Riscuotere l'affitto in 10 minuti con un link di richiesta: come farlo con i coinquilini

Per riscuotere l'affitto basta creare un link di richiesta e inviarlo su LINE o via email: una volta presa la mano, ci vogliono circa 10 minuti. Il link di richiesta è l'URL di una pagina web che mostra la quota di ciascuno. Chi lo riceve non deve installare nessuna app né registrarsi: lo apre dal browser e basta.

Questa guida è per chi è intestatario del contratto e ogni mese raccoglie i soldi dai coinquilini. Con l'esempio di un affitto di 90.000 yen diviso tra 3 persone (gli importi degli esempi di questo articolo sono in yen giapponesi), seguiamo i passaggi dalla creazione al sollecito.

Punti chiave

• La richiesta si crea inserendo una sola volta il totale «affitto + utenze». Ogni mese cambia solo la cifra delle utenze, quindi l'inserimento si fa una volta al mese e in pochi minuti.
• Se le stanze hanno dimensioni diverse, la quota si divide in proporzione; se sono uguali, a parti uguali.
• Il link va inviato in un messaggio personale. Non incollarlo nel gruppo LINE: mandalo a una persona alla volta, di giorno, qualche giorno prima della scadenza.
• I solleciti partono dal giorno dopo la scadenza e solo per chi non ha pagato. Evita di scrivere di sera tardi o al mattino presto.

Cosa si può fare con un link di richiesta per l'affitto e quanto ci vuole

Con un link di richiesta, inserimento degli importi, calcolo delle quote, invio e controllo dei pagamenti si chiudono in un unico flusso.

Il messaggio su LINE del tipo «Questo mese sono ◯◯.◯◯◯ yen, grazie» viene sostituito da un solo link.

Passo 1: inserisci affitto e utenze per creare la richiesta

Per prima cosa crei il gruppo e inserisci affitto e utenze del mese, una voce alla volta. Nell'esempio l'affitto è 90.000 yen e le utenze (luce, gas, acqua, internet) sommano 12.000 yen, per un totale da richiedere di 102.000 yen. A pagare è l'intestatario del contratto, cioè tu.

1. Crea il gruppo e dagli un nome diverso per ogni mese, per esempio «Affitto e utenze di ◯».
2. Tra i partecipanti inserisci te stesso e i due coinquilini. Non serve raccogliere indirizzi email o numeri di telefono.
3. Imposta te come chi ha pagato e inserisci «Affitto 90.000 yen».
4. Inserisci allo stesso modo «Utenze 12.000 yen» come voce separata.

Affitto e utenze vanno sempre in voci separate. Se li sommi, quando qualcuno pensa «le utenze non sono un po' alte?» non puoi mostrargli il dettaglio. Tieni a portata di mano le foto delle bollette e degli importi richiesti.

Per l'affitto, che ogni mese è identico, registrarlo come spesa ricorrente riduce il lavoro di inserimento.

Passo 2: come decidi la quota, parti uguali o in proporzione?

Se le stanze e le condizioni sono più o meno le stesse, dividi a parti uguali; se ci sono differenze, in proporzione. A parti uguali sono 90.000 yen ÷ 3 persone, cioè 30.000 yen a testa. Per la divisione in proporzione, ecco un esempio nella tabella qui sotto.

Per le utenze, se le ore passate in casa non sono troppo diverse, anche la divisione a parti uguali convince facilmente. Puoi anche combinare le due cose: affitto in proporzione e utenze a parti uguali.

Voce	Totale	Tu	Coinquilino B	Coinquilino C
Affitto (in proporzione 4:3:3)	90.000 yen	36.000 yen	27.000 yen	27.000 yen
Utenze (a parti uguali)	12.000 yen	4.000 yen	4.000 yen	4.000 yen
Quota di ciascuno	102.000 yen	40.000 yen	31.000 yen	31.000 yen

I tuoi 40.000 yen sono una parte di quanto hai già anticipato tu, quindi da incassare restano le quote dei due coinquilini, 31.000 + 31.000 yen.

Passo 3: invia il link di richiesta dell'affitto

Quando hai generato il link di condivisione, invialo a una persona alla volta su LINE o via email. Meglio inviarlo di giorno, da 3 a 5 giorni prima della scadenza. Nel messaggio scrivi solo tre cose: motivo, scadenza e link.

Ecco la richiesta di affitto e utenze di questo mese. Aprendo il link vedi la tua quota. Ti chiedo di saldare entro il 25.

Da evitare: spiegare importi e proporzioni in un messaggio lungo. Un testo lungo non viene letto e le cifre, alla fine, si capiscono solo guardando la pagina del link. Al contrario, se non scrivi la scadenza, il pagamento resta fermo a un «prima o poi».

È utile anche dire in anticipo che per aprire il link non serve installare né registrarsi. Se pensano che gli chiederai di scaricare un'app, qualcuno potrebbe non aprirlo.

Passo 4: come paga chi apre il link

Chi riceve il link deve solo toccarlo e guardare la riga con il proprio nome, dove compare la quota del mese. Vede anche il dettaglio tra affitto e utenze, quindi non c'è bisogno di chiedere «a cosa corrisponde questa cifra?».

Il pagamento, dopo aver controllato l'importo, avviene con il metodo che tu e i coinquilini usate di solito. Va bene un bonifico, un pagamento dallo smartphone o i contanti di persona.

Passo 5: controlla i pagamenti e sollecita solo chi non ha ancora pagato

Il giorno dopo la scadenza guardi lo stato dei pagamenti e scrivi, in privato, solo a chi non ha ancora pagato. Se scrivi «lo mando a tutti» anche a chi ha già pagato, nasce un senso di ingiustizia.

1. A mezzogiorno del giorno dopo la scadenza, controlla nel gruppo chi ha già pagato.
2. Quello che ricevi in contanti o con bonifico, registralo come pagato lo stesso giorno.
3. A chi non ha pagato manda una sola riga, con lo stesso link allegato.

Il testo del sollecito va tenuto breve e senza tono di rimprovero.

Mi sembra che l'affitto del 25 non sia ancora arrivato. Ti rimando il link. Riesci a farlo entro questa settimana?

Se scrivi solo il fatto, «la scadenza è passata», l'altro si mette sulla difensiva.

Come regola, se dopo 3 giorni non c'è risposta cambia canale: se su LINE il messaggio non risulta letto, SMS o email; se all'email non risponde, una telefonata breve.

I 3 punti da controllare se hai inviato il link ma non riesci a riscuotere

Quando non riesci a riscuotere, controlla in ordine tre cose: il link non è arrivato, non è chiaro come leggere l'importo, la scadenza non coincide con le possibilità dell'altro. Pensare al carattere della persona viene dopo.

• Il link è arrivato per intero? Se un URL lungo si spezza a metà o va a capo nell'email, non si apre. Il modo più rapido è chiedere «sei riuscito ad aprirlo?».
• Sa qual è la sua cifra? C'è chi, anche dopo averlo aperto, non capisce quale riga è la sua. Scrivi la cifra già nel primo messaggio, per esempio «per B sono 31.000 yen».
• La scadenza cade prima che l'altro riceva i soldi? Se fissi la scadenza al 20 per chi prende lo stipendio a fine mese, il ritardo arriva senza cattive intenzioni. Calcola a ritroso dalla data di addebito dell'intestatario del contratto e scegli un giorno in cui tutti possono pagare.

Domande frequenti

Come chiedo l'affitto a chi è entrato a metà mese?

Calcola la quota giornaliera e inseriscila come voce separata. La formula è «quota mensile × giorni di permanenza ÷ giorni del mese». Per esempio, con una quota di 30.000 yen e 10 giorni in un mese di 30 giorni, sono 30.000 yen × 10 ÷ 30 = 10.000 yen. Tenere separati dalla quota giornaliera il deposito cauzionale e l'affitto del primo mese, se ci sono, rende più facile per l'altro controllare il dettaglio in seguito.

C'è il rischio che altre persone vedano il link di richiesta?

Il presupposto è che chiunque conosca il link possa aprirlo, quindi non incollarlo in un gruppo LINE in cui ci sono persone che non c'entrano. La regola è inviarlo in privato all'interessato. Un'altra cosa da fare è non scrivere dati personali, come il numero di conto, nel campo note della richiesta.

Da dove parti per creare il link di richiesta di questo mese?

Oggi c'è una sola cosa da fare: scrivi in una nota il totale di affitto e utenze di questo mese e la proporzione di ciascuno, poi inserisci tutto nel gruppo così com'è. Come regola, se finisci entro una settimana prima della scadenza sei in tempo.

Con Split The Bill, nel piano Free puoi creare il link di richiesta di questo mese senza registrare la carta.