Rezept
Team- und Büroausgaben verwalten — ohne der Büro-Buchhalter zu werden
Gruppieren Sie Ihre Teams als Untergruppen unter einem Unternehmensdach, halten Sie eine gemeinsame Gruppenkasse für den Kaffee-und-Bedarf-Float und exportieren Sie am Monatsende einen sauberen CSV-Bericht. Das Verschachteln von Untergruppen ist eine Pro-Funktion (7 $/Monat oder 70 $/Jahr); die Gruppenkasse und der CSV-Export sind kostenlos.
Zuletzt überprüft: Januar 2026
Gemeinsame Büroausgaben sind Tod durch tausend kleine Rechnungen: Kaffee-Runden, Freitags-Mittagessen, der Drucker-Toner, den jemand auf seiner eigenen Karte gekauft hat, der Geburtstagstorten-Fonds. Keine einzelne Person sollte die mentale Last tragen, wer was bezahlt hat, und niemand will es in einer Tabelle führen, die bis Mittwoch aus dem Takt driftet. Split The Bill handhabt das mit drei zusammenarbeitenden Funktionen — Untergruppen, um Ihr Organigramm zu spiegeln, eine gemeinsame Gruppenkasse, um den Büro-Float zu halten, und CSV-Berichte, die zur Erstattung auf den Cent abstimmen. Diese Anleitung richtet ein kleines Unternehmen (12 Personen, drei Teams) durchgängig ein.
Schritt für Schritt
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Erstellen Sie eine Unternehmensgruppe, dann eine Untergruppe pro Team
Tippen Sie auf Neue Gruppe → benennen Sie sie nach dem Unternehmen oder Büro („Acme HQ"). Dann fügen Sie innerhalb dieser Gruppe jedes Team als Untergruppe hinzu — „Engineering", „Design", „Ops". Untergruppen unter einer übergeordneten zu verschachteln ist eine Pro-Funktion (7 $/Monat oder 70 $/Jahr); eine einfache, unverschachtelte Gruppe ist kostenlos. Eine Untergruppe ist eine unter einer übergeordneten verschachtelte Gruppe, sodass eine innerhalb von Engineering geteilte Rechnung in die Acme-HQ-Ansicht hochrollt, ohne sich in Designs Zahlen zu mischen.
Das spiegelt, wie das Geld tatsächlich fließt: Ein Team-Mittagessen gehört zu diesem Team, aber der büroweite Kaffeevorrat gehört allen. Untergruppen lassen beide unter einem Dach leben, ohne dass ein Team versehentlich ein anderes subventioniert.
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Laden Sie das Team per E-Mail ein
Fügen Sie jeden Teamkollegen zu seiner Untergruppe per E-Mail hinzu — er erhält einen Ein-Klick-Einladungslink, meldet sich an, falls er kein Konto hat, und landet direkt im richtigen Team.
Für Auftragnehmer oder eine besuchende Agentur, die nichts installieren, laden Sie sie trotzdem ein: Sie können die Rechnungen, auf denen sie stehen, und ihren Anteil über einen öffentlichen Teilen-Link ansehen, kein Konto erforderlich. Sie bekommen trotzdem eine genaue Aufteilung; sie bekommen Sichtbarkeit darüber, was genau sie schulden oder geschuldet bekommen.
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Befüllen Sie eine gemeinsame Gruppenkasse für den Büro-Float
Öffnen Sie die Unternehmensgruppe und richten Sie ihre Gruppenkasse ein — einen gemeinsamen gebündelten Fonds, der auf Gruppenebene sitzt. Jede Person trägt einen festen Betrag bei (sagen wir 20 $ im Monat), und der Topf deckt das kleine wiederkehrende Zeug: Kaffeebohnen, Milch, Snacks, die gelegentliche Runde Gebäck.
Wenn jemand Bedarf kauft, zahlt er aus der Gruppenkasse, statt es persönlich vorzustrecken. Der Gruppenkassen-Saldo sinkt, der Beitrag aller hat es bereits gedeckt, und niemand muss einer 14-$-Erstattung hinterherjagen. Der laufende Gruppenkassen-Saldo ist immer sichtbar, sodass Sie sehen, wann es Zeit ist aufzustocken.
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Erfassen Sie Ad-hoc-Rechnungen gegen das richtige Team
Für alles, was die Gruppenkasse nicht deckt — ein Team-Offsite-Mittagessen, einen Monitor, den jemand als Ausgabe eingereicht hat, Kundenessen-Drinks — tippen Sie auf Neue Rechnung innerhalb der relevanten Untergruppe. Fotografieren Sie den Beleg (die KI liest die Positionen) oder geben Sie die Summe manuell für ein schnelles Taxi oder einen Kaffee ein.
Teilen Sie sie so, wie es tatsächlich passiert ist: gleichmäßig über das Team für ein gemeinsames Mittagessen oder nach Positionen, wenn drei Personen das Degustationsmenü bestellt haben und zwei Salate hatten. Taggen Sie jede Rechnung mit einer Kategorie (Mahlzeiten, Bedarf, Reisen, Software), sodass der Bericht am Monatsende sauber sortiert.
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Gleichen Sie innerhalb jedes Teams aus
Wer eine Rechnung vorgestreckt hat, dem schuldet der Rest des Teams. Auf jedem Rechnungsdetail zeigt jede Anteilszeile eine Bezahlen-Schaltfläche, die die gewählte Methode des Zahlers öffnet — Venmo, PayPal, Revolut oder einen SEPA/IBAN-QR für europäische Banküberweisungen — mit vorausgefülltem Betrag.
Für ein Unternehmen, das über die Gehaltsabrechnung oder eine Firmenkarte erstattet, können Sie Anteile stattdessen einfach als ausgeglichen markieren, während sie durchgehen. So oder so rollt die Gruppenseite zusammen, wer quitt ist und wer über jedes Team hinweg noch schuldet.
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Exportieren Sie am Monatsende einen CSV-Bericht
Auf `/bills` klicken Sie auf CSV-Detail, um jede Rechnung, Position, jeden Anteil und Ausgleich für den Zeitraum herunterzuladen — nach Gruppe filterbar, sodass Sie nur Engineering oder das ganze Unternehmen ziehen können. Die Zahlen stimmen auf den Cent ab, weil die Mathematik über verifizierten Code läuft, nicht über eine Formel, die jemand anstupsen kann.
Geben Sie die CSV an denjenigen, der Erstattungen macht: Sie öffnet sich sauber in Excel, Sheets oder Numbers, sortiert nach Ihren Kategorien. Keine Monatsend-Archäologie mehr, um zu rekonstruieren, wer das Offsite bezahlt hat.
Warum Untergruppen eine große Gruppe schlagen
Der Instinkt ist, das ganze Unternehmen in eine einzige Gruppe zu werfen und alles von dort zu teilen. Das bricht schnell zusammen:
Teamübergreifender Lärm. Eine einzelne flache Gruppe bedeutet, dass Design jedes Engineering-Mittagessen sieht und umgekehrt. Salden mischen sich, und „wer wem etwas schuldet" wird zu einer Wand unzusammenhängender Zeilen. Untergruppen halten das Ledger jedes Teams sauber, während sie trotzdem zu einer Unternehmenssumme hochrollen.
Faire Grenzen. Ein Team-Offsite sollte innerhalb dieses Teams geteilt werden, nicht über Personen verdünnt, die nie dabei waren. Untergruppen machen die Grenze explizit — die Rechnung lebt in Engineering, also zahlt nur Engineering.
Berichts-Klarheit. Wenn es Zeit ist zu erstatten oder der Finanzabteilung zu berichten, ist „die Ops-Untergruppe exportieren" ein Zwei-Klick-Filter. In einer flachen Gruppe würden Sie Zeilen manuell aus einem gemischten Haufen picken.
Die Unternehmensgruppe gibt Ihnen trotzdem den Rollup auf oberster Ebene, wenn Sie ihn wollen — gesamte Büroausgabe, wer über die ganze Organisation einen Saldo trägt — ohne das Detail pro Team darunter zu verlieren.
Die Gruppenkasse richtig hinbekommen
Die Gruppenkasse ist für vorhersehbare, geringwertige, hochfrequente Ausgaben — das Zeug, wo die einzelne Erstattung jedes Kaufs mehr Mühe kostet als der Kauf selbst. Kaffee, Milch, Snacks, Reinigungsbedarf, der Geburtstagstorten-Fonds.
Bemessen Sie sie auf etwa einen Monat Float. Wenn das Büro grob 180 $ Bedarf pro Monat über 12 Personen durchbringt, hält ein monatlicher Beitrag von 15–20 $ pro Person den Topf gesund, ohne Bargeld zu horten.
Kaufen Sie aus der Gruppenkasse, strecken Sie nicht vor und fordern zurück. Der ganze Sinn ist, dass niemand die Kosten persönlich trägt. Wenn Sie einen Bedarfseinkauf aus der Gruppenkasse zahlen, absorbiert der gebündelte Fonds ihn — keine einzelne Erstattung, der man hinterherjagt.
Halten Sie große oder teamspezifische Ausgaben heraus. Ein 600-$-Team-Offsite ist keine Gruppenkassen-Ausgabe; das ist eine normale Rechnung, die innerhalb des Teams geteilt wird. Große Einmal-Posten in die Gruppenkasse zu mischen lässt den Saldo herumspringen und verbirgt, wer tatsächlich was schuldet.
Stocken Sie nach Zeitplan auf, nicht in Panik. Beobachten Sie den laufenden Saldo; füllen Sie zu Beginn jedes Monats nach, statt wenn er null erreicht und der Kaffee ausgeht.
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Eine Rechnung gegen die Unternehmensgruppe erfassen, wenn sie zu einem Team gehört. Sie teilt sich dann über alle auf, einschließlich Personen, die nicht dabei waren. Lösung: Fügen Sie die Rechnung immer innerhalb der korrekten Untergruppe hinzu, sodass die Grenze von Anfang an richtig ist.
Die Gruppenkasse als Schwarzkasse für alles behandeln. Wenn jede Ausgabe durch die Gruppenkasse läuft, leert sich der Topf unvorhersehbar und Sie verlieren die Prüfspur pro Rechnung. Halten Sie sie bei kleinem wiederkehrendem Bedarf; alles andere ist eine normale Aufteilung.
Vergessen, Kategorien zu taggen. Die Monatsend-CSV ist nur so nützlich wie Ihre Tags. Ein ungetaggter Haufen Rechnungen exportiert trotzdem, aber die Finanzabteilung muss von Hand neu kategorisieren. Taggen Sie unterwegs — es dauert eine Sekunde pro Rechnung.
Die Gruppenkasse nie abgleichen. Beiträge rein, Käufe raus — wenn Sie nie hinschauen, kann der Saldo still ins Negative gehen, wenn jemand zu viel ausgibt. Werfen Sie einen Blick auf den Gruppenkassen-Saldo, wenn Sie den Monatsbericht exportieren.
Wann ein anderer Ansatz zu verwenden ist
Für ein Unternehmen, das groß genug ist, um ein echtes Finanzteam und ein Firmenkarten-Programm zu haben, ist eine ordentliche Ausgaben-Plattform (Expensify, Ramp, Pleo) mit Richtlinien-Kontrollen und direkten Buchhaltungsintegrationen das richtige Werkzeug. Split The Bill ist für das unübersichtliche Dazwischen — das kleine Team, das Satellitenbüro, den Abteilungs-Float — wo eine volle Ausgaben-Suite übertrieben ist, aber eine Tabelle Chaos ist.
Für rein persönliche Erstattungen zwischen zwei Kollegen (Sie haben das Mittagessen übernommen, sie zahlen Sie zurück) brauchen Sie überhaupt keine Untergruppen oder Gruppenkasse — eine einzelne geteilte Rechnung mit einem Ausgleichs-Link erledigt es.
Und wenn jede Ausgabe bereits auf einer Firmenkarte ohne persönliches Vorstrecken ist, brauchen Sie vielleicht überhaupt keine Aufteilung — nur den CSV-Export als kategorisierten Datensatz dessen, was das Team ausgegeben hat.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Untergruppe und wie unterscheidet sie sich von einer normalen Gruppe?▾
Eine Untergruppe ist eine unter einer übergeordneten Gruppe verschachtelte Gruppe. Sie erstellen das Unternehmen als oberste Gruppe, dann fügen Sie jedes Team als Untergruppe darin hinzu. Innerhalb einer Untergruppe geteilte Rechnungen bleiben im Ledger dieses Teams, rollen aber in die Ansicht auf Unternehmensebene hoch — sodass Sie sowohl das Detail pro Team als auch die büroweite Summe bekommen, ohne Salden zwischen Teams zu mischen.
Ist das Verschachteln von Untergruppen kostenlos?▾
Nein — Gruppen unter einer übergeordneten zu verschachteln ist eine Pro-Funktion, 7 $/Monat oder 70 $/Jahr. Kostenlose Konten können einfache (unverschachtelte) Gruppen erstellen, eine Gruppenkasse führen und CSVs exportieren, aber keine Gruppe unter einer anderen verschachteln.
Wie funktioniert die gemeinsame Gruppenkasse für Bürobedarf?▾
Die Gruppenkasse ist ein gebündelter Fonds, der auf Gruppenebene gehalten wird. Jedes Mitglied trägt einen festen Betrag bei, und gemeinsame Käufe — Kaffee, Snacks, Bedarf — werden aus dem Topf gezahlt, statt von einer Einzelperson vorgestreckt. Der laufende Saldo ist immer sichtbar, sodass Sie sehen, wann aufzustocken ist. Es beseitigt die Mühe, kleinen Erstattungen einzeln hinterherzujagen.
Kann ich einen Bericht zur Erstattung oder Buchhaltung exportieren?▾
Ja. Vom Rechnungsbildschirm lädt CSV-Detail jede Rechnung, Position, jeden Anteil und Ausgleich für den Zeitraum herunter, nach Gruppe filterbar, sodass Sie ein Team oder das ganze Unternehmen ziehen können. Es öffnet in Excel, Sheets oder Numbers, sortiert nach den von Ihnen getaggten Kategorien, und stimmt auf den Cent ab, weil die Mathematik über verifizierten Code läuft.
Was, wenn ein Auftragnehmer oder eine Agentur die App nicht installiert?▾
Laden Sie sie trotzdem ein. Sie können die Rechnungen, auf denen sie stehen, und ihren genauen Anteil über einen öffentlichen Teilen-Link ohne Konto ansehen. Sie können über die Bezahlen-Schaltflächen ausgleichen — Venmo, PayPal, Revolut oder einen SEPA/IBAN-QR — ohne sich je anzumelden. Sie bekommen trotzdem eine genaue Aufteilung.
Sollte ein Team-Offsite durch die Gruppenkasse laufen?▾
Nein — behalten Sie die Gruppenkasse für kleine, wiederkehrende, geringwertige Ausgaben wie Kaffee und Snacks. Ein größerer Einmal-Posten wie ein Team-Offsite oder Abendessen wird besser als normale Rechnung erfasst, die innerhalb der Untergruppe dieses Teams geteilt wird. Große Einmal-Posten in die Gruppenkasse zu mischen lässt den Saldo herumspringen und verbirgt, wer tatsächlich was schuldet.
Können verschiedene Teams verschiedene Währungen verwenden?▾
Ja — Mehrwährung wird unterstützt und ist im kostenlosen Tarif enthalten. Jede Rechnung speichert ihre native Währung, und Cross-Currency-Ausgleiche gleichen zum geltenden Kurs ab, wenn jemand in einer anderen Währung zahlt. Ein Satelliten-Team, das in EUR unter einer USD-basierten Unternehmensgruppe abrechnet, funktioniert gut; der Bericht spiegelt den nativen Betrag jeder Rechnung wider.
Wer kann Rechnungen in einer Team-Untergruppe sehen und hinzufügen?▾
Jedes Mitglied einer Untergruppe kann seine eigenen Rechnungen hinzufügen, Aufteilungen bearbeiten und den laufenden Saldo für dieses Team sehen — sodass Aufwand und Sichtbarkeit verteilt sind, statt auf einer Person zu landen. Der Rollup auf Unternehmensebene zeigt die oberste Summe über alle Teams für denjenigen, der die gesamte Büroausgabe verwaltet.
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