Logiciel facturation auto-entrepreneur gratuit : le vérifier sur une facture réelle

Un logiciel facturation auto-entrepreneur gratuit est un outil qui vous permet, en saisissant simplement le client, les prestations et les montants, d'envoyer en PDF une facture où la taxe à la consommation et la retenue à la source sont déjà calculées. Pour choisir, ce qui compte n'est pas le nombre de factures offertes, mais l'exactitude du calcul, à chaque fois.

Prenons l'exemple d'une rémunération de 100 000 yens HT. La taxe à la consommation s'élève à 10 000 yens. La retenue à la source, au taux de 10,21 %, fait 10 210 yens. Le montant viré est de 99 790 yens. Quelle que soit l'application utilisée pour établir cette facture, elle doit donner exactement les mêmes chiffres.

Points clés

• Sur une facture qualifiée, la taxe à la consommation s'arrondit une seule fois par taux, pour chaque facture. Arrondir ligne par ligne puis additionner n'est pas admis.
• Au-delà de 1 million de yens de rémunération, le taux de retenue à la source passe à 20,42 % sur la part qui dépasse. Pour 1,5 million de yens, cela fait 204 200 yens.
• Depuis le 1er octobre 2026, la part de la taxe versée à une entreprise exonérée que le client peut déduire est passée de 80 % à 50 %.
• Même si l'application propose un champ pour le numéro d'enregistrement, vous ne pouvez pas émettre de facture qualifiée tant que vous n'êtes pas enregistré comme émetteur de factures qualifiées auprès du bureau des impôts.

Que fait automatiquement une application de facturation gratuite ?

Une application de facturation gratuite fait surtout quatre choses. Le calcul de la taxe à la consommation par taux, le calcul de la retenue à la source, la mise en PDF, et l'envoi par e-mail ou par lien de partage. Sous Excel, vous construisez vous-même les formules ; avec une application, une fois le client et les prestations enregistrés, chaque nouvelle facture se fait en une à deux minutes.

Ce qui est gratuit varie beaucoup d'une application à l'autre

Derrière le mot « gratuit », les offres n'ont rien à voir. Voici les limites des formules gratuites des principaux services.

Service	Limite d'émission en formule gratuite	Pour qui
freee請求書	Factures et clients illimités	Ceux qui utilisent le logiciel comptable freee
INVOY	Factures illimitées (envoi postal payant)	Ceux qui veulent tout gérer, du devis au reçu
Misoca	Jusqu'à 10 envois par mois	Ceux qui utilisent le logiciel comptable de Yayoi
請求書FinFin	Jusqu'à 10 factures par mois	Ceux qui veulent tout faire depuis leur smartphone
マネーフォワード クラウド請求書	Jusqu'à 5 par mois	Ceux qui veulent le relier à la déclaration fiscale de Money Forward

Pour la connexion avec un logiciel comptable, rien ne vaut l'application de facturation du même éditeur. Si votre logiciel de déclaration fiscale est déjà choisi, rester dans la même gamme facilite le lettrage des créances clients. Autant le reconnaître franchement.

L'envoi postal papier coûte, quel que soit le service, environ 180 à 200 yens par envoi. L'envoi du PDF par e-mail, lui, est gratuit.

Le calcul doit suivre une formule fixe, pas une estimation

Les chiffres d'une facture ne peuvent pas être « à peu près » justes, comme une réponse d'IA. Même saisie, même résultat, à chaque fois. C'est le minimum. C'est pareil pour un partage d'addition : le calcul de qui doit combien à qui ne crée pas de disputes parce que la formule est fixe.

Quelles sont les 6 mentions obligatoires d'une facture qualifiée ?

Une facture qualifiée doit comporter 6 mentions. Le numéro d'enregistrement (T + 13 chiffres) et le nom de l'émetteur, la date de l'opération, la nature de l'opération, le total par taux avec le taux appliqué, le montant de taxe par taux, et le nom du destinataire. S'il en manque une seule, le client ne peut pas déduire la taxe sur ses achats.

1. Nom ou dénomination de l'émetteur et numéro d'enregistrement
2. Date de l'opération
3. Nature de l'opération (avec mention des articles soumis au taux réduit, le cas échéant)
4. Montant total de la contrepartie ventilé par taux et taux appliqué
5. Montant de la taxe à la consommation ventilé par taux
6. Nom ou dénomination de l'entreprise destinataire

La description officielle de ces exigences se trouve sur le site dédié au régime des factures qualifiées de l'Agence nationale des impôts.

Les points 4 et 5 sont les plus souvent oubliés. Si vous facturez sur la même facture des honoraires de design (10 %) et des frais de repas lors d'une réunion (8 %), vous devez présenter séparément les sous-totaux et la taxe à 10 % et à 8 %. Quand vous testez une application, saisissez deux lignes à des taux différents. Si les sous-totaux par taux se séparent automatiquement, c'est bon.

Pour une facture de 100 000 yens HT, combien font la retenue à la source et le virement ?

Pour 100 000 yens HT d'honoraires de design, le montant viré est de 99 790 yens : les 110 000 yens facturés moins 10 210 yens de retenue à la source. Si la taxe à la consommation est clairement distinguée sur la facture, la retenue peut se calculer sur le montant HT. La part de 10 000 yens de taxe n'est donc pas soumise à la retenue.

Ligne	Calcul	Montant
Rémunération (HT)	―	100 000 yens
Taxe à la consommation (10 %)	100 000 × 10 %	10 000 yens
Montant facturé (TTC)	100 000 + 10 000	110 000 yens
Retenue à la source	100 000 × 10,21 %	−10 210 yens
Montant viré	110 000 − 10 210	99 790 yens

Les 10,21 % correspondent à l'impôt sur le revenu de 10 % plus l'impôt spécial de reconstruction de 0,21 %. Les fractions de yen sont tronquées. Vous pouvez vérifier quelles rémunérations sont concernées (droits d'auteur, honoraires de design, cachets de conférence, etc.) dans la fiche Tax Answer de l'Agence nationale des impôts sur la retenue à la source des droits d'auteur et cachets.

Au-delà de 1 million de yens, le taux change

Si un paiement dépasse 1 million de yens, la part qui dépasse est soumise à 20,42 %. Pour 1 500 000 yens HT : 1 million × 10,21 % donne 102 100 yens. Les 500 000 yens de dépassement × 20,42 % donnent 102 100 yens. Total : 204 200 yens.

L'erreur la plus fréquente dans un Excel fait main consiste à oublier ces deux tranches et à appliquer 10,21 % sur la totalité. Saisissez un montant de plus de 1 million de yens dans l'application et vérifiez qu'elle affiche bien 204 200 yens.

Certains clients ne pratiquent pas la retenue

La retenue s'applique quand le payeur est tenu de la prélever. Avec une société, elle est en principe prélevée. En revanche, un particulier qui n'y est pas tenu ne la prélève pas. L'idéal est une application qui permet d'activer ou de désactiver la retenue client par client.

Comment une application de facturation doit-elle arrondir la taxe à la consommation ?

Sur une facture de trois lignes, tronquer la taxe ligne par ligne puis additionner donne 5 066 yens. L'appliquer en une fois sur le total donne 5 067 yens. Dans le régime des factures qualifiées, c'est la seconde méthode qui est correcte. L'arrondi se fait une seule fois par taux, pour chaque facture.

Voyons-le avec des chiffres concrets.

• Création graphique 33 333 yens → taxe de la ligne 3 333 yens
• Retouches 12 345 yens → taxe de la ligne 1 234 yens
• Banque d'images 4 999 yens → taxe de la ligne 499 yens

La somme des arrondis ligne par ligne fait 5 066 yens. En revanche, un total HT de 50 677 yens × 10 % = 5 067,7 yens, tronqué une seule fois, donne 5 067 yens. L'écart est de 1 yen. Même pour 1 yen, la comptabilité du client bloque au rapprochement.

Troncature, arrondi au plus proche ou arrondi supérieur : l'entreprise choisit librement. L'essentiel, c'est d'appliquer la même méthode sur toutes les factures. L'application permet-elle de choisir le mode d'arrondi dans ses réglages, et calcule-t-elle sur le total plutôt que ligne par ligne ? Le plus rapide pour vérifier ces deux points est de saisir réellement les trois lignes ci-dessus.

Qu'est-ce qui change pour une entreprise exonérée qui utilise une application gratuite ?

Une entreprise exonérée sans numéro d'enregistrement ne peut pas émettre de facture qualifiée, même avec une application gratuite. Elle peut seulement établir une facture ordinaire, avec le champ du numéro d'enregistrement vide. La retenue à la source reste due avec ou sans enregistrement : le calcul automatique à 10,21 % garde donc toute son utilité.

Ce qui change, c'est la charge pour le client. Même sans facture qualifiée, une mesure transitoire permet au client de déduire une partie de la taxe correspondante. Ce taux était de 80 % d'octobre 2023 à septembre 2026. D'octobre 2026 à septembre 2029, il est de 50 %. Les clients qui vous demandent « Allez-vous vous enregistrer ? » devraient être de plus en plus nombreux.

Côté application, il y a trois choses à faire.

1. Vérifier que le modèle peut laisser le champ du numéro d'enregistrement vide, ou le masquer
2. Convenir à l'avance avec le client de l'affichage de la taxe (TTC, ou HT avec la taxe indiquée à part)
3. Une fois enregistré, saisir à la main dans les réglages le numéro T + 13 chiffres reçu (l'application ne le récupère pas automatiquement)

Comment envoyer la facture PDF et combien d'années la conserver ?

Une facture envoyée en PDF est une donnée de transaction électronique, qu'il faut obligatoirement conserver sous forme électronique. L'imprimer et la ranger sur papier ne suffit pas. La durée de conservation est en principe de 7 ans. Les émetteurs de factures qualifiées conservent aussi, de la même façon, une copie des factures émises.

L'envoi se fait le plus souvent en pièce jointe d'un e-mail ou par lien de partage. Certains passent par LINE. Tant que le client peut ouvrir le fichier, n'importe quelle méthode convient.

Pour la conservation, attention à la recherche. La loi sur la conservation électronique des livres comptables exige de pouvoir retrouver les documents par date, montant et client. Si vous créez vos factures sous Excel et les rangez dans un dossier, vous devez respecter vous-même une règle de nommage du type « 20261025_SocieteXX_110000.pdf ». Avec une application qui enregistre automatiquement dans le cloud, cette contrainte s'allège.

Autre point : il faut soit un système qui garde l'historique des corrections et suppressions, soit un règlement interne par lequel vous vous engagez à ne pas falsifier les données. Pour ce dernier, l'Agence nationale des impôts publie un modèle.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je dépasse la limite de la formule gratuite en cours de mois ?

Selon le service, on vous demandera de passer à une formule payante, ou vous ne pourrez plus émettre de factures jusqu'au mois suivant. Si vous envoyez 11 factures ou plus chaque mois avec une application limitée à 10 envois, choisir d'emblée une application illimitée vous évitera un changement d'outil. Vérifiez aussi, avant de vous engager, que vous pouvez exporter l'historique de vos factures en CSV.

Un client me demande de facturer sans retenue à la source : que faire ?

C'est le payeur qui décide s'il pratique ou non la retenue. Si le client est un particulier non tenu de la prélever, vous pouvez suivre sa demande sans problème. Si c'est une société qui vous dit ne pas la prélever, elle a peut-être estimé que ce type de rémunération n'est pas concerné. Pour éviter tout litige plus tard, gardez une confirmation écrite par e-mail.

J'ai envoyé une facture avec un mauvais montant : que faire ?

La règle n'est pas de corriger et d'écraser la facture d'origine, mais d'émettre une nouvelle facture rectifiée. Pour une facture qualifiée, vous êtes tenu de remettre une facture qualifiée corrigée. En conservant la copie d'origine et la version rectifiée, vous pourrez expliquer l'historique en cas de contrôle fiscal.

Ce qu'un indépendant doit tester avant de choisir une application de facturation gratuite

Une fois votre application repérée, saisissez les trois chiffres de cet article avant de vous engager. 100 000 yens HT pour un virement de 99 790 yens. 1 500 000 yens HT pour une retenue de 204 200 yens. Trois lignes pour une taxe de 5 067 yens. Si les trois concordent, vous pouvez faire confiance au calcul.

Combien de factures envoyez-vous par mois, et quel logiciel comptable utilisez-vous ? Ces deux questions suffisent presque à faire le tri. Si la connexion comptable passe avant tout, la bonne réponse est l'application de facturation de la même gamme.

Split The Bill est une application web qui réunit la création de factures PDF et le remboursement des avances entre amis ou en voyage de groupe. La formule Free est gratuite à vie, sans carte bancaire. Les autres n'ont rien à télécharger : ils ouvrent simplement le lien de partage dans leur navigateur. Si vous voulez gérer au même endroit vos factures pro et, côté perso, le partage des dépenses du quotidien en couple, commencez par créer une facture. Le calcul suit une formule fixe. Sans piège.