Modelo Excel de gastos mensais grátis: o checklist

Um modelo Excel de gastos mensais grátis se monta com cinco colunas (data, descrição, categoria, valor, forma de pagamento) e um resumo que soma por categoria com SOMASE. A planilha de gastos mensais é um arquivo que registra cada saída e a agrupa, para você ver para onde vai o salário. Todo o resto é opcional.

Principais conclusões

• Comece com cinco colunas e só: se um campo não vai entrar no resumo, ainda não precisa existir.
• Defina mais ou menos 8–12 categorias antes do primeiro lançamento e feche a lista com "Outros": quanto mais opções, mais chato fica preencher, e você desiste.
• Confira se o total por categoria bate com o total geral: se a diferença não for zero, há uma linha sem categoria ou escrita errada.
• Use um único registro para o ano todo e mude só a data de início do mês no resumo: nada de arquivo para duplicar.
• Quando você precisa recuperar dinheiro de outras pessoas, a planilha pessoal não basta: é preciso uma ferramenta feita para dinheiro compartilhado.

Quais colunas uma planilha Excel de gastos mensais precisa ter?

Cinco colunas bastam: data, descrição, categoria, valor e forma de pagamento. É a mesma estrutura que a Microsoft indica para o registro de transações ligado a um resumo mensal. Cada coluna responde a uma pergunta que você vai fazer à planilha no fim do mês.

Coluna	O que você escreve	Para que serve
Data	14/11/2026	Permite filtrar por mês sem reescrever nada
Descrição	Compras da semana	Ajuda a achar a linha quando um valor te surpreende
Categoria	Alimentos	É a chave com que o SOMASE trabalha
Valor	62,40	Só números, sem texto como "R$" digitado à mão
Forma de pagamento	Cartão	Permite conciliar a planilha com o extrato

São opcionais: subcategoria, observações, um campo "necessário sim/não" e o imposto. Acrescente só depois de uns dois meses de uso, como regra prática, quando você já sabe o que realmente falta.

Um detalhe útil: selecione o intervalo e aperte Ctrl+T para transformá-lo em tabela. As fórmulas se estendem sozinhas a cada linha nova.

Quais categorias vale definir antes do primeiro valor?

Antes de escrever qualquer valor, liste 8–12 categorias em uma aba separada chamada Categorias: moradia, contas da casa, alimentos, transporte, saúde, assinaturas, lazer, poupança e outros. Uma lista curta é preenchida rápido; uma longa tende a ser abandonada.

Um erro típico é picotar demais, por exemplo separar o café do lanche. O resumo fica ilegível e a escolha da categoria atrasa cada lançamento.

Se quiser uma moldura, a regra 50/30/20 (50% necessidades, 30% desejos, 20% poupança) também aparece nos guias da Microsoft sobre planos de orçamento. Você pode transformá-la em mais uma coluna na tabela Categorias: "Necessidade", "Desejo" ou "Poupança". Mas é um extra, não um requisito.

Quais fórmulas o modelo Excel de gastos mensais precisa?

O resumo mensal se apoia em três fórmulas: SOMASES para as saídas de cada categoria no mês escolhido, SOMA para os totais e uma subtração para a diferença em relação às entradas. SOMASE basta se você mantém um arquivo por mês. Com um registro anual, é preciso SOMASES, porque ela também precisa filtrar por data.

Na aba Resumo, coloque em B1 o primeiro dia do mês (por exemplo 01/11/2026) e as categorias em A4:A12. Depois, em B4:

=SOMASES(Saídas[Valor];Saídas[Categoria];A4;Saídas[Data];">="&$B$1;Saídas[Data];"<"&DATAM($B$1;1))

Arraste a fórmula até o fim da lista. Depois acrescente estas linhas:

1. Total de saídas: =SOMA(B4:B12)
2. Entradas do mês: uma célula onde você escreve o salário líquido e as outras entradas.
3. Diferença: =Entradas - Total de saídas. Se for negativa, você gastou mais do que entrou.
4. Percentual de poupança: =Diferença / Entradas, formatado como porcentagem.
5. Conferência de fechamento: =Total de saídas - SOMASES(Saídas[Valor];Saídas[Data];">="&$B$1;Saídas[Data];"<"&DATAM($B$1;1)). Tem que dar 0.

Se não der zero, pelo menos uma linha tem a categoria vazia ou escrita de um jeito diferente da lista.

Como evitar erros de digitação com listas suspensas e formatos?

A validação de dados te protege de erros de digitação: uma célula que só aceita itens da lista não pode conter "Alimento" no lugar de "Alimentos". No Excel o caminho é Dados, Validação de Dados, Lista. Como origem, você indica o intervalo da aba Categorias. O mesmo vale para a forma de pagamento.

Três controles para configurar uma vez só:

• Valor: formato Moeda em reais, com regra de validação "número decimal". Assim "62,40 reais" digitado como texto é recusado.
• Data: formato de data dd/mm/aaaa e validação "data". Uma data digitada como texto escapa dos filtros do resumo sem avisar nada.

Acrescente uma formatação condicional na célula Diferença: vermelha se negativa, verde se positiva.

Como reaproveitar o mesmo arquivo todo mês sem refazer?

Mantenha um único registro para o ano inteiro e mude só a data em B1 do resumo: todas as fórmulas se recalculam para o mês novo.

No início do mês:

1. Troque B1 pelo primeiro dia do mês novo.
2. Atualize a célula Entradas.
3. Acrescente os gastos recorrentes (aluguel, assinaturas, parcelas) com a respectiva data: cerca de dois minutos, uma vez por mês.
4. Confira se a célula de fechamento está em 0.

Antes de começar, salve uma cópia limpa do arquivo como backup. Se um dia você quebrar uma fórmula, é só recomeçar dali.

No fim do ano, use Salvar como para criar um arquivo "2026 arquivo", esvazie a tabela Saídas e recomece. O arquivo também pode funcionar no Google Planilhas ou no LibreOffice Calc, mas os nomes das funções e as tabelas com referências estruturadas podem não ser compatíveis: verifique as fórmulas depois de abrir.

Quando uma planilha Excel não basta mais?

Uma planilha Excel dá conta enquanto o dinheiro é só seu. Deixa de bastar quando um gasto precisa ser dividido com outras pessoas e alguém tem que te devolver uma parte: aí o registro não diz quem pagou por quem, nem quanto falta. As colunas "adiantado por" e "parte de" fazem o arquivo crescer até ficar ingerenciável.

Se você divide casa com colegas ou vai fazer uma viagem em grupo, o checklist de planilha para despesas compartilhadas mostra onde um arquivo mexido por várias mãos quebra. Em casal, com rendas diferentes, a divisão proporcional já é um cálculo à parte: você a encontra explicada em como dividir as despesas do casal com salários diferentes.

Para o resto, o Excel serve. Um app para dividir as despesas com um link só faz falta quando os outros precisam pagar a parte deles.

Perguntas frequentes

Posso preencher a planilha pelo celular?

Sim, se você salvar o arquivo no OneDrive ou no Google Drive e abrir com o app Excel ou Planilhas. Vale lançar os gastos assim que acontecem, para não esquecer.

Que data escrevo para um gasto no cartão de crédito cobrado só no mês seguinte?

Escreva a data em que você gastou, não a da cobrança na conta. Assim o gasto cai no mês em que você decidiu fazê-lo. Para o saldo do banco bater, use a coluna de forma de pagamento: filtre "Cartão de crédito" e compare o total com o extrato.

Como trato a poupança na planilha: ela é um gasto?

Trate como uma categoria, chamada "Poupança", que entra nas saídas do mês. Assim a diferença em relação às entradas fica perto de zero quando você deu destino a cada real. Se preferir ver a poupança como sobra, deixe a categoria de fora e olhe a diferença final.

Por onde começo hoje?

Lance três gastos reais desta semana.

Quando um desses gastos for para dividir com outras pessoas, o Split The Bill parte de uma foto da nota fiscal, calcula as partes e manda um link com o qual cada um acerta a sua, sem baixar app.