Plantilla gastos mensuales Excel gratis: la checklist

Plantilla gastos mensuales Excel gratis: se construye con cinco columnas (fecha, descripción, categoría, importe, método de pago) y un resumen que suma por categoría con SUMAR.SI. La hoja de gastos mensuales es un archivo que registra cada salida de dinero y la agrupa, así ves adónde va a parar la nómina. Todo lo demás es opcional.

Puntos clave

• Empieza con cinco columnas y nada más: si un campo no lo vas a usar en el resumen, todavía no hace falta.
• Fija más o menos entre 8 y 12 categorías antes de la primera anotación y cierra la lista con "Otros": más opciones vuelven la tarea tan pesada que acabas dejándolo.
• Comprueba que el total por categoría coincida con el total general: si la diferencia no es cero, hay una fila sin categoría o mal escrita.
• Usa un solo registro para todo el año y cambia únicamente la fecha de inicio del mes en el resumen: no hay archivos que duplicar.
• Cuando tienes que recuperar dinero de otras personas, la hoja personal no basta: necesitas una herramienta pensada para el dinero compartido.

¿Qué columnas hacen falta en una hoja de Excel de gastos mensuales?

Bastan cinco columnas: fecha, descripción, categoría, importe y método de pago. Es la misma estructura que Microsoft indica para el registro de transacciones conectado a un resumen mensual. Cada columna responde a una pregunta que le harás a la hoja a final de mes.

Columna	Qué escribes	Para qué sirve
Fecha	14/11/2026	Permite filtrar por mes sin reescribir nada
Descripción	Compra semanal	Te ayuda a encontrar la fila cuando un importe te sorprende
Categoría	Alimentación	Es la clave sobre la que trabaja SUMAR.SI
Importe	62,40	Solo números, sin texto como "€" escrito a mano
Método de pago	Tarjeta	Te permite cuadrar la hoja con el extracto del banco

Son opcionales: subcategoría, notas, un campo "necesario sí/no" y el IVA. Añádelos solo tras un par de meses de uso, como regla práctica, cuando sepas de verdad qué te falta.

Un detalle útil: selecciona el rango y pulsa Ctrl+T para convertirlo en tabla. Las fórmulas se amplían solas con cada fila nueva.

¿Qué categorías conviene fijar antes del primer importe?

Antes de escribir una cifra, apunta de 8 a 12 categorías en una hoja aparte llamada Categorías: vivienda, suministros, alimentación, transporte, salud, suscripciones, ocio, ahorro y otros. Una lista corta se rellena rápido; una larga tiende a abandonarse.

Un error típico es desmenuzar demasiado, por ejemplo separar el bar de la merienda. El resumen se vuelve ilegible y elegir categoría frena cada anotación.

Si quieres un marco de referencia, la regla 50/30/20 (50 % necesidades, 30 % deseos, 20 % ahorro) aparece también en las guías de Microsoft sobre planes de presupuesto. Puedes traducirla en una columna más en la tabla Categorías: "Necesidad", "Deseo" o "Ahorro". Pero es un añadido, no un requisito.

¿Qué fórmulas hacen falta en la plantilla de Excel de gastos mensuales?

El resumen mensual se apoya en tres fórmulas: SUMAR.SI.CONJUNTO para los gastos de cada categoría en el mes elegido, SUMA para los totales y una resta para la diferencia con los ingresos. SUMAR.SI basta si llevas un archivo por mes. Con un registro anual hace falta SUMAR.SI.CONJUNTO, porque también tiene que filtrar por fecha.

En la hoja Resumen, pon en B1 el primer día del mes (por ejemplo 01/11/2026) y las categorías en A4:A12. Después, en B4:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Importe];Gastos[Categoría];A4;Gastos[Fecha];">="&$B$1;Gastos[Fecha];"<"&FECHA.MES($B$1;1))

Arrastra la fórmula hasta el final de la lista. Luego añade estas filas:

1. Total gastos: =SUMA(B4:B12)
2. Ingresos del mes: una celda donde escribes la nómina neta y los demás ingresos.
3. Diferencia: =Ingresos - Total gastos. Si es negativa, has gastado más de lo que ha entrado.
4. Porcentaje de ahorro: =Diferencia / Ingresos, con formato de porcentaje.
5. Control de cuadre: =Total gastos - SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Importe];Gastos[Fecha];">="&$B$1;Gastos[Fecha];"<"&FECHA.MES($B$1;1)). Debe dar 0.

Si no es cero, al menos una fila tiene la categoría vacía o escrita de forma distinta a la de la lista.

¿Cómo evitar errores al introducir datos con listas desplegables y formatos?

La validación de datos te protege de los errores de escritura: una celda que solo acepta valores de la lista no puede contener "Alimentacion" en lugar de "Alimentación". En Excel, la ruta es Datos, Validación de datos, Lista. Como origen indicas el rango de la hoja Categorías. Lo mismo vale para el método de pago.

Tres controles que se configuran una sola vez:

• Importe: formato Moneda en euros, con regla de validación "número decimal". Así se rechaza "62,40 euros" escrito como texto.
• Fecha: formato de fecha dd/mm/aaaa y validación "fecha". Una fecha escrita como texto se escapa de los filtros del resumen sin avisar.

Añade un formato condicional en la celda Diferencia: roja si es negativa, verde si es positiva.

¿Cómo reutilizar el mismo archivo cada mes sin rehacerlo?

Lleva un único registro para todo el año y cambia solo la fecha de B1 en el resumen: todas las fórmulas se recalculan sobre el mes nuevo.

Al empezar el mes:

1. Cambia B1 por el primer día del mes nuevo.
2. Actualiza la celda Ingresos.
3. Añade los gastos recurrentes (alquiler, suscripciones, cuotas) con su fecha: unos dos minutos, una vez al mes.
4. Comprueba que la celda de cuadre esté a 0.

Antes de empezar, guarda una copia limpia del archivo como respaldo. Si un día rompes una fórmula, vuelves a partir de ahí.

Al final del año, guarda con otro nombre un archivo "2026 archivo", vacía la tabla Gastos y empieza de nuevo. El archivo también puede funcionar con las Hojas de cálculo de Google o con LibreOffice Calc, pero los nombres de las funciones y las tablas con referencias estructuradas podrían no ser compatibles: revisa las fórmulas después de abrirlo.

¿Cuándo una hoja de Excel deja de ser suficiente?

Una hoja de Excel aguanta mientras el dinero sea solo tuyo. Deja de bastar cuando un gasto hay que dividirlo con otros y alguien tiene que devolverte su parte: en ese punto el registro no dice quién ha pagado por quién ni cuánto falta. Las columnas "adelantado por" y "parte de" hacen crecer el archivo hasta volverlo inmanejable.

Si vives con compañeros de piso o tienes un viaje en grupo, la checklist de la hoja de cálculo para gastos compartidos muestra dónde se rompe un archivo que tocan varias manos. En pareja, con ingresos distintos, la división proporcional ya es un cálculo aparte: la tienes explicada en cómo dividir los gastos en pareja con sueldos distintos.

Para lo demás, Excel va bien. Una app para dividir gastos con un enlace solo hace falta cuando los demás tienen que pagar su parte.

Preguntas frecuentes

¿Puedo rellenar la hoja desde el móvil?

Sí, si guardas el archivo en OneDrive o Google Drive y lo abres con la app de Excel o de Hojas de cálculo. Conviene anotar los gastos en cuanto los haces, para que no se te olviden.

¿Qué fecha pongo en un gasto pagado con tarjeta de crédito que se carga el mes siguiente?

Escribe la fecha en que gastaste, no la del cargo en la cuenta. Así el gasto queda en el mes en que decidiste hacerlo. Para que cuadre con el saldo del banco, usa la columna del método de pago: filtra "Tarjeta de crédito" y compara el total con el extracto.

¿Cómo trato el ahorro en la hoja? ¿Es un gasto?

Trátalo como una categoría, llamada "Ahorro", que entra en los gastos del mes. Así la diferencia con los ingresos se acerca a cero cuando has asignado cada euro. Si prefieres ver el ahorro como lo que sobra, deja la categoría fuera y mira la diferencia final.

¿Por dónde empiezo hoy?

Introduce tres gastos reales de esta semana.

Cuando uno de esos gastos toca dividirlo con otros, Split The Bill parte de una foto del ticket, calcula las partes y envía un enlace con el que cada uno salda la suya, sin apps que descargar.