Come un'app per le note spese calcola una trasferta

Un'app per le note spese di viaggio fa due tipi di lavoro. Legge gli scontrini da una foto e calcola importi forfettari secondo regole fisse. Il primo compito lo sa svolgere quasi ogni app per gli scontrini. Il secondo lo sa fare solo un'app pensata per le spese di trasferta tedesche.

La differenza emerge con una normale trasferta di tre giorni, con treno, hotel e auto propria fino alla stazione. Alcune righe sono su carta. Altre non compaiono su nessuno scontrino e vanno calcolate per legge.

Punti chiave

• In trasferta, le ricevute del ristorante non aumentano il rimborso. Per i pasti conta solo la diaria forfettaria, a prescindere da quanto sia costato il pasto.
• Una colazione in hotel pagata dal datore di lavoro insieme al conto della camera riduce la diaria di 5,60 € per ogni colazione.
• Il rimborso chilometrico di 0,30 € vale per ogni chilometro percorso. Si contano quindi sia l'andata sia il ritorno dalla stazione.
• Le app per dividere le spese di gruppo sommano gli scontrini con esattezza, ma non calcolano gli importi forfettari previsti dal fisco.

Che cos'è un'app per le note spese, in una frase?

Un'app per le note spese è un programma per smartphone o browser che registra gli scontrini di un viaggio, somma gli importi e ne ricava un rendiconto per il datore di lavoro, il fisco o i clienti. Le app migliori aggiungono agli scontrini le diarie per i pasti e i rimborsi chilometrici ed esportano il risultato verso la contabilità.

In pratica esistono due gruppi. I semplici tracker di scontrini fotografano, ordinano e sommano. Gli strumenti aziendali per le note spese aggiungono flussi di approvazione, importi forfettari e integrazioni, per esempio con DATEV. Di solito questi strumenti costano una licenza per utente. Quale gruppo vi serve non dipende dalla comodità. Dipende da chi, alla fine, controlla il rendiconto.

Come si passa dalla foto dello scontrino a un importo, e dove sbaglia l'IA?

Da una foto dello scontrino si ottengono dati in tre passaggi. Un riconoscimento del testo (OCR) legge i caratteri. Un modello li assegna a campi come data, esercente, importo lordo, valuta e IVA. Poi l'app somma gli importi. Gli errori nascono quasi sempre nel secondo passaggio, quello dell'assegnazione. La somma in sé è pura aritmetica.

Questi sono gli errori che vediamo di continuo sugli scontrini:

• Subtotale invece del totale: negli scontrini lunghi finisce nel campo importo la riga prima della mancia o prima di uno sconto.
• Mancia scritta a mano: un importo aggiunto a penna viene spesso ignorato o letto come nuovo totale.
• Carta termica sbiadita: dopo qualche giorno nella tasca della giacca mancano delle cifre. Meglio fotografare subito, ancora al tavolo.
• Formato della data: sugli scontrini esteri il 3 dicembre diventa facilmente il 12 marzo.
• Valuta: uno scontrino senza simbolo di valuta viene registrato nella valuta predefinita dell'app.

La conseguenza: l'IA legge, una persona controlla. Le app fatte bene mostrano la foto accanto ai campi riconosciuti, così correggete un valore sbagliato in due secondi. Da quel momento il calcolo deve essere deterministico. Gli stessi numeri danno sempre la stessa somma, senza stime e senza arrotondamenti a occhio.

Com'è, in numeri, il rendiconto di una trasferta di 3 giorni?

Una trasferta in Germania dal lunedì mattina al mercoledì sera, con due notti in hotel, arriva con importi di esempio a circa 543 €. Circa 485 € vengono da scontrini fotografati. Il resto si calcola secondo regole. Gli importi forfettari derivano dal § 9 della legge tedesca sull'imposta sul reddito: 14 € per il giorno di partenza e quello di rientro, 28 € per ogni giorno di calendario intero, 0,30 € per chilometro percorso con l'auto privata.

Le ipotesi: l'auto percorre 22 km fino alla stazione e altrettanti al ritorno. L'hotel fattura camera e colazione in un unico conto, rimborsato dal datore di lavoro.

Voce	Origine	Importo (esempio)
Biglietto del treno andata e ritorno	Foto scontrino / PDF	189,80 €
Hotel, 2 notti colazione inclusa	Fattura hotel	248,00 €
Trasporto pubblico locale sul posto	Foto scontrino	17,60 €
Parcheggio in stazione, 3 giorni	Foto scontrino	30,00 €
Tragitto verso la stazione, 44 km × 0,30 €	calcolato	13,20 €
Maggiori spese di vitto	calcolato	44,80 €
Totale		543,40 €

I 44,80 € si ottengono così: lunedì 14 €, martedì 28 €, mercoledì 14 €, in tutto 56 €. Martedì e mercoledì c'era la colazione in hotel, quindi si tolgono due volte 5,60 €. Per legge questa riduzione è pari al 20% della diaria giornaliera piena di 28 € e si applica anche al giorno del rientro. Lì restano 8,40 €.

Le due cene, 59,40 € in tutto, non compaiono in tabella. Chi le aggiunge comunque alla somma degli scontrini si fa rimborsare i pasti due volte.

Quali voci si fotografano e quali si calcolano a forfait?

Si fotografa tutto ciò che ha una fattura o un biglietto e viene effettivamente rimborsato: biglietti, hotel, taxi, trasporto locale, parcheggio, pedaggi. Si calcolano invece vitto e chilometri. Per queste due voci conta una regola, non uno scontrino. Un caso limite è il pernottamento. In Germania il datore di lavoro può pagare esentasse 20 € a notte senza fattura. Altrimenti vale la fattura reale dell'hotel.

Per le voci forfettarie l'app ha bisogno di dati diversi da una foto:

1. Per il vitto: orario di partenza e di rientro e l'informazione se sono stati forniti colazione, pranzo o cena. Pranzo e cena riducono ciascuno di 11,20 €.
2. Per i chilometri: partenza, destinazione e tratta percorsa. La cosa più semplice è annotare il contachilometri o salvare il percorso.
3. Per le trasferte di un giorno: la durata dell'assenza. I 14 € spettano solo oltre le 8 ore fuori casa.

Gli scontrini del ristorante conviene fotografarli lo stesso, anche se non rientrano nella somma. Se invitate un cliente, la cena diventa una spesa di rappresentanza con regole e documenti propri. A quel punto lo scontrino è il foglio più prezioso dell'intero viaggio.

A chi basta una semplice app per gli scontrini, e quando serve una vera nota spese di trasferta?

Una semplice app per gli scontrini basta quando nessuno chiede una nota spese di trasferta corretta dal punto di vista fiscale. Vale per i viaggi di gruppo privati, per i team che si ripartiscono i costi tra loro e per i lavoratori autonomi che si limitano a raccogliere gli scontrini e aggiungono da soli gli importi forfettari. Quando un datore di lavoro si aspetta approvazioni, importi forfettari ed esportazione verso le buste paga, serve uno strumento per le note spese.

Situazione	App semplice per scontrini	Strumento aziendale per note spese
Vacanza con amici, dividere le spese	va bene	sovradimensionato
Gita di team, uno anticipa	va bene	facoltativo
Autonomo, pochi viaggi all'anno	va bene, forfait a mano	facoltativo
Dipendente, l'azienda rimborsa dopo approvazione	non basta	va bene
Molti viaggiatori, serve l'export DATEV	non basta	va bene

Split The Bill si concentra sulla prima colonna. Fotografate lo scontrino, l'IA lo legge e i totali li calcola una matematica deterministica. Le spese in valuta estera vengono convertite e il rendiconto si può esportare in CSV. Diarie per i pasti e flussi di approvazione per le buste paga Split The Bill non li offre. Chi ne ha bisogno si trova meglio con uno strumento per le note spese.

In un viaggio misto con colleghi, amici o partner spesso conta meno il fisco e più chi deve cosa a chi. Per questo caso esistono soluzioni apposite per dividere le spese di viaggio in gruppo. Chi viaggia con voi apre il link nel browser, senza app da scaricare.

Che cosa faccio con il rendiconto finito: datore di lavoro, fisco o cliente?

Il rendiconto finito va a uno di tre destinatari, e ognuno vuole qualcosa di diverso. Il datore di lavoro rimborsa esentasse e ha bisogno di scontrini più orari di viaggio. Il fisco vede le spese di trasferta dei dipendenti solo se il datore di lavoro non le ha rimborsate, e in quel caso come spese professionali deducibili. Un cliente riceve i costi come voci in una fattura.

• Datore di lavoro: consegnate le foto degli scontrini, gli importi forfettari calcolati e gli orari di partenza e rientro. Se il datore di lavoro riduce meno o paga meno della diaria forfettaria, potete far valere la differenza nella dichiarazione dei redditi.
• Fisco da autonomo: per i lavoratori autonomi valgono le stesse diarie per i pasti come costo d'esercizio. Il trattamento della colazione in hotel è diverso rispetto al caso del dipendente. Conviene chiarire questo punto una volta con il vostro consulente fiscale e poi applicarlo sempre allo stesso modo.
• Cliente: se le spese di viaggio vengono rifatturate, vanno in fattura come voci separate, con gli scontrini in allegato. Un'app per fatture per lavoratori autonomi ne ricava un PDF che il cliente può verificare senza fare domande.

Conservate gli scontrini originali, anche se la foto è nell'app. Se una foto digitale possa sostituire la carta dipende da come il vostro datore di lavoro o la vostra contabilità organizza l'archiviazione.

Domande frequenti

Posso applicare il rimborso chilometrico se vado solo fino alla stazione?

Sì, anche il tragitto di avvicinamento con l'auto propria fa parte della trasferta. Si conteggiano tutti i chilometri effettivamente percorsi a 0,30 €. Se qualcuno vi viene a prendere a titolo privato e fa una deviazione apposta, non potete rendicontarli come chilometri vostri. Annotate la tratta il giorno stesso: più tardi è difficile documentarla.

Che succede se il cliente mi invita a pranzo?

Un pasto fornito dal datore di lavoro, o da terzi su sua iniziativa, riduce la diaria giornaliera di 11,20 €. La diaria può così scendere a zero, ma non andare in negativo. Se un partner commerciale vi invita di sua iniziativa, senza che sia stato il vostro datore di lavoro a disporlo, nel dubbio chiedete all'ufficio del personale come regolarsi.

Un'app per le note spese calcola correttamente anche i viaggi all'estero?

Per l'estero valgono diarie specifiche per ogni Paese, aggiornate periodicamente. Un'app le calcola solo se ha memorizzato questi valori per Paese e li tiene aggiornati. La conversione degli scontrini in euro è un tema a parte. Questo lo sanno fare anche le app semplici con supporto multi-valuta. Prima di partire verificate quale tasso di cambio accetta la vostra contabilità.

Come comincio al prossimo viaggio?

Al prossimo viaggio fotografate ogni scontrino al tavolo o allo sportello. Annotate inoltre tre cose che non compaiono su nessuno scontrino: orario di partenza, orario di rientro e pasti forniti. Così ogni rendiconto è completo, qualunque strumento usiate per prepararlo.

Se dividete le spese con colleghi o compagni di viaggio, create un gruppo su Split The Bill dal browser e fate girare il link. Fotografate gli scontrini, guardate il saldo, saldate. Chi viaggia con voi non deve installare nulla, e per cominciare basta il piano Free.