Ricetta
Gestisci le spese di team e ufficio — senza diventare il contabile dell'ufficio
Raggruppa i tuoi team come sotto-gruppi sotto un'unica azienda ombrello, tieni una cassa comune condivisa per il galleggiante caffè-e-forniture ed esporta un CSV pulito a fine mese. Annidare i sotto-gruppi è una funzione Pro (7 $/mese o 70 $/anno); la cassa comune e l'export CSV sono gratuiti.
Ultima revisione: gennaio 2026
La spesa condivisa dell'ufficio è morte per mille piccoli conti: giri di caffè, pranzi del venerdì, il toner della stampante che qualcuno ha comprato con la propria carta, il fondo per la torta di compleanno. Nessuna singola persona dovrebbe portare il carico mentale di chi ha pagato cosa, e nessuno vuole gestirlo in un foglio di calcolo che deriva fuori sincrono entro mercoledì. Split The Bill gestisce questo con tre funzioni che lavorano insieme — sotto-gruppi per rispecchiare il tuo organigramma, una cassa comune condivisa per tenere il galleggiante dell'ufficio, e report CSV che riconciliano al centesimo per il rimborso. Questa guida configura una piccola azienda (12 persone, tre team) da capo a fondo.
Passo dopo passo
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Crea un gruppo aziendale, poi un sotto-gruppo per team
Tocca Nuovo gruppo → nominalo come l'azienda o l'ufficio ("Acme HQ"). Poi, dentro quel gruppo, aggiungi ogni team come sotto-gruppo — "Sviluppo", "Design", "Operazioni". Annidare sotto-gruppi sotto un padre è una funzione Pro (7 $/mese o 70 $/anno); un gruppo normale non annidato è gratuito. Un sotto-gruppo è un gruppo annidato sotto un padre, così un conto diviso dentro Sviluppo si somma nella vista Acme HQ senza mescolarsi nei numeri del Design.
Questo rispecchia come il denaro fluisce davvero: un pranzo di team appartiene a quel team, ma la fornitura di caffè di tutto l'ufficio appartiene a tutti. I sotto-gruppi lasciano vivere entrambi sotto un tetto senza che un team sovvenzioni un altro per sbaglio.
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Invita il team via email
Aggiungi ogni membro del team al suo sotto-gruppo via email — ricevono un link di invito con un clic, si registrano se non hanno un account e atterrano dritti nel team giusto.
Per collaboratori esterni o un'agenzia in visita che non installeranno nulla, invitali comunque: possono vedere i conti su cui sono e la loro quota tramite un link pubblico di condivisione, nessun account richiesto. Ottieni comunque una divisione accurata; loro ottengono visibilità su esattamente cosa devono o è loro dovuto.
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Finanzia una cassa comune condivisa per il galleggiante dell'ufficio
Apri il gruppo aziendale e configura la sua cassa comune — un fondo condiviso in comune che sta a livello di gruppo. Ogni persona contribuisce un importo fisso (diciamo €20 al mese), e la cassa copre le piccole cose ricorrenti: chicchi di caffè, latte, snack, l'occasionale giro di pasticcini.
Quando qualcuno compra forniture, paga dalla cassa invece di anticipare di tasca propria. Il saldo della cassa scende, il contributo di tutti l'ha già coperto, e nessuno deve inseguire un rimborso da €14. Il saldo corrente della cassa è sempre visibile, così puoi vedere quando è ora di ricaricare.
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Registra i conti ad-hoc contro il team giusto
Per qualsiasi cosa la cassa non copra — un pranzo offsite di team, un monitor che qualcuno ha spesato, i drink di una cena con un cliente — tocca Nuovo conto dentro il sotto-gruppo pertinente. Scatta la ricevuta (l'AI legge le voci) o inserisci il totale manualmente per un taxi o caffè veloce.
Dividilo come è davvero successo: in parti uguali tra il team per un pranzo condiviso, o per articoli quando tre persone hanno ordinato il menu degustazione e due hanno preso insalate. Tagga ogni conto con una categoria (pasti, forniture, viaggi, software) così il report a fine mese si ordina in modo pulito.
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Salda i conti dentro ogni team
Chi ha anticipato un conto è creditore del resto del team. Su ogni dettaglio di conto, ogni riga di quota mostra un pulsante Paga che apre il metodo scelto dal pagatore — Satispay, PayPal, Revolut o un QR SEPA/IBAN per i bonifici bancari europei — con l'importo precompilato.
Per un'azienda che rimborsa tramite busta paga o carta aziendale, puoi invece semplicemente marcare le quote saldate man mano che si liquidano. In entrambi i casi, la pagina del gruppo somma chi è in pari e chi deve ancora attraverso ogni team.
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Esporta un report CSV a fine mese
Su `/bills`, clicca CSV dettagliato per scaricare ogni conto, voce, quota e salda-conti del periodo — filtrabile per gruppo, così puoi tirare fuori solo lo Sviluppo o l'intera azienda. I numeri riconciliano al centesimo perché la matematica gira attraverso codice verificato, non una formula che chiunque può ritoccare.
Consegna il CSV a chi gestisce i rimborsi: si apre pulito in Excel, Sheets o Numbers, ordinato per le tue categorie. Niente più archeologia di fine mese per ricostruire chi ha pagato l'offsite.
Perché i sotto-gruppi battono un unico grande gruppo
L'istinto è buttare l'intera azienda in un unico gruppo e dividere tutto da lì. Crolla in fretta:
Rumore cross-team. Un unico gruppo piatto significa che il Design vede ogni pranzo dello Sviluppo e viceversa. I saldi si mescolano, e "chi deve a chi" diventa un muro di righe non correlate. I sotto-gruppi mantengono pulito il registro di ogni team pur sommandosi comunque a un totale aziendale.
Confini equi. Un offsite di team dovrebbe essere diviso dentro quel team, non diluito su persone che non ci sono mai andate. I sotto-gruppi rendono esplicito il confine — il conto vive nello Sviluppo, quindi solo lo Sviluppo paga.
Chiarezza di reportistica. Quando è ora di rimborsare o riportare alle finanze, "esporta il sotto-gruppo Operazioni" è un filtro a due clic. In un unico gruppo piatto staresti scegliendo manualmente le righe da un mucchio misto.
Il gruppo aziendale ti dà comunque il riepilogo di primo livello quando lo vuoi — spesa totale dell'ufficio, chi in tutta l'organizzazione porta un saldo — senza perdere il dettaglio per-team sottostante.
Gestire bene la cassa comune
La cassa comune è per la spesa prevedibile, di basso valore, ad alta frequenza — le cose dove rimborsare individualmente ogni acquisto costa più in fastidio dell'acquisto stesso. Caffè, latte, snack, prodotti per le pulizie, il fondo della torta di compleanno.
Dimensionala a circa un mese di galleggiante. Se l'ufficio consuma all'incirca €180 di forniture al mese su 12 persone, un contributo mensile di €15–20 ciascuno mantiene la cassa sana senza accumulare contanti.
Compra dalla cassa, non anticipare e reclamare. Tutto il punto è che nessuno porta personalmente il costo. Quando paghi un giro di forniture dalla cassa, il fondo comune lo assorbe — nessun rimborso individuale da inseguire.
Tieni la spesa grande o specifica di un team fuori da essa. Un offsite di team da €600 non è spesa da cassa; quella è un normale conto diviso dentro il team. Mescolare grandi una tantum nella cassa fa saltare il saldo e nasconde chi deve davvero cosa.
Ricarica secondo un programma, non nel panico. Osserva il saldo corrente; ricarica all'inizio di ogni mese anziché quando arriva a zero e il caffè finisce.
Insidie comuni e come evitarle
Registrare un conto contro il gruppo aziendale quando appartiene a un team. Si divide poi su tutti, incluse le persone che non c'erano. Soluzione: aggiungi sempre il conto dentro il sotto-gruppo corretto così il confine è giusto fin dall'inizio.
Trattare la cassa come un fondo per tutto. Se ogni spesa passa dalla cassa, il fondo si svuota in modo imprevedibile e perdi la tracciabilità per-conto. Tienila ai piccoli rifornimenti ricorrenti; tutto il resto è una normale divisione.
Dimenticare di taggare le categorie. Il CSV di fine mese è utile solo quanto i tuoi tag. Un mucchio di conti non taggati si esporta comunque, ma le finanze devono ri-categorizzare a mano. Tagga man mano — ci vuole un secondo per conto.
Non riconciliare mai la cassa. Contributi dentro, acquisti fuori — se non guardi mai, il saldo può silenziosamente andare in negativo quando qualcuno sfora. Dai un'occhiata al saldo della cassa quando esporti il report mensile.
Quando usare un approccio diverso
Per un'azienda abbastanza grande da avere un vero team finanziario e un programma di carte aziendali, una vera piattaforma di spese (Expensify, Ramp, Pleo) con controlli di policy e integrazioni contabili dirette è lo strumento giusto. Split The Bill è per il caotico intermedio — il piccolo team, l'ufficio satellite, il galleggiante di reparto — dove una suite di spese completa è eccessiva ma un foglio di calcolo è il caos.
Per rimborsi puramente personali tra due colleghi (hai coperto il pranzo, ti ricambieranno), non ti servono affatto sotto-gruppi o una cassa comune — un unico conto condiviso con un link salda-conti basta.
E se ogni spesa è già su un'unica carta aziendale senza anticipi personali, potresti non aver bisogno di dividere affatto — solo l'esportazione CSV come record categorizzato di ciò che il team ha speso.
Domande frequenti
Cos'è un sotto-gruppo e in cosa è diverso da un gruppo normale?▾
Un sotto-gruppo è un gruppo annidato sotto un gruppo padre. Crei l'azienda come gruppo di primo livello, poi aggiungi ogni team come sotto-gruppo al suo interno. I conti divisi dentro un sotto-gruppo restano nel registro di quel team ma si sommano nella vista a livello aziendale — così ottieni sia il dettaglio per-team sia il totale di tutto l'ufficio senza mescolare i saldi tra i team.
Annidare i sotto-gruppi è gratis?▾
No — annidare gruppi sotto un padre è una funzione Pro, 7 $/mese o 70 $/anno. Gli account gratuiti possono creare gruppi normali (non annidati), gestire una cassa comune ed esportare CSV, ma non possono annidare un gruppo sotto un altro.
Come funziona la cassa comune condivisa per le forniture d'ufficio?▾
La cassa comune è un fondo in comune tenuto a livello di gruppo. Ogni membro contribuisce un importo stabilito, e gli acquisti condivisi — caffè, snack, forniture — sono pagati dalla cassa anziché anticipati da un individuo. Il saldo corrente è sempre visibile, così puoi vedere quando ricaricare. Elimina il fastidio di inseguire piccoli rimborsi uno per uno.
Posso esportare un report per il rimborso o la contabilità?▾
Sì. Dalla schermata dei conti, CSV dettagliato scarica ogni conto, voce, quota e salda-conti del periodo, filtrabile per gruppo così puoi tirare fuori un team o l'intera azienda. Si apre in Excel, Sheets o Numbers, ordinato per le categorie che hai taggato, e riconcilia al centesimo perché la matematica gira attraverso codice verificato.
E se un collaboratore esterno o un'agenzia non installa l'app?▾
Invitalo comunque. Può vedere i conti su cui è e la sua quota esatta tramite un link pubblico di condivisione senza account. Può saldare tramite i pulsanti Paga — Satispay, PayPal, Revolut o un QR SEPA/IBAN — senza mai registrarsi. Ottieni comunque una divisione accurata.
Un offsite di team dovrebbe passare dalla cassa comune?▾
No — tieni la cassa per spesa piccola, ricorrente, di basso valore come caffè e snack. Una una tantum più grande come un offsite di team o una cena è meglio registrata come normale conto diviso dentro il sotto-gruppo di quel team. Mescolare grandi una tantum nella cassa fa saltare il saldo e nasconde chi deve davvero cosa.
Team diversi possono usare valute diverse?▾
Sì — il multi-valuta è supportato e incluso nel piano gratuito. Ogni conto memorizza la sua valuta nativa, e i saldi cross-valuta riconciliano al tasso vigente quando qualcuno paga in una valuta diversa. Un team satellite che fattura in EUR sotto un gruppo aziendale basato su USD funziona bene; il report riflette l'importo nativo di ogni conto.
Chi può vedere e aggiungere conti in un sotto-gruppo di team?▾
Ogni membro di un sotto-gruppo può aggiungere i propri conti, modificare le divisioni e vedere il saldo corrente di quel team — così lo sforzo e la visibilità sono distribuiti anziché ricadere su una persona. Il riepilogo a livello aziendale mostra il totale di primo livello attraverso tutti i team per chiunque gestisca la spesa complessiva dell'ufficio.
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