione-o uma vez: nome da empresa ou contato, endereço de cobrança, e e-mail. Depois disso, ele aparece em uma lista suspensa e você só escolhe. Os dados dele vão direto para o bloco Cobrar de da fatura.

Por que isso importa: consistência de endereço. Se "Studio Meridian, Rua Kralja Petra 14, Belgrado" estiver escrito de um jeito na fatura nº 1 e diferente na fatura nº 7, isso parece descuidado e pode atrapalhar a própria contabilidade do cliente. Uma lista de clientes compartilhada significa que toda fatura para aquele cliente é idêntica, e atualizar um endereço uma vez corrige daí para frente.

Você pode manter quantos clientes precisar: um freelancer com uma dezena de clientes recorrentes mantém todos em uma única lista e nunca mais redigita um endereço.

Passo 3: Escolha o perfil de remetente sob o qual você está faturando

A outra metade de uma fatura é o De: você, o remetente. O app suporta vários perfis de remetente, então uma única conta pode emitir faturas sob identidades diferentes.

Um perfil de remetente guarda seu nome de cobrança, endereço, e qualquer identificador que você queira impresso (por exemplo um número de registro de empresa ou fiscal, quando relevante). Quando você gera a fatura, escolhe sob qual perfil ela sai, e esses dados populam o bloco De.

Quando vários perfis ajudam:

- Você trabalha como freelancer no seu próprio nome e tem uma empresa registrada, e faturas diferentes precisam de dados De diferentes. - Você fatura alguns clientes como autônomo e outros através de uma pessoa jurídica. - Você cuida do faturamento de mais de um pequeno negócio a partir de um único login.

Configure um perfil uma vez e reaproveite. Combinado com a lista de clientes, os dois lados da fatura (quem envia, quem paga) são preenchidos com dados salvos. A única coisa exclusiva desta fatura são os itens que você já trouxe da conta.

Passo 4: Gere o PDF e o link público da fatura

Com o cliente e o remetente escolhidos, gere a fatura. Você recebe duas coisas:

Um PDF para baixar. Um documento de fatura limpo e padrão — bloco De, bloco Cobrar de, linhas detalhadas por item, subtotal, imposto, e total na moeda da conta. Anexe a um e-mail, imprima, ou arquive nos seus próprios registros.

Uma página pública de fatura. A fatura também ganha seu próprio link compartilhável. Envie essa URL ao cliente e ele consegue ver a fatura no navegador — sem conta, sem login, sem precisar instalar nenhum app do lado dele. Isso reduz a fricção de receber pagamento: um cliente que não vai criar uma conta ainda vai clicar em um link.

A página pública é baseada em token, então a própria URL é o acesso. Compartilhe apenas com a pessoa destinada a ver. Para quem prefere um documento, o PDF e o link mostram exatamente a mesma fatura, então você pode liderar com o que o cliente esperar.

Um exemplo na prática

Digamos que você é um fotógrafo freelancer que cobriu um evento para um cliente e adiantou alguns custos.

Você já registrou uma conta para os adereços e materiais impressos: Aluguel de fundo EUR 60, Impressões EUR 45, Deslocamento EUR 25 — subtotal EUR 130, mais 20% de IVA EUR 26, total EUR 156.

Em vez de abrir uma fatura em branco, você abre essa conta e escolhe Criar fatura. Os três itens e o total de EUR 156 aparecem no rascunho. Você renomeia "Impressões" para "Materiais impressos" por clareza, deixa o resto, e escolhe Studio Meridian na sua lista de clientes. Você seleciona seu perfil de remetente da empresa registrada para que a fatura carregue os dados de cobrança corretos. Gera.

Sai uma fatura em PDF de EUR 156 e um link público. Você manda um e-mail ao cliente: "Fatura em anexo, ou veja aqui." Total redigitado: uma palavra. Todo número remete à despesa que você já registrou — sem desvio, sem conta refeita à mão.

Quando esse fluxo se encaixa — e quando não

Bom encaixe:

- Freelancers que adiantam custos e os repassam: materiais, deslocamento, subcontratados. - Pequenas agências repassando despesas a clientes pelo custo ou com uma linha de margem adicionada. - Qualquer pessoa que registra a compra primeiro e precisa de um documento formal para receber depois.

Não é a ferramenta certa:

- Dividir um custo compartilhado entre amigos. Isso é acerto, não faturamento. Use o saldo do grupo e o fluxo de acerto; ninguém precisa de uma fatura formal para um jantar que quatro amigos estão dividindo. - Faturamento recorrente de alto volume com integrações contábeis complexas: um sistema de contabilidade dedicado vai se encaixar melhor quando você passar de uma certa escala.

Para o meio-termo, onde você registrou uma despesa e agora uma pessoa ou empresa específica te deve um valor documentado, transformar a conta em fatura é o caminho mais curto de registrado para pago.