Šta je besplatna aplikacija za fakture za preduzetnike? Proveri na jednom primeru

Besplatna aplikacija za fakture za preduzetnike je alat u koji samo uneseš klijenta, stavke i iznose, a on izračuna porez na potrošnju i porez po odbitku, napravi PDF fakturu i pošalje je. Pri izboru ne gledaj toliko broj besplatnih faktura, koliko to da li je obračun svaki put tačan.

Kao primer uzmimo honorar od 100.000 jena bez poreza. Porez na potrošnju je 10.000 jena. Porez po odbitku po stopi od 10,21% iznosi 10.210 jena. Uplata je 99.790 jena. U kojoj god aplikaciji napraviš ovu fakturu, moraju da izađu isti brojevi.

Ključne tačke

• Porez na potrošnju na kvalifikovanoj fakturi zaokružuje se samo jednom po fakturi, za svaku poresku stopu posebno. Zaokruživanje po stavkama pa sabiranje nije dozvoljeno.
• Kada honorar pređe milion jena, stopa poreza po odbitku na deo iznad tog iznosa raste na 20,42%. Za 1,5 miliona jena to je 204.200 jena.
• Od 1. oktobra 2026. udeo poreza na potrošnju plaćenog preduzetniku oslobođenom poreza koji klijent može da odbije pao je sa 80% na 50%.
• Čak i ako aplikacija ima polje za registracioni broj, ne možeš da izdaješ kvalifikovane fakture dok se ne registruješ u poreskoj upravi kao izdavalac kvalifikovanih faktura.

Šta besplatna aplikacija za fakture radi automatski?

Besplatna aplikacija za fakture radi uglavnom četiri stvari. Obračun poreza na potrošnju po stopama, obračun poreza po odbitku, pravljenje PDF-a i slanje mejlom ili putem linka za deljenje. U Excelu formule praviš sam, a u aplikaciji jednom uneseš klijenta i stavke i od druge fakture sve završiš za minut-dva.

Šta je besplatno, dosta se razlikuje od aplikacije do aplikacije

Pod „besplatno“ se krije svašta. Evo besplatnih paketa glavnih servisa.

Servis	Limit u besplatnom planu	Kome odgovara
freee請求書	Neograničeno faktura i klijenata	Onima koji koriste freee računovodstvo
INVOY	Neograničeno faktura (slanje poštom se plaća)	Onima koji žele sve na jednom mestu, od ponude do priznanice
Misoca	Do 10 faktura mesečno	Onima koji koriste Yayoi računovodstveni softver
請求書FinFin	Do 10 faktura mesečno	Onima koji sve žele da završe na telefonu
マネーフォワード クラウド請求書	Do 5 faktura mesečno	Onima koji žele povezivanje sa MF poreskom prijavom

Najbolje povezivanje sa računovodstvenim softverom ima aplikacija za fakture iste kompanije. Ako si već izabrao softver za godišnju poresku prijavu, uzmi aplikaciju iz iste porodice i lakše ćeš usklađivati potraživanja. To treba iskreno priznati.

Slanje papirnih faktura poštom kod svih servisa košta oko 180–200 jena po fakturi. Slanje PDF-a mejlom je besplatno.

Obračun mora da ide po fiksnoj formuli, ne procenom

Brojevi na fakturi ne smeju da budu AI „otprilike“. Isti unos, svaki put isti rezultat. To je minimum. Isto važi i za podelu računa: obračun ko kome koliko duguje ne izaziva svađe baš zato što je formula fiksna.

Kojih 6 stavki faktura mora da ima po sistemu kvalifikovanih faktura?

Kvalifikovana faktura (invoice) mora da ima 6 stavki. Registracioni broj (T + 13 cifara) i ime, datum transakcije, opis transakcije, ukupan iznos po poreskoj stopi i primenjenu stopu, iznos poreza na potrošnju po stopi i naziv primaoca. Ako nedostaje makar jedna, klijent ne može da ostvari odbitak ulaznog poreza.

1. Ime ili naziv izdavaoca i registracioni broj
2. Datum transakcije
3. Opis transakcije (uz napomenu ako ima stavki po sniženoj stopi)
4. Ukupan iznos razvrstan po poreskim stopama i primenjena stopa
5. Iznos poreza na potrošnju razvrstan po poreskim stopama
6. Ime ili naziv preduzetnika koji prima fakturu

Zvanično objašnjenje uslova nalazi se na posebnom sajtu Nacionalne poreske agencije o sistemu kvalifikovanih faktura.

Najlakše se previde stavke 4 i 5. Ako na istoj fakturi imaš honorar za dizajn (10%) i stvarni trošak hrane i pića sa sastanka (8%), moraš posebno da prikažeš međuzbir i porez za 10% i za 8%. Kada testiraš aplikaciju, unesi dva reda sa različitim stopama. Ako se međuzbirovi po stopama sami razdvoje, aplikacija je prošla.

Koliki su porez po odbitku i iznos uplate na fakturi od 100.000 jena bez poreza?

Za honorar za dizajn od 100.000 jena bez poreza, uplata je 99.790 jena: iznos fakture od 110.000 jena minus porez po odbitku od 10.210 jena. Ako je porez na potrošnju jasno izdvojen na fakturi, porez po odbitku može da se računa na iznos bez poreza. Zato se na deo od 10.000 jena poreza na potrošnju porez po odbitku ne plaća.

Stavka	Obračun	Iznos
Honorar (bez poreza)	―	100.000 jena
Porez na potrošnju (10%)	100.000 × 10%	10.000 jena
Iznos fakture (sa porezom)	100.000 + 10.000	110.000 jena
Porez po odbitku	100.000 × 10,21%	−10.210 jena
Uplata	110.000 − 10.210	99.790 jena

10,21% je zbir poreza na dohodak od 10% i specijalnog poreza na dohodak za obnovu od 0,21%. Iznos ispod jednog jena se odseca. Koji honorari podležu odbitku, poput autorskih honorara, honorara za dizajn i predavanja, možeš da proveriš u odgovoru Nacionalne poreske agencije o porezu po odbitku na autorske honorare i predavanja.

Iznad milion jena stopa se menja

Kada jedna isplata pređe milion jena, na deo iznad toga ide 20,42%. Za 1.500.000 jena bez poreza: milion × 10,21% je 102.100 jena. Višak od 500.000 × 20,42% je 102.100 jena. Ukupno 204.200 jena.

Najčešća greška u ručno pravljenom Excelu je da se zaboravi na ova dva nivoa i ceo iznos pomnoži sa 10,21%. Unesi u aplikaciju iznos veći od milion jena i proveri da li dobijaš 204.200 jena.

Neki klijenti ne odbijaju porez

Porez po odbitku se obračunava kada je isplatilac obveznik obračuna poreza po odbitku. Kod firmi se po pravilu odbija. S druge strane, kod fizičkih lica koja nemaju tu obavezu ne odbija se. Dobro je da aplikacija ima opciju da porez po odbitku uključiš ili isključiš za svakog klijenta posebno.

Kako aplikacija za fakture treba da zaokružuje porez na potrošnju?

Na fakturi sa tri stavke, ako porez odsečeš po svakom redu pa sabereš, dobijaš 5.066 jena. Ako ga računaš na ukupan iznos, dobijaš 5.067 jena. Po sistemu kvalifikovanih faktura tačno je ovo drugo. Zaokružuje se jednom po fakturi, za svaku poresku stopu.

Pogledajmo konkretne brojeve.

• Izrada dizajna 33.333 jena → porez po redu 3.333 jena
• Ispravke 12.345 jena → porez po redu 1.234 jena
• Fotografije 4.999 jena → porez po redu 499 jena

Zbir zaokružen po redovima je 5.066 jena. S druge strane, ukupno bez poreza 50.677 jena × 10% = 5.067,7 jena, odsečeno samo jednom, daje 5.067 jena. Razlika je jedan jen. I zbog jednog jena knjigovodstvo klijenta zastaje pri usklađivanju.

Da li ćeš odsecati, zaokruživati ili zaokruživati naviše, odlučuješ sam. Bitno je da izabrani način bude isti na svim fakturama. Može li se u podešavanjima aplikacije izabrati način zaokruživanja i računa li ona na ukupan iznos umesto po stavkama? Najbrže ćeš ove dve stvari proveriti ako uneseš tri reda iznad.

Šta se menja kada besplatnu aplikaciju za fakture koristi preduzetnik oslobođen poreza?

Preduzetnik oslobođen poreza koji nema registracioni broj ne može da izdaje kvalifikovane fakture ni u besplatnoj aplikaciji. Može da pravi obične fakture sa praznim poljem za registracioni broj. Obračun poreza po odbitku je potreban bez obzira na registraciju, pa automatski obračun od 10,21% i dalje dobro dođe.

Menja se teret za klijenta. I bez kvalifikovane fakture, klijent po prelaznim odredbama može da odbije deo iznosa koji odgovara porezu na potrošnju. Od oktobra 2023. do septembra 2026. taj udeo je bio 80%. Od oktobra 2026. do septembra 2029. iznosi 50%. Pitanje klijenta „Hoćeš li se registrovati?“ verovatno ćeš čuti sve češće.

U aplikaciji treba da uradiš tri stvari.

1. Proveri da li šablon može da prikaže polje za registracioni broj prazno ili da ga sakrije
2. Unapred se dogovori sa klijentom kako se prikazuje porez na potrošnju (uračunat ili posebno naveden)
3. Kada se registruješ, dobijeni broj T + 13 cifara ručno unesi u podešavanja (aplikacija ga ne preuzima sama)

Kako poslati PDF fakturu i koliko godina je čuvati?

Fakturu poslatu kao PDF moraš da čuvaš elektronski, kao podatak o elektronskoj transakciji. Nije dovoljno da je odštampaš i čuvaš na papiru. Rok čuvanja je po pravilu 7 godina. Izdavaoci kvalifikovanih faktura isto toliko čuvaju i kopije izdatih faktura.

Najčešće se šalju kao prilog u mejlu ili putem linka za deljenje. Neki šalju i preko LINE-a. Dok god klijent može da otvori fajl, način nije bitan.

Kod čuvanja pazi na pretragu. Zakon o elektronskom čuvanju poslovnih knjiga traži da se dokumenti mogu pretraživati po datumu transakcije, iznosu i klijentu. Ako fakture praviš u Excelu i stavljaš u folder, moraš sam da se držiš pravila imenovanja poput „20261025_Firma_〇〇_110000.pdf“. Aplikacija koja automatski čuva u oblaku smanjuje taj posao.

Pored toga, potreban je ili sistem koji beleži istoriju izmena i brisanja, ili interni pravilnik kojim se obavezuješ da nećeš menjati podatke. Za ovo drugo Nacionalna poreska agencija je objavila šablon.

Najčešća pitanja

Šta ako sredinom meseca pređem limit besplatnog plana?

U zavisnosti od servisa, traže ti da pređeš na plaćeni plan ili ne možeš da izdaješ fakture do sledećeg meseca. Ako u aplikaciji sa limitom od 10 faktura mesečno redovno izdaješ 11 ili više, bolje odmah izaberi aplikaciju bez ograničenja i uštedi sebi prelazak. Pre ugovaranja dobro je proveriti i da li stare fakture možeš da izvezeš u CSV.

Šta ako klijent traži fakturu bez poreza po odbitku?

O tome da li se porez odbija odlučuje isplatilac. Ako je klijent fizičko lice bez obaveze obračuna poreza po odbitku, slobodno postupi kako kaže. Ako ti firma kaže da neće odbijati, moguće je da su procenili da vrsta honorara ne podleže odbitku. Da kasnije ne bi bilo nesporazuma, ostavi kratku potvrdu mejlom.

Šta ako pošaljem fakturu sa pogrešnim iznosom?

Osnovno pravilo je da ne ispravljaš i ne prepisuješ originalnu fakturu, nego izdaješ novu, ispravljenu. Kod kvalifikovanih faktura postoji obaveza da se izda ispravljena kvalifikovana faktura. Ako sačuvaš i kopiju originala i ispravljenu verziju, tok događaja možeš da objasniš i pri poreskoj kontroli.

Šta da isprobaš pre nego što izabereš besplatnu aplikaciju za fakture

Kada izabereš kandidate, pre ugovaranja unesi tri broja iz ovog članka. 100.000 jena bez poreza i uplata od 99.790 jena. 1.500.000 jena bez poreza i porez po odbitku od 204.200 jena. Tri stavke i porez na potrošnju od 5.067 jena. Ako se sva tri slažu, obračunu možeš da veruješ.

Koliko faktura mesečno izdaješ i koji računovodstveni softver koristiš? Po ova dva pitanja izbor se skoro sasvim suzi. Ako ti je povezivanje sa računovodstvom na prvom mestu, pravi izbor je aplikacija za fakture iz iste porodice.

Split The Bill je veb-aplikacija koja na jednom mestu objedinjuje izradu PDF faktura i obračun zajedničkih troškova sa prijateljima ili grupom na putovanju. Besplatni plan je zauvek besplatan i ne traži unos kartice. Druga strana ne mora ništa da skida, samo otvori link za deljenje u pregledaču. Ako želiš da poslovne fakture i privatnu podelu troškova života kad živite zajedno vodiš na istom mestu, napravi prvu fakturu. Obračun ide po fiksnoj formuli. Bez trikova.