Checkliste für die Tabelle gemeinsamer Ausgaben – ohne Streit

Eine Tabelle für gemeinsame Ausgaben funktioniert, wenn jede Zeile fünf Fragen beantwortet: wer bezahlt hat, wie viel, wann, wer beteiligt ist und wie geteilt wird. Fehlt eine davon, geht der Saldo nicht mehr auf.

Eine Tabelle für gemeinsame Ausgaben ist ein Tabellenblatt, in dem eine Gruppe (Paar, WG, Reisegruppe) jede gemeinsame Ausgabe einträgt und berechnet, wie viel jede Person schuldet oder zurückbekommt. Sie gut aufzubauen dauert in der Regel eine Stunde. Sie nach dem ersten Streit zu reparieren dauert deutlich länger.

Das Wichtigste in Kürze

• Gib jeder Frage eine Spalte (Datum, Bezahlt von, Betrag, Beteiligung, Regel) und sichere die Spalte „Bezahlt von“ mit einer Dropdown-Liste mit Namen ab, damit die Formel nicht an einem kleingeschriebenen „ana“ scheitert.
• Schreib vor dem ersten Eintrag vier Regeln auf: was zählt, wie jede Kategorie geteilt wird, wer einträgt und innerhalb von wie vielen Stunden, und an welchem Tag der Monat abgeschlossen wird.
• Speichere in der Beteiligungszelle selbst ein Gewicht (1 für gleich, 60 und 40 für proportional zum Einkommen, leer für alle, die nicht dabei waren). Eine einzige Formel deckt alle Fälle ab.
• Fordere den Ausgleich erst ein, wenn die Summe der Salden null ergibt. Ist das nicht der Fall, steckt irgendwo ein Betrag als Text oder eine Zeile ohne Beteiligte.

Welche Spalten braucht die Tabelle für gemeinsame Ausgaben?

Es sind acht Spalten in dieser Reihenfolge: Datum, Beschreibung, Bezahlt von, Betrag, Regel, eine Beteiligungsspalte pro Person, eine Anteilsspalte pro Person und Ausgeglichen. So sind die fünf Fragen in jeder Zeile beantwortet, und das Blatt mit den Salden liest alles aus, ohne zu raten.

• Datum (als Datum formatiert): Ohne das lässt sich nicht nach Monat filtern, und der Monatsabschluss wird zur Handarbeit.
• Kurze Beschreibung („Supermarkt“, „Miete“, „Gas“): Drei Wochen später erinnert sich niemand mehr an einen Eintrag über 47,30 € ohne Namen.
• Bezahlt von, mit Dropdown-Liste: Nutze die Datenvalidierung mit den Namen der Gruppe, denn „Ana“ und „Ana S.“ zählen für die Summe als verschiedene Personen.
• Betrag, nur Zahl: Ein von Hand getipptes „€“ macht den Betrag zu Text, und die Summe übergeht ihn stillschweigend.
• Regel (Gleich, Einkommen, Fixbetrag): Das ist nur ein Etikett, aber es erlaubt zu filtern und nachzuvollziehen, warum eine Zeile so geteilt wurde.
• Ausgeglichen (ja/leer): Verhindert, dass eine bereits beglichene Ausgabe doppelt eingefordert wird.

Google Sheets ist eine praktische Wahl, weil mehrere Personen gleichzeitig im Browser und auf dem Handy bearbeiten können, ohne dass jemand Dateien per Nachricht verschickt.

Was sollte die Gruppe klären, bevor die erste Ausgabe eingetragen wird?

Vereinbart vier Regeln schriftlich auf einem Tabellenblatt namens Regeln: was zählt, wie jede Kategorie geteilt wird, wer einträgt und innerhalb welcher Frist, und an welchem Tag der Monat abgeschlossen wird. Eine Regel, die nur im Kopf existiert, ist der Ursprung des nächsten Streits.

• Was zählt: nur gemeinsame Ausgaben für Wohnung oder Reise. Persönliche Einkäufe bleiben draußen, damit die Tabelle nicht zur Kontrolle über das Leben anderer wird.
• Wie jede Kategorie geteilt wird: Miete und feste Kosten können proportional zum Einkommen geteilt werden, der Supermarkt zu gleichen Teilen. Wenn Ana 1.200 € verdient und Bruno 800 €, ist die Aufteilung 60/40, und eine Miete von 700 € ergibt 420 € und 280 €.
• Wer einträgt und wann: Wer bezahlt, trägt innerhalb der nächsten 48 Stunden ein. Wer nicht eingetragen hat, hat keinen Anspruch auf Erstattung.
• Abschlusstag und Ausgleichsweg: zum Beispiel der 1. jedes Monats, per Überweisung oder auf einem anderen Weg, auf den sich die Gruppe einigt.

Wie baut man die Saldo-Formel für jede Person?

Der Saldo einer Person ist das, was sie bezahlt hat, minus dem Anteil, der auf sie entfällt. Positiv bedeutet: bekommt Geld zurück; negativ: schuldet Geld. Wenn die Beteiligung als Gewicht gespeichert ist, berechnet eine einzige Formel alle Anteile, und das Blatt mit den Salden addiert zwei Spalten.

Trag die Gewichte in die Beteiligungszellen ein. Liegen die Daten ab Zeile 3, sieht Anas Anteil (Spalte I, mit den Gewichten in F, G und H) so aus:

=RUNDEN($D3*F3/SUMME($F3:$H3);2)

Kopiere die Formel in die Spalten von Bruno und Carla und nach unten. In Tabellen mit deutscher Spracheinstellung haben die Funktionen deutsche Namen, und das Trennzeichen ist das Semikolon.

Auf einem Blatt Salden, mit dem Namen der Person in A2, lautet der Saldo:

=SUMMEWENN(Buchungen!$C:$C;A2;Buchungen!$D:$D)-SUMME(Buchungen!I:I)

Für die nächste Person tauschst du die letzte Spalte gegen die Anteilsspalte dieser Person (J, dann K). Setze den Saldo nicht in das Blatt mit den Buchungen: Ein Verweis auf die eigene Spalte erzeugt einen Zirkelbezug.

Wie geht die Tabelle mit Personen um, die bei einer Ausgabe nicht dabei waren?

Wer nicht dabei war, hat eine leere Beteiligungszelle, und der Anteil in dieser Zeile ist null. Der Betrag der Ausgabe wird nie bearbeitet, um die Abwesenheit „auszugleichen“. So zeigt die Zeile weiter, was tatsächlich bezahlt wurde, und die Salden der anderen stimmen.

Ana bezahlt den Supermarkt, Bruno das Internet, und Carla zahlt ein Abendessen, bei dem Bruno nicht dabei war.

Ausgabe	Bezahlt von	Betrag	Ana	Bruno	Carla
Supermarkt	Ana	90,00 €	1	1	1
Internet	Bruno	36,00 €	1	1	1
Abendessen	Carla	60,00 €	1		1

Person	Bezahlt	Anteil	Saldo
Ana	90,00 €	72,00 €	+18,00 €
Bruno	36,00 €	42,00 €	-6,00 €
Carla	60,00 €	72,00 €	-12,00 €

Die Gesamtsumme der Zahlungen beträgt 186 €, die Anteile ergeben zusammen 186 €, und die Salden summieren sich zu null. Bruno überweist Ana 6 €, Carla überweist 12 €, und niemand muss untereinander Geld hin- und herschieben.

Bei Rundung auf zwei Nachkommastellen kann eine Teilung durch drei einen Cent Differenz übrig lassen. Nimm diesen Rest beim Abschluss hin und vereinbare, wer ihn übernimmt, statt an den Formeln zu schrauben.

Welche Routine hält die Tabelle aktuell?

Am selben Tag von der Person eintragen zu lassen, die bezahlt hat, dauert am Handy etwa 30 Sekunden. Alles bis „zum Wochenende“ anzusammeln, ist das, was vergessene Beträge und Streit darüber auslöst, wer was bezahlt hat.

• Füge eine Spalte Beleg hinzu mit dem Link zum Foto des Belegs, für Ausgaben über einem Betrag, den die Gruppe festlegt. Das klärt Zweifel ohne Verhör.
• Öffne das Blatt Salden einmal pro Woche. Ein Saldo, der schnell wächst, ist ein Zeichen dafür, schon vor Monatsende auszugleichen.

Die Tabellenkalkulation eignet sich gut für eigene Kategorien und den Jahresverlauf. Sie ist im Nachteil, wenn jemand aus der Gruppe die Datei nie öffnet: Dann erspart Ausgaben per Link teilen dieser Person, in eine Tabelle zu gehen oder irgendetwas zu installieren.

Was prüfen, bevor der Monat abgeschlossen und der Ausgleich eingefordert wird?

Bevor du den Ausgleich einforderst, muss die Summe der Salden null ergeben. Wenn nicht, liegt der Fehler in einer bestimmten Zeile, und die folgenden Schritte helfen, sie zu finden.

1. Addiere die Salden in einem Kontrollfeld (=ABS(SUMME(B2:B4))) und prüfe, dass das Ergebnis nahe null liegt.
2. Vergleiche die Anzahlen: Die Zahl der numerischen Werte muss der Zahl der ausgefüllten Zeilen entsprechen. Ist sie kleiner, steht irgendwo ein Betrag als Text.
3. Suche nach Zeilen ohne Gewichte: Eine Zeile mit Betrag und ohne Beteiligung lässt den Anteil bei null, und das Geld „verschwindet“ aus der Rechnung.
4. Schick die Zusammenfassung an die Gruppe und gib 48 Stunden Zeit für Einwände, bevor du einforderst.
5. Mach so wenige Überweisungen wie möglich: Bei n Personen genügen höchstens n-1.
6. Markiere Ausgeglichen bei den bezahlten Zeilen und beginne den nächsten Monat auf einem neuen Blatt, das alte bleibt als Archiv.

Häufig gestellte Fragen

Wie trägt man Ausgaben in Fremdwährung auf einer Reise ein?

Füge zwei Spalten hinzu, Währung und Kurs, und rechne direkt in der Zeile in Euro um: Betrag in Euro = Originalbetrag × Kurs. Vereinbart vorher, ob ihr den Tageskurs oder den der Kartenabrechnung nehmt. Nur eine Regel zu wählen verhindert, dass zwei gleiche Einträge unterschiedliche Beträge ergeben.

Wie verhindert man, dass jemand versehentlich eine Formel löscht?

Schütze die Anteilsspalten und das Blatt Salden und lass für die Gruppe nur die Eingabespalten bearbeitbar. Rutscht doch ein Fehler durch, lässt sich über den Versionsverlauf von Google Sheets der vorherige Stand wiederherstellen. Teste die Wiederherstellung einmal mit einem fiktiven Betrag, bevor du sie brauchst.

Was, wenn jemand aus der Gruppe die Tabelle nicht öffnen will?

Für alle, die keine Tabellen bearbeiten möchten, schickt Split The Bill einen privaten Zahlungslink.