App gratuita per fatture per lavoratori autonomi: cos'è? Verifichiamola con un esempio reale

Un'app gratuita per le fatture pensata per i lavoratori autonomi è uno strumento che, inserendo solo cliente, voci e importi, calcola imposta sui consumi e ritenuta alla fonte e ti permette di inviare la fattura in PDF. Al momento della scelta conta meno il numero di fatture incluse nel piano gratuito e più il fatto che i calcoli siano sempre corretti.

Prendiamo come esempio un compenso di 100.000 yen al netto delle imposte. L'imposta sui consumi è di 10.000 yen. La ritenuta alla fonte, al 10,21%, è di 10.210 yen. L'importo del bonifico è di 99.790 yen. Qualunque app tu usi per creare questa fattura, i numeri devono essere gli stessi.

Punti chiave

• Sulle fatture qualificate l'imposta sui consumi si arrotonda una sola volta per aliquota, per ogni fattura. Non è ammesso arrotondare voce per voce e poi sommare.
• Se il compenso supera 1 milione di yen, sulla parte eccedente l'aliquota della ritenuta sale al 20,42%. Su 1,5 milioni di yen la ritenuta è di 204.200 yen.
• Dal 1° ottobre 2026 la quota dell'imposta sui consumi pagata a un operatore esente che il cliente può detrarre è scesa dall'80% al 50%.
• Anche se l'app ha un campo per il numero di registrazione, non puoi emettere fatture qualificate se non hai completato la registrazione come emittente presso l'ufficio delle imposte.

Cosa fa in automatico un'app gratuita per le fatture?

Un'app gratuita per le fatture fa sostanzialmente quattro cose. Calcola l'imposta sui consumi per aliquota, calcola la ritenuta alla fonte, genera il PDF e lo invia via email o tramite link di condivisione. Con Excel le formule le devi costruire tu, mentre con un'app basta registrare una volta cliente e voci: dalla seconda fattura in poi bastano 1-2 minuti.

Cosa è gratis cambia parecchio da un'app all'altra

Dietro la parola "gratuito" c'è di tutto. Ecco i piani gratuiti dei principali servizi.

Servizio	Limite di emissione nel piano gratuito	Per chi è adatto
freee請求書	Fatture e clienti illimitati	Chi usa freee会計
INVOY	Fatture illimitate (invio postale a pagamento)	Chi vuole gestire tutto, dal preventivo alla ricevuta
Misoca	Fino a 10 invii al mese	Chi usa il software contabile di Yayoi
請求書FinFin	Fino a 10 fatture al mese	Chi vuole fare tutto dallo smartphone
マネーフォワード クラウド請求書	Fino a 5 al mese	Chi vuole collegarla alla dichiarazione dei redditi di MF

L'integrazione con il software contabile funziona meglio con l'app per le fatture della stessa azienda. Se hai già scelto il software per la dichiarazione dei redditi, prendere un'app della stessa famiglia semplifica la riconciliazione dei crediti. Questo va riconosciuto onestamente.

L'invio postale della fattura cartacea costa con qualsiasi servizio circa 180-200 yen a lettera. Se invii solo il PDF via email, è gratis.

I calcoli devono seguire una formula fissa, non una stima

Sui numeri di una fattura il "più o meno" di un'IA non va bene. A parità di dati inseriti, il risultato deve essere sempre lo stesso. È il requisito minimo. Vale anche per dividere le spese: il calcolo di chi deve quanto a chi non crea discussioni proprio perché la formula è fissa.

Quali sono i 6 elementi obbligatori in fattura con l'Invoice System?

La fattura qualificata (invoice) richiede 6 elementi. Numero di registrazione (T + 13 cifre) e nome, data dell'operazione, descrizione dell'operazione, totale dei corrispettivi per aliquota con l'aliquota applicata, importo dell'imposta sui consumi per aliquota e nome del destinatario. Se ne manca anche uno solo, il cliente non può detrarre l'imposta sugli acquisti.

1. Nome o denominazione dell'emittente e numero di registrazione
2. Data dell'operazione
3. Descrizione dell'operazione (con indicazione delle voci soggette ad aliquota ridotta, se presenti)
4. Importo dei corrispettivi totalizzato per aliquota e aliquota applicata
5. Importo dell'imposta sui consumi suddiviso per aliquota
6. Nome o denominazione dell'operatore che riceve la fattura

La spiegazione ufficiale dei requisiti si trova sul sito dedicato all'Invoice System dell'Agenzia nazionale delle entrate giapponese.

I punti che sfuggono più facilmente sono il 4 e il 5. Se nella stessa fattura metti un compenso per grafica (10%) e il rimborso di cibo e bevande di una riunione (8%), devi indicare subtotali e imposta separati per il 10% e per l'8%. Quando provi un'app, inserisci due righe con aliquote diverse. Se i subtotali per aliquota si separano da soli, l'app è promossa.

Su una fattura da 100.000 yen netti, quanto valgono ritenuta e bonifico?

Per un compenso di grafica da 100.000 yen netti, il bonifico è di 99.790 yen: l'importo fatturato di 110.000 yen meno la ritenuta di 10.210 yen. Se l'imposta sui consumi è indicata chiaramente e separatamente in fattura, la ritenuta si può calcolare sull'importo netto. Per questo sui 10.000 yen di imposta sui consumi non si applica la ritenuta.

Voce	Calcolo	Importo
Compenso (netto)	―	100.000 yen
Imposta sui consumi (10%)	100.000 × 10%	10.000 yen
Importo fatturato (lordo)	100.000 + 10.000	110.000 yen
Ritenuta alla fonte	100.000 × 10,21%	−10.210 yen
Importo del bonifico	110.000 − 10.210	99.790 yen

Il 10,21% è la somma dell'imposta sul reddito del 10% e dell'imposta speciale sul reddito per la ricostruzione dello 0,21%. Le frazioni inferiori allo yen si troncano. Quali compensi rientrano, come diritti d'autore per testi, grafica o conferenze, lo puoi verificare nella pagina Tax Answer dell'Agenzia nazionale delle entrate sulla ritenuta per testi e conferenze.

Oltre 1 milione di yen l'aliquota cambia

Se un singolo pagamento supera 1 milione di yen, sulla parte eccedente si applica il 20,42%. Su 1.500.000 yen netti: 1 milione × 10,21% fa 102.100 yen. L'eccedenza di 500.000 yen × 20,42% fa 102.100 yen. Il totale è 204.200 yen.

L'errore più comune nei fogli Excel fatti a mano è dimenticare questi due scaglioni e applicare il 10,21% all'intero importo. Inserisci nell'app un importo oltre 1 milione di yen e controlla che esca 204.200 yen.

Alcuni clienti non applicano la ritenuta

La ritenuta si applica quando chi paga è un sostituto d'imposta. Se il cliente è un'azienda, di norma viene trattenuta. Se invece è un privato senza obbligo di ritenuta, non si trattiene nulla. Sarebbe utile un'app che permetta di attivare o disattivare la ritenuta per ogni cliente.

Come dovrebbe gestire un'app per fatture gli arrotondamenti dell'imposta sui consumi?

In una fattura con tre voci, se tronchi l'imposta riga per riga e poi sommi ottieni 5.066 yen. Se la applichi una volta sul totale ottieni 5.067 yen. Con l'Invoice System è corretto il secondo metodo. L'arrotondamento si fa una sola volta per aliquota, per ogni fattura.

Vediamolo con numeri concreti.

• Realizzazione grafica 33.333 yen → imposta di riga 3.333 yen
• Modifiche 12.345 yen → imposta di riga 1.234 yen
• Immagini 4.999 yen → imposta di riga 499 yen

Il totale arrotondato riga per riga è 5.066 yen. Invece, troncando una sola volta il totale netto di 50.677 yen × 10% = 5.067,7 yen si ottiene 5.067 yen. La differenza è di 1 yen. Anche per 1 yen, la contabilità del cliente si blocca in fase di verifica.

Se troncare, arrotondare al più vicino o arrotondare per eccesso lo decide l'operatore. Quello che conta è usare lo stesso metodo su tutte le fatture. L'app permette di scegliere il metodo di arrotondamento nelle impostazioni, e calcola sul totale invece che voce per voce? Il modo più rapido per verificare questi due punti è inserire davvero le tre righe qui sopra.

Cosa cambia se un operatore esente usa un'app gratuita per le fatture?

Un operatore esente senza numero di registrazione non può emettere fatture qualificate, nemmeno con un'app gratuita. Può creare solo fatture normali con il campo del numero di registrazione vuoto. Il calcolo della ritenuta serve a prescindere dalla registrazione, quindi il calcolo automatico del 10,21% resta utile.

A cambiare è il carico per il cliente. Anche senza fattura qualificata, grazie a un regime transitorio il cliente può detrarre una parte dell'importo equivalente all'imposta sui consumi. Da ottobre 2023 a settembre 2026 questa quota era dell'80%. Da ottobre 2026 a settembre 2029 è del 50%. Le volte in cui un cliente ti chiederà "ti registri?" dovrebbero aumentare.

Sul fronte dell'app ci sono tre cose da fare.

1. Verificare che il modello permetta di lasciare vuoto il campo del numero di registrazione o di nasconderlo
2. Concordare in anticipo con il cliente come indicare l'imposta sui consumi (inclusa, oppure esclusa e indicata a parte)
3. Una volta registrato, inserire a mano nelle impostazioni il numero T + 13 cifre ricevuto (l'app non lo recupera da sola)

Come inviare il PDF della fattura e per quanti anni conservarlo?

Le fatture inviate in PDF vanno conservate in formato elettronico, come dati di transazioni elettroniche. Stamparle e archiviarle su carta non basta. Il periodo di conservazione è, in linea di principio, di 7 anni. Gli emittenti di fatture qualificate devono conservare allo stesso modo anche le copie delle fatture emesse.

Per l'invio si usano soprattutto l'allegato email o il link di condivisione. C'è anche chi le manda su LINE. Qualsiasi metodo va bene, purché il cliente riesca ad aprire il file.

Nella conservazione l'aspetto a cui fare attenzione è la ricerca. La Legge sulla conservazione elettronica dei libri contabili richiede di poter cercare per data dell'operazione, importo e cliente. Se crei le fatture in Excel e le metti in una cartella, devi rispettare da solo una regola di denominazione come "20261025_〇〇KK_110000.pdf". Con un'app che salva tutto in automatico nel cloud, questo lavoro si riduce.

Serve anche un'altra cosa: un sistema che tenga traccia di correzioni e cancellazioni, oppure un regolamento interno che dichiari di non alterare i dati. Per il secondo l'Agenzia nazionale delle entrate pubblica un modello.

Domande frequenti

Cosa succede se supero il limite del piano gratuito a metà mese?

A seconda del servizio, ti viene chiesto di passare a un piano a pagamento oppure non puoi emettere altre fatture fino al mese successivo. Se con un'app limitata a 10 invii al mese ne mandi 11 o più ogni mese, conviene scegliere fin da subito un'app illimitata ed evitare il fastidio di cambiare. Prima di iscriverti, è utile controllare anche se puoi esportare in CSV i dati delle fatture passate.

E se il cliente mi chiede di fatturare senza ritenuta?

A decidere se applicare la ritenuta è chi paga. Se il cliente è un privato senza obbligo di ritenuta, puoi seguire le sue indicazioni senza problemi. Se invece è un'azienda e ti dice che non la trattiene, è possibile che abbia valutato il tipo di compenso come escluso. Per evitare discussioni in futuro, lascia una breve conferma via email.

E se ho inviato una fattura con l'importo sbagliato?

La regola è non correggere e sovrascrivere la fattura originale, ma emettere una nuova fattura corretta. Nel caso delle fatture qualificate, c'è l'obbligo di consegnare una fattura qualificata corretta. Se conservi sia la copia originale sia la versione corretta, potrai spiegare l'accaduto anche in caso di verifica fiscale.

Cosa provare prima di scegliere un'app gratuita per le fatture da lavoratore autonomo

Una volta scelta l'app candidata, prima di iscriverti prova a inserire i tre numeri di questo articolo. Con 100.000 yen netti, bonifico di 99.790 yen. Con 1.500.000 yen netti, ritenuta di 204.200 yen. Con tre voci, imposta sui consumi di 5.067 yen. Se tornano tutti e tre, dei calcoli ti puoi fidare.

Quante fatture mandi al mese e quale software contabile usi? Con queste due risposte la scelta si restringe parecchio. Se l'integrazione contabile è la priorità, la scelta giusta è un'app per le fatture della stessa famiglia.

Split The Bill è un'app web che riunisce la creazione di fatture PDF e la gestione delle spese anticipate con amici o gruppi in viaggio. Il piano Free è gratuito per sempre e non serve la carta di credito. Chi riceve non deve scaricare nessuna app: basta aprire il link di condivisione nel browser. Se vuoi gestire nello stesso posto le fatture di lavoro e, nel privato, la divisione delle spese di casa con il partner, prova a crearne una. I calcoli seguono una formula fissa. Nessuna trappola.