Recette
Gérer les dépenses d'équipe et de bureau — sans devenir le comptable du bureau
Regroupez vos équipes en sous-groupes sous une seule ombrelle entreprise, gardez une cagnotte partagée pour la caisse café-et-fournitures, et exportez un rapport CSV propre en fin de mois. Imbriquer des sous-groupes est une fonctionnalité Pro (7 $/mois ou 70 $/an) ; la cagnotte et l'export CSV sont gratuits.
Dernière révision: janvier 2026
La dépense de bureau partagée, c'est la mort par mille petites factures : virées café, déjeuners du vendredi, la cartouche d'imprimante que quelqu'un a achetée sur sa propre carte, la cagnotte gâteau d'anniversaire. Aucune personne seule ne devrait porter la charge mentale de qui a payé quoi, et personne ne veut la gérer dans un tableur qui déraille avant mercredi. Split The Bill gère ça avec trois fonctionnalités qui travaillent ensemble — les sous-groupes pour refléter votre organigramme, une cagnotte partagée pour tenir la caisse du bureau, et des rapports CSV qui tombent juste au centime pour les remboursements. Ce guide configure une petite entreprise (12 personnes, trois équipes) de bout en bout.
Étape par étape
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Créez un groupe entreprise, puis un sous-groupe par équipe
Appuyez sur Nouveau groupe → nommez-le d'après l'entreprise ou le bureau (« Siège Acme »). Puis, à l'intérieur de ce groupe, ajoutez chaque équipe comme sous-groupe — « Ingénierie », « Design », « Ops ». Imbriquer des sous-groupes sous un parent est une fonctionnalité Pro (7 $/mois ou 70 $/an) ; un groupe normal non imbriqué est gratuit. Un sous-groupe est un groupe imbriqué sous un parent, donc une facture partagée au sein de l'Ingénierie se consolide dans la vue Siège Acme sans se mélanger aux chiffres du Design.
Cela reflète la façon dont l'argent circule réellement : un déjeuner d'équipe appartient à cette équipe, mais l'approvisionnement café à l'échelle du bureau appartient à tout le monde. Les sous-groupes laissent les deux vivre sous un même toit sans qu'une équipe en subventionne une autre par accident.
Un groupe entreprise ; chaque équipe est un sous-groupe imbriqué dessous. 
Les factures de chaque équipe se consolident dans la vue entreprise sans contaminer les soldes entre elles. - 2
Invitez l'équipe par email
Ajoutez chaque coéquipier à son sous-groupe par email — il reçoit un lien d'invitation en un clic, s'inscrit s'il n'a pas de compte, et atterrit directement dans la bonne équipe.
Pour les prestataires ou une agence de passage qui n'installeront rien, invitez-les quand même : ils peuvent voir les factures sur lesquelles ils sont et leur part via un lien de partage public, sans compte. Vous obtenez quand même un partage exact ; ils obtiennent la visibilité sur exactement ce qu'ils doivent ou qu'on leur doit.
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Alimentez une cagnotte partagée pour la caisse du bureau
Ouvrez le groupe entreprise et configurez sa cagnotte — un fonds mutualisé partagé qui siège au niveau du groupe. Chaque personne contribue un montant fixe (disons 20 $ par mois), et le pot couvre les petites choses récurrentes : grains de café, lait, snacks, la tournée occasionnelle de viennoiseries.
Quand quelqu'un achète des fournitures, il paie depuis la cagnotte au lieu de l'avancer personnellement. Le solde de la cagnotte descend, la contribution de chacun l'a déjà couvert, et personne n'a à courir après un remboursement de 14 $. Le solde courant de la cagnotte est toujours visible, pour que vous voyiez quand il est temps de recharger.
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Enregistrez les factures ponctuelles sur la bonne équipe
Pour tout ce que la cagnotte ne couvre pas — un déjeuner de séminaire d'équipe, un écran que quelqu'un a passé en note de frais, les boissons d'un dîner client — appuyez sur Nouvelle facture dans le sous-groupe concerné. Photographiez le reçu (l'AI lit les lignes) ou saisissez le total manuellement pour un taxi ou café rapide.
Partagez-la comme ça s'est réellement passé : également dans l'équipe pour un déjeuner partagé, ou par articles quand trois personnes ont pris le menu dégustation et deux des salades. Étiquetez chaque facture avec une catégorie (repas, fournitures, voyage, logiciels) pour que le rapport de fin de mois trie proprement.
Enregistrez la facture sur l'équipe qui porte la dépense ; étiquetez une catégorie pour le rapport. - 5
Réglez au sein de chaque équipe
Celui qui a avancé une facture a un crédit auprès du reste de l'équipe. Sur chaque détail de facture, chaque ligne de part affiche un bouton Payer qui ouvre le moyen choisi par le payeur — Venmo, PayPal, Revolut, ou un QR SEPA/IBAN pour les virements bancaires européens — avec le montant pré-rempli.
Pour une entreprise qui rembourse via la paie ou une carte d'entreprise, vous pouvez à la place juste marquer les parts réglées à mesure qu'elles se soldent. Dans les deux cas, la page du groupe consolide qui est à jour et qui doit encore, à travers chaque équipe.
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Exportez un rapport CSV en fin de mois
Sur `/bills`, cliquez sur CSV détaillé pour télécharger chaque facture, poste, part et règlement de la période — filtrable par groupe, pour que vous puissiez sortir juste l'Ingénierie ou toute l'entreprise. Les chiffres tombent juste au centime parce que les maths passent par du code vérifié, pas une formule que n'importe qui peut bidouiller.
Remettez le CSV à celui qui gère les remboursements : il s'ouvre proprement dans Excel, Sheets ou Numbers, trié par vos catégories. Fini l'archéologie de fin de mois pour reconstituer qui a payé le séminaire.
Pourquoi les sous-groupes battent un seul gros groupe
L'instinct est de jeter toute l'entreprise dans un seul groupe et de tout partager depuis là. Ça s'effondre vite :
Bruit inter-équipes. Un seul groupe plat signifie que le Design voit chaque déjeuner d'Ingénierie et vice versa. Les soldes se mélangent, et « qui doit à qui » devient un mur de lignes sans rapport. Les sous-groupes gardent le registre de chaque équipe propre tout en se consolidant vers un total entreprise.
Frontières équitables. Un séminaire d'équipe devrait être partagé au sein de cette équipe, pas dilué sur des gens qui n'y sont jamais allés. Les sous-groupes rendent la frontière explicite — la facture vit dans l'Ingénierie, donc seule l'Ingénierie paie.
Clarté du reporting. Au moment de rembourser ou de rapporter à la finance, « exporter le sous-groupe Ops » est un filtre en deux clics. Dans un seul groupe plat, vous piocheriez manuellement des lignes dans un tas mélangé.
Le groupe entreprise vous donne quand même la consolidation de haut niveau quand vous la voulez — dépense totale de bureau, qui à travers toute l'organisation porte un solde — sans perdre le détail par équipe en dessous.
Bien régler la cagnotte
La cagnotte est pour la dépense prévisible, de faible valeur, à haute fréquence — les trucs où rembourser chaque achat individuellement coûte plus en tracas que l'achat lui-même. Café, lait, snacks, produits d'entretien, la cagnotte gâteau d'anniversaire.
Dimensionnez-la à environ un mois de caisse. Si le bureau consomme grosso modo 180 $ de fournitures par mois sur 12 personnes, une contribution mensuelle de 15-20 $ chacun garde le pot en bonne santé sans thésauriser.
Achetez depuis la cagnotte, n'avancez pas pour réclamer. Tout l'intérêt est que personne ne porte le coût personnellement. Quand vous payez une virée fournitures depuis la cagnotte, le fonds mutualisé l'absorbe — aucun remboursement individuel à poursuivre.
Gardez les grosses dépenses ou spécifiques à une équipe en dehors. Un séminaire d'équipe à 600 $ n'est pas une dépense de cagnotte ; c'est une facture normale partagée au sein de l'équipe. Mélanger de gros ponctuels dans la cagnotte fait sauter le solde partout et cache qui doit réellement quoi.
Rechargez sur un calendrier, pas dans la panique. Surveillez le solde courant ; réapprovisionnez au début de chaque mois plutôt que quand il touche zéro et que le café manque.
Pièges fréquents et comment les éviter
Enregistrer une facture sur le groupe entreprise alors qu'elle appartient à une équipe. Elle se partage alors sur tout le monde, y compris ceux qui n'y étaient pas. Correction : ajoutez toujours la facture dans le bon sous-groupe pour que la frontière soit juste dès le départ.
Traiter la cagnotte comme une caisse fourre-tout pour tout. Si chaque dépense passe par la cagnotte, le pot se vide de façon imprévisible et vous perdez la piste d'audit par facture. Gardez-la pour les petites fournitures récurrentes ; tout le reste est un partage normal.
Oublier d'étiqueter les catégories. Le CSV de fin de mois n'est aussi utile que vos étiquettes. Un tas de factures non étiquetées s'exporte quand même, mais la finance doit re-catégoriser à la main. Étiquetez au fil de l'eau — ça prend une seconde par facture.
Ne jamais réconcilier la cagnotte. Contributions dedans, achats dehors — si vous ne regardez jamais, le solde peut tranquillement passer négatif quand quelqu'un dépense trop. Jetez un œil au solde de la cagnotte quand vous exportez le rapport mensuel.
Quand utiliser une autre approche
Pour une entreprise assez grande pour avoir une vraie équipe finance et un programme de carte d'entreprise, une vraie plateforme de notes de frais (Expensify, Ramp, Pleo) avec contrôles de politique et intégrations comptables directes est le bon outil. Split The Bill est pour l'entre-deux brouillon — la petite équipe, le bureau satellite, la caisse de service — où une suite de notes de frais complète est excessive mais un tableur est le chaos.
Pour des remboursements purement personnels entre deux collègues (vous avez couvert le déjeuner, il vous remboursera), vous n'avez pas besoin de sous-groupes ni de cagnotte du tout — une seule facture partagée avec un lien de règlement suffit.
Et si chaque dépense est déjà sur une carte d'entreprise unique sans avance personnelle, vous n'avez peut-être pas besoin de partage du tout — juste l'export CSV comme trace catégorisée de ce que l'équipe a dépensé.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un sous-groupe et en quoi diffère-t-il d'un groupe normal ?▾
Un sous-groupe est un groupe imbriqué sous un groupe parent. Vous créez l'entreprise comme groupe de premier niveau, puis ajoutez chaque équipe comme sous-groupe dedans. Les factures partagées au sein d'un sous-groupe restent dans le registre de cette équipe mais se consolident dans la vue au niveau entreprise — vous obtenez donc à la fois le détail par équipe et le total à l'échelle du bureau sans mélanger les soldes entre les équipes.
Imbriquer des sous-groupes est-il gratuit ?▾
Non — imbriquer des groupes sous un parent est une fonctionnalité Pro, 7 $/mois ou 70 $/an. Les comptes gratuits peuvent créer des groupes normaux (non imbriqués), faire tourner une cagnotte et exporter des CSV, mais ne peuvent pas imbriquer un groupe sous un autre.
Comment fonctionne la cagnotte partagée pour les fournitures de bureau ?▾
La cagnotte est un fonds mutualisé tenu au niveau du groupe. Chaque membre contribue un montant défini, et les achats partagés — café, snacks, fournitures — sont payés depuis le pot plutôt qu'avancés par un individu. Le solde courant est toujours visible, pour que vous voyiez quand recharger. Ça retire le tracas de courir après les petits remboursements un par un.
Puis-je exporter un rapport pour les remboursements ou la comptabilité ?▾
Oui. Depuis l'écran des factures, CSV détaillé télécharge chaque facture, poste, part et règlement de la période, filtrable par groupe pour que vous puissiez sortir une équipe ou toute l'entreprise. Il s'ouvre dans Excel, Sheets ou Numbers, trié par les catégories que vous avez étiquetées, et tombe juste au centime parce que les maths passent par du code vérifié.
Et si un prestataire ou une agence n'installe pas l'app ?▾
Invitez-les quand même. Ils peuvent voir les factures sur lesquelles ils sont et leur part exacte via un lien de partage public sans compte. Ils peuvent régler via les boutons Payer — Venmo, PayPal, Revolut, ou un QR SEPA/IBAN — sans jamais s'inscrire. Vous obtenez quand même un partage exact.
Un séminaire d'équipe devrait-il passer par la cagnotte ?▾
Non — gardez la cagnotte pour les petites dépenses récurrentes de faible valeur comme le café et les snacks. Un plus gros ponctuel comme un séminaire ou un dîner d'équipe est mieux enregistré comme facture normale partagée au sein du sous-groupe de cette équipe. Mélanger de gros ponctuels dans la cagnotte fait sauter le solde partout et cache qui doit réellement quoi.
Différentes équipes peuvent-elles utiliser différentes devises ?▾
Oui — le multi-devises est supporté et inclus dans le palier gratuit. Chaque facture stocke sa devise native, et les règlements inter-devises se réconcilient au taux en vigueur quand quelqu'un paie dans une autre devise. Une équipe satellite facturant en EUR sous un groupe entreprise en USD fonctionne bien ; le rapport reflète le montant natif de chaque facture.
Qui peut voir et ajouter des factures dans un sous-groupe d'équipe ?▾
Chaque membre d'un sous-groupe peut ajouter ses propres factures, éditer les partages et voir le solde courant de cette équipe — donc l'effort et la visibilité sont distribués plutôt que de retomber sur une seule personne. La consolidation au niveau entreprise montre le total de haut niveau sur toutes les équipes pour celui qui gère la dépense de bureau globale.
Le tarif gratuit couvre la plupart des recettes. Pro offre 100 tickets tous les 30 jours + invitations privées.
