Excel Tabelle Haushaltsbuch Vorlage kostenlos: die Checkliste

Die Excel Tabelle Haushaltsbuch Vorlage kostenlos baust du selbst mit fünf Spalten (Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag, Zahlungsart) und einer Übersicht, die mit SUMMEWENN nach Kategorie summiert. Das monatliche Haushaltsbuch ist eine Datei, die jede Ausgabe erfasst und gruppiert, sodass du siehst, wohin dein Gehalt fließt. Alles andere ist optional.

Das Wichtigste in Kürze

• Fang mit fünf Spalten an und lass es dabei: Wenn du ein Feld in der Übersicht nicht nutzt, brauchst du es noch nicht.
• Lege vor der ersten Eingabe etwa 8–12 Kategorien fest und schließe die Liste mit „Sonstiges“ ab: Mehr Einträge machen das Ausfüllen so zäh, dass du irgendwann aufhörst.
• Prüfe, ob die Summe nach Kategorie mit der Gesamtsumme übereinstimmt: Ist die Differenz nicht null, gibt es eine Zeile ohne Kategorie oder mit falsch geschriebener Kategorie.
• Nutze ein einziges Register für das ganze Jahr und ändere nur das Startdatum des Monats in der Übersicht: Es muss keine Datei dupliziert werden.
• Wenn du Geld von anderen zurückholen musst, reicht die persönliche Tabelle nicht aus: Dann brauchst du ein Tool für gemeinsame Ausgaben.

Welche Spalten braucht ein Haushaltsbuch in Excel?

Fünf Spalten genügen: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und Zahlungsart. Es ist dieselbe Struktur, die Microsoft für das Transaktionsregister mit einer Monatsübersicht vorsieht. Jede Spalte beantwortet eine Frage, die du am Monatsende an die Tabelle stellst.

Spalte	Was du einträgst	Wozu sie dient
Datum	14.11.2026	Ermöglicht das Filtern nach Monat, ohne etwas neu zu schreiben
Beschreibung	Wocheneinkauf	Hilft dir, die Zeile wiederzufinden, wenn dich ein Betrag überrascht
Kategorie	Lebensmittel	Ist der Schlüssel, mit dem SUMMEWENN arbeitet
Betrag	62,40	Nur Zahlen, kein von Hand getipptes „€“
Zahlungsart	Karte	Hilft dir, die Tabelle mit dem Kontoauszug abzugleichen

Optional sind Unterkategorie, Notizen, ein Feld „notwendig ja/nein“ und die Mehrwertsteuer. Ergänze sie erst nach ein paar Monaten Nutzung, wenn du wirklich weißt, was dir fehlt.

Ein nützliches Detail: Markiere den Bereich und drücke Strg+T, um ihn in eine Tabelle umzuwandeln. Die Formeln erweitern sich dann mit jeder neuen Zeile von selbst.

Welche Kategorien legst du am besten vor dem ersten Betrag fest?

Bevor du eine Zahl einträgst, liste 8–12 Kategorien in einem eigenen Tabellenblatt namens Kategorien auf: Wohnen, Nebenkosten, Lebensmittel, Verkehr, Gesundheit, Abos, Freizeit, Sparen und Sonstiges. Eine kurze Liste ist schnell ausgefüllt, eine lange wird tendenziell aufgegeben.

Ein typischer Fehler ist, zu kleinteilig zu werden, etwa das Café vom Snack zu trennen. Die Übersicht wird unlesbar, und die Wahl der Kategorie bremst jede Eingabe.

Wenn du einen Rahmen möchtest: Die 50/30/20-Regel (50 % Bedürfnisse, 30 % Wünsche, 20 % Sparen) wird auch in den Microsoft-Anleitungen zu Budgetplänen beschrieben. Du kannst sie in eine zusätzliche Spalte in der Tabelle Kategorien übersetzen: „Bedürfnis“, „Wunsch“ oder „Sparen“. Aber das ist eine Ergänzung, keine Voraussetzung.

Welche Formeln braucht die Excel-Vorlage für das monatliche Haushaltsbuch?

Die Monatsübersicht beruht auf drei Formeln: SUMMEWENNS für die Ausgaben jeder Kategorie im gewählten Monat, SUMME für die Gesamtsummen und eine Subtraktion für die Differenz zu den Einnahmen. SUMMEWENN reicht, wenn du pro Monat eine Datei führst. Bei einem Jahresregister brauchst du SUMMEWENNS, weil auch nach Datum gefiltert werden muss.

Trage im Tabellenblatt Übersicht in B1 den ersten Tag des Monats ein (zum Beispiel 01.11.2026) und die Kategorien in A4:A12. Dann in B4:

=SUMMEWENNS(Ausgaben[Betrag];Ausgaben[Kategorie];A4;Ausgaben[Datum];">="&$B$1;Ausgaben[Datum];"<"&EDATUM($B$1;1))

Ziehe die Formel bis zum Ende der Liste nach unten. Dann fügst du diese Zeilen hinzu:

1. Gesamtausgaben: =SUMME(B4:B12)
2. Einnahmen des Monats: eine Zelle, in die du das Nettogehalt und andere Einnahmen schreibst.
3. Differenz: =Einnahmen - Gesamtausgaben. Ist sie negativ, hast du mehr ausgegeben, als hereingekommen ist.
4. Sparquote: =Differenz / Einnahmen, als Prozentwert formatiert.
5. Abstimmungskontrolle: =Gesamtausgaben - SUMMEWENNS(Ausgaben[Betrag];Ausgaben[Datum];">="&$B$1;Ausgaben[Datum];"<"&EDATUM($B$1;1)). Sie muss 0 ergeben.

Ist das Ergebnis nicht null, hat mindestens eine Zeile eine leere oder anders als in der Liste geschriebene Kategorie.

Wie vermeidest du Eingabefehler mit Dropdown-Listen und Formaten?

Die Datenüberprüfung schützt dich vor Tippfehlern: Eine Zelle, die nur Einträge aus der Liste akzeptiert, kann nicht „Lebensmitel“ statt „Lebensmittel“ enthalten. In Excel führt der Weg über Daten, Datenüberprüfung, Liste. Als Quelle gibst du den Bereich des Tabellenblatts Kategorien an. Dasselbe gilt für die Zahlungsart.

Drei Kontrollen, die du nur einmal einrichten musst:

• Betrag: Format Währung in Euro, mit der Überprüfungsregel „Dezimal“. So wird „62,40 Euro“, als Text geschrieben, abgelehnt.
• Datum: Datumsformat TT.MM.JJJJ und Überprüfung „Datum“. Ein als Text geschriebenes Datum entgeht den Filtern der Übersicht, ohne dass etwas gemeldet wird.

Füge außerdem eine bedingte Formatierung für die Zelle Differenz hinzu: rot bei negativem, grün bei positivem Wert.

Wie nutzt du dieselbe Datei jeden Monat weiter, ohne sie neu zu bauen?

Führe ein einziges Register für das ganze Jahr und ändere nur das Datum in B1 der Übersicht: Alle Formeln rechnen sich für den neuen Monat neu.

Zu Monatsbeginn:

1. Ändere B1 auf den ersten Tag des neuen Monats.
2. Aktualisiere die Zelle Einnahmen.
3. Trage die wiederkehrenden Ausgaben (Miete, Abos, Raten) mit ihrem Datum ein: ungefähr zwei Minuten, einmal im Monat.

1. Prüfe, ob die Abstimmungszelle auf 0 steht.

Speichere vor dem Start eine saubere Kopie der Datei als Backup. Wenn du eines Tages eine Formel kaputt machst, startest du von dort neu.

Speichere am Jahresende eine Kopie unter dem Namen „2026 Archiv“, leere die Tabelle Ausgaben und fang von vorn an. Die Datei kann auch mit Google Tabellen oder LibreOffice Calc funktionieren, aber die Funktionsnamen und die Tabellen mit strukturierten Verweisen sind womöglich nicht kompatibel: Prüfe die Formeln nach dem Öffnen.

Wann reicht eine Excel-Tabelle nicht mehr aus?

Eine Excel-Tabelle genügt, solange das Geld deins ist. Sie reicht nicht mehr, wenn eine Ausgabe mit anderen geteilt werden muss und jemand dir einen Anteil zurückzahlen soll: Dann sagt das Register nicht, wer für wen bezahlt hat und wie viel noch fehlt. Mit den Spalten „vorgestreckt von“ und „Anteil von“ wächst die Datei, bis sie nicht mehr zu handhaben ist.

Wenn du mit Mitbewohnern lebst oder eine Gruppenreise planst, zeigt die Checkliste zur Tabelle für gemeinsame Ausgaben, wo eine Datei mit mehreren Bearbeitern an ihre Grenzen kommt. Als Paar mit unterschiedlichen Einkommen ist die anteilige Aufteilung schon eine eigene Rechnung: Sie ist erklärt in Ausgaben als Paar bei unterschiedlichen Gehältern aufteilen.

Für alles andere ist Excel gut. Eine App, um Ausgaben per Link zu teilen, brauchst du erst, wenn die anderen ihren Teil bezahlen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Tabelle vom Handy aus ausfüllen?

Ja, wenn du die Datei in OneDrive oder Google Drive speicherst und sie mit der Excel-App oder mit Google Tabellen öffnest. Am besten trägst du Ausgaben gleich ein, wenn du sie hast, dann vergisst du sie nicht.

Welches Datum trage ich für eine Kreditkartenzahlung ein, die erst im Folgemonat abgebucht wird?

Schreibe das Datum, an dem du das Geld ausgegeben hast, nicht das der Abbuchung vom Konto. So landet die Ausgabe in dem Monat, in dem du sie beschlossen hast. Damit der Kontostand stimmt, nutzt du die Spalte Zahlungsart: Filtere nach „Kreditkarte“ und vergleiche die Summe mit dem Kontoauszug.

Wie behandle ich das Sparen in der Tabelle: Ist es eine Ausgabe?

Behandle es als Kategorie namens „Sparen“, die in die Ausgaben des Monats einfließt. So liegt die Differenz zu den Einnahmen nahe null, wenn du jeden Euro zugewiesen hast. Wenn du das Sparen lieber als Rest sehen möchtest, lässt du die Kategorie weg und schaust auf die Endsumme.

Wo fange ich heute an?

Trage drei echte Ausgaben dieser Woche ein.

Wenn eine dieser Ausgaben mit anderen geteilt werden soll, geht Split The Bill vom Foto des Belegs aus, berechnet die Anteile und schickt einen Link, über den jeder seinen Teil ausgleicht, ohne App-Download.