Aus einer Rechnung eine Kundenrechnung machen (PDF)

Um aus einer Rechnung eine Kundenrechnung zu machen, öffnen Sie die Rechnung, wählen Rechnung erstellen, wählen aus Ihrem Kunden-Adressbuch, wen Sie berechnen, wählen das Absenderprofil, unter dem die Rechnung ausgehen soll, und erzeugen die PDF. Die Rechnung übernimmt die Einzelposten, Beträge, Steuer und Währung der ursprünglichen Rechnung, sodass Sie nie etwas neu tippen. Sie erhalten eine herunterladbare PDF plus einen öffentlichen Rechnungslink, den Sie dem Kunden senden können — auf seiner Seite ist kein Login nötig. Das funktioniert für Freiberufler, die Kosten vorstrecken, kleine Agenturen, die Ausgaben weiterberechnen, und jeden, der zuerst einen Kauf erfasst und danach jemandem dafür berechnen muss. Hier ist der volle Ablauf, plus wie das Adressbuch und die Absenderprofile es Rechnung für Rechnung konsistent halten.

Warum die Rechnung aus der Ausgabe erzeugen (nicht von Grund auf)

Die meisten Rechnungswerkzeuge starten mit einem leeren Formular. Sie tippen die Beschreibung, die Menge, den Einzelpreis, die Steuer und die Summe neu — Daten, die irgendwo bereits existieren. Wenn Sie den Kauf zuerst als Ausgabe erfasst haben (ein Kundenessen, eine Charge Material, die Rechnung eines Subunternehmers), ist dieser Einzelposten-Detailgrad bereits strukturiert. Ihn von Hand nachzubilden ist vergeudete Mühe und eine leichte Stelle, sich bei einer Zahl zu vertippen.

Aus einer Ausgabe eine Rechnung zu machen verwendet diese Struktur direkt wieder. Die Posten der Ausgabe, die Beträge pro Posten, Steuer, Rabatt und Währung werden übernommen. Ihre Aufgabe schrumpft auf drei Entscheidungen: wen Sie berechnen, unter welcher Ihrer Absender-Identitäten sie ausgeht und was (falls überhaupt) vor dem Senden anzupassen ist.

Das hält auch Ihre Unterlagen im Einklang. Die Ausgabe und die Rechnung beschreiben dasselbe Ereignis mit denselben Zahlen, was zählt, wenn Sie zur Steuerzeit abgleichen oder wenn ein Kunde eine Position hinterfragt. Sie pflegen nicht zwei auseinanderlaufende Versionen der Wahrheit.

Schritt 1: Die Rechnung öffnen und „Rechnung erstellen" wählen

Starten Sie von jeder bereits erfassten Ausgabe — einer, die Sie getippt, aus CSV importiert oder von einem Belegfoto erfasst haben. Öffnen Sie sie und wählen Sie Rechnung erstellen.

Der Rechnungsentwurf öffnet sich vorausgefüllt mit dem Inhalt der Ausgabe:

- Einzelposten — jede Postenbeschreibung und jeder Betrag aus der Ausgabe wird zu einer Rechnungszeile. - Steuer und Rabatt — jede Steuer oder jeder Rabatt der Ausgabe fließt in die Rechnungssummen. - Währung — die Rechnung nutzt die Währung der Ausgabe. War die Ausgabe in EUR, ist die Rechnung in EUR.

Zu diesem Zeitpunkt ist nichts gesendet. Sie haben einen Entwurf, den Sie bearbeiten können. Das ist der Moment, persönliche Einzelposten zu entfernen, die der Kunde nicht sehen soll, mehrere kleine Posten zu einer Sammelzeile zusammenzuführen oder einen Posten in kundenfreundlicher Sprache umzubenennen („Baustellenmaterial" statt einer Baumarkt-Artikelnummer).

Schritt 2: Den Kunden aus Ihrem Adressbuch wählen

Jede Rechnung braucht einen Rechnungsempfänger — die Person oder Firma, die Sie berechnen. Statt den Namen und die Adresse eines Kunden auf jeder Rechnung neu zu tippen, führt die App ein wiederverwendbares Kunden-Adressbuch.

Wenn Sie einem Kunden zum ersten Mal eine Rechnung stellen, fügen Sie ihn einmal hinzu: Firmen- oder Kontaktname, Rechnungsadresse und E-Mail. Danach erscheint er in einem Dropdown, und Sie wählen ihn einfach. Seine Angaben fallen direkt in den Rechnungsempfänger-Block der Rechnung.

Warum das zählt: Adresskonsistenz. Wenn „Meridian Studio, Kralja Petra 14, Belgrad" auf Rechnung 1 anders geschrieben ist als auf Rechnung 7, wirkt das nachlässig und kann die Buchhaltung des Kunden verlangsamen. Ein gemeinsames Adressbuch bedeutet, dass jede Rechnung an diesen Kunden identisch ist, und eine Adresse einmal zu aktualisieren korrigiert sie für die Zukunft.

Sie können so viele Kunden pflegen, wie Sie brauchen — ein Freiberufler mit einem Dutzend wiederkehrender Kunden hält sie alle in einer Liste und tippt nie wieder eine Adresse neu.

Schritt 3: Das Absenderprofil wählen, unter dem Sie berechnen

Die andere Hälfte einer Rechnung ist der Absender — Sie. Die App unterstützt mehrere Absenderprofile, sodass ein Konto Rechnungen unter verschiedenen Identitäten ausstellen kann.

Ein Absenderprofil hält Ihren Rechnungsnamen, Ihre Adresse und jede Kennung, die Sie gedruckt haben möchten (zum Beispiel eine Gewerbe- oder Steuernummer, wo relevant). Wenn Sie die Rechnung erzeugen, wählen Sie, unter welchem Profil sie ausgeht, und diese Angaben füllen den Absender-Block.

Wann mehrere Profile helfen:

- Sie arbeiten freiberuflich unter Ihrem eigenen Namen und führen ein angemeldetes Gewerbe — verschiedene Rechnungen brauchen verschiedene Absenderangaben. - Sie berechnen manche Kunden als Einzelunternehmer und andere über eine Firmenstruktur. - Sie erledigen die Rechnungsstellung für mehr als ein kleines Unternehmen aus einem einzigen Login.

Richten Sie ein Profil einmal ein und verwenden Sie es wieder. Kombiniert mit dem Kunden-Adressbuch werden beide Enden der Rechnung — wer sendet, wer zahlt — aus gespeicherten Daten gefüllt. Das Einzige, was für diese Rechnung einzigartig ist, sind die Einzelposten, die Sie bereits aus der Ausgabe übernommen haben.

Schritt 4: Die PDF und den öffentlichen Rechnungslink erzeugen

Mit gewähltem Kunden und Absender erzeugen Sie die Rechnung. Sie erhalten zwei Dinge:

Eine herunterladbare PDF. Ein sauberes, standardmäßiges Rechnungsdokument — Absender-Block, Rechnungsempfänger-Block, aufgeschlüsselte Zeilen, Zwischenbetrag, Steuer und Summe in der Währung der Ausgabe. Hängen Sie sie an eine E-Mail, drucken Sie sie aus oder legen Sie sie in Ihren eigenen Unterlagen ab.

Eine öffentliche Rechnungsseite. Die Rechnung bekommt außerdem ihren eigenen teilbaren Link. Senden Sie diese URL dem Kunden, und er kann die Rechnung in seinem Browser ansehen — kein Konto, kein Login, keine App-Installation auf seiner Seite nötig. Das senkt die Hürde, bezahlt zu werden: Ein Kunde, der kein Konto anlegen will, klickt trotzdem einen Link.

Die öffentliche Seite ist token-basiert, die URL selbst ist also der Zugang. Teilen Sie sie nur mit der Person, die sie sehen soll. Für alle, die ein Dokument bevorzugen, zeigen die PDF und der Link genau dieselbe Rechnung, sodass Sie mit dem beginnen können, was der Kunde erwartet.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, Sie sind ein freiberuflicher Fotograf, der ein Event für einen Kunden fotografiert und einige Kosten vorgestreckt hat.

Sie haben bereits eine Ausgabe für die Requisiten und Druckmaterialien erfasst: Hintergrundmiete 60 €, Drucke 45 €, Anfahrt 25 € — Zwischenbetrag 130 €, plus 20 % MwSt. 26 €, Summe 156 €.

Statt eine leere Rechnung zu öffnen, öffnen Sie diese Ausgabe und wählen Rechnung erstellen. Alle drei Einzelposten und die Summe von 156 € erscheinen im Entwurf. Sie benennen „Drucke" zur Klarheit in „Druckmaterialien" um, lassen den Rest und wählen Meridian Studio aus Ihrem Kunden-Adressbuch. Sie wählen Ihr Absenderprofil für das angemeldete Gewerbe, sodass die Rechnung die richtigen Rechnungsangaben trägt. Erzeugen.

Heraus kommt eine PDF-Rechnung über 156 € und ein öffentlicher Link. Sie mailen dem Kunden: „Rechnung im Anhang, oder hier ansehen." Neu getippt insgesamt: ein Wort. Jede Zahl lässt sich auf die Ausgabe zurückführen, die Sie bereits erfasst haben — keine Drift, keine von Hand neu gerechnete Mathematik.

Wann dieser Ablauf passt — und wann nicht

Guter Fit:

- Freiberufler, die Kosten vorstrecken und sie weiterberechnen — Material, Anfahrt, Subunternehmer. - Kleine Agenturen, die Ausgaben zum Selbstkostenpreis oder mit einer hinzugefügten Aufschlagszeile an Kunden durchreichen. - Jeder, der den Kauf zuerst erfasst und danach ein formelles Dokument braucht, um bezahlt zu werden.

Nicht das richtige Werkzeug:

- Eine gemeinsame Kostenaufteilung unter Freunden — das ist Begleichung, keine Rechnungsstellung. Nutzen Sie den Gruppensaldo und den Begleichungsablauf; niemand braucht eine formelle Rechnung für ein Abendessen, das vier Freunde teilen. - Hochvolumige wiederkehrende Rechnungsstellung mit komplexen Buchhaltungsintegrationen — eine dedizierte Buchhaltungssuite passt besser, sobald Sie eine gewisse Größe überschritten haben.

Für den Mittelweg — Sie haben eine Ausgabe erfasst, und nun schuldet Ihnen eine bestimmte Person oder Firma einen belegten Betrag — ist es der kürzeste Weg von erfasst zu bezahlt, aus der Ausgabe eine Rechnung zu machen.