Modello Excel spese mensili gratis: la checklist

Un modello Excel per le spese mensili gratis si costruisce con cinque colonne (data, descrizione, categoria, importo, metodo di pagamento) e un riepilogo che somma per categoria con SOMMA.SE. Il foglio delle spese mensili è un file che registra ogni uscita e la raggruppa, così vedi dove finisce lo stipendio. Tutto il resto è facoltativo.

Punti chiave

• Parti da cinque colonne e basta: se un campo non lo userai nel riepilogo, non serve ancora.
• Fissa all'incirca 8–12 categorie prima del primo inserimento e chiudi la lista con "Altro": più voci rendono la compilazione così noiosa che smetti.
• Controlla che il totale per categoria coincida con il totale generale: se la differenza non è zero, c'è una riga senza categoria o scritta male.
• Usa un solo registro per tutto l'anno e cambia solo la data d'inizio del mese nel riepilogo: niente file da duplicare.
• Quando devi recuperare soldi da altre persone, il foglio personale non basta: serve uno strumento pensato per i soldi condivisi.

Quali colonne servono in un foglio Excel di spese mensili?

Cinque colonne bastano: data, descrizione, categoria, importo e metodo di pagamento. È la stessa struttura che Microsoft indica per il registro transazioni collegato a un riepilogo mensile. Ogni colonna risponde a una domanda che farai al foglio a fine mese.

Colonna	Cosa ci scrivi	Perché serve
Data	14/11/2026	Permette di filtrare per mese senza riscrivere nulla
Descrizione	Spesa settimanale	Ti fa ritrovare la riga quando un importo ti sorprende
Categoria	Alimentari	È la chiave su cui lavora SOMMA.SE
Importo	62,40	Solo numeri, senza testo come "€" scritto a mano
Metodo di pagamento	Carta	Ti fa riconciliare il foglio con l'estratto conto

Sono facoltative: sottocategoria, note, un campo "necessaria sì/no" e l'IVA. Aggiungile solo dopo un paio di mesi di uso, come regola pratica, quando sai davvero cosa ti manca.

Un dettaglio utile: seleziona l'intervallo e premi Ctrl+T per trasformarlo in tabella. Le formule si allungano da sole a ogni riga nuova.

Quali categorie conviene fissare prima del primo importo?

Prima di scrivere una cifra, elenca 8–12 categorie in un foglio separato chiamato Categorie: casa, utenze, alimentari, trasporti, salute, abbonamenti, svago, risparmio e altro. Una lista corta si compila in fretta; una lunga tende a essere abbandonata.

Un errore tipico è spezzettare troppo, per esempio separare il bar dalla merenda. Il riepilogo diventa illeggibile e la scelta della categoria rallenta ogni inserimento.

Se vuoi una cornice, la regola 50/30/20 (50% bisogni, 30% desideri, 20% risparmio) è descritta anche nelle guide Microsoft sui piani di budget. Puoi tradurla in una colonna in più nella tabella Categorie: "Bisogno", "Desiderio" o "Risparmio". Ma è un'aggiunta, non un requisito.

Quali formule servono nel modello Excel delle spese mensili?

Il riepilogo mensile regge su tre formule: SOMMA.PIÙ.SE per le uscite di ogni categoria nel mese scelto, SOMMA per i totali e una sottrazione per la differenza con le entrate. SOMMA.SE basta se tieni un file per mese. Con un registro annuale serve SOMMA.PIÙ.SE, perché deve filtrare anche per data.

Nel foglio Riepilogo, metti in B1 il primo giorno del mese (per esempio 01/11/2026) e le categorie in A4:A12. Poi in B4:

=SOMMA.PIÙ.SE(Uscite[Importo];Uscite[Categoria];A4;Uscite[Data];">="&$B$1;Uscite[Data];"<"&EDATA($B$1;1))

Trascina la formula fino a fine elenco. Poi aggiungi queste righe:

1. Totale uscite: =SOMMA(B4:B12)
2. Entrate del mese: una cella dove scrivi lo stipendio netto e le altre entrate.
3. Differenza: =Entrate - Totale uscite. Se è negativa, hai speso più di quanto è entrato.
4. Percentuale di risparmio: =Differenza / Entrate, formattata in percentuale.
5. Controllo di quadratura: =Totale uscite - SOMMA.PIÙ.SE(Uscite[Importo];Uscite[Data];">="&$B$1;Uscite[Data];"<"&EDATA($B$1;1)). Deve dare 0.

Se non è zero, almeno una riga ha una categoria vuota o scritta in modo diverso dalla lista.

Come evitare errori di inserimento con elenchi a tendina e formati?

La convalida dati ti protegge dagli errori di battitura: una cella che accetta solo voci dalla lista non può contenere "Alimentare" al posto di "Alimentari". Su Excel il percorso è Dati, Convalida dati, Elenco. Come origine indichi l'intervallo del foglio Categorie. Lo stesso vale per il metodo di pagamento.

Tre controlli da impostare una volta sola:

• Importo: formato Valuta in euro, con regola di convalida "numero decimale". Così "62,40 euro" scritto come testo viene rifiutato.
• Data: formato data gg/mm/aaaa e convalida "data". Una data scritta come testo sfugge ai filtri del riepilogo senza segnalare nulla.

Aggiungi una formattazione condizionale sulla cella Differenza: rossa se negativa, verde se positiva.

Come riusare lo stesso file ogni mese senza rifarlo?

Tieni un unico registro per l'intero anno e cambia solo la data in B1 del riepilogo: tutte le formule si ricalcolano sul nuovo mese.

A inizio mese:

1. Cambia B1 con il primo giorno del mese nuovo.
2. Aggiorna la cella Entrate.
3. Aggiungi le spese ricorrenti (affitto, abbonamenti, rate) con la loro data: all'incirca due minuti, una volta al mese.
4. Controlla che la cella di quadratura sia a 0.

Prima di cominciare, salva una copia pulita del file come backup. Se un giorno rompi una formula, riparti da lì.

Alla fine dell'anno, salva con nome un file "2026 archivio", svuota la tabella Uscite e ricomincia. Il file può funzionare anche con Google Fogli o LibreOffice Calc, ma i nomi delle funzioni e le tabelle con riferimenti strutturati potrebbero non essere compatibili: verifica le formule dopo l'apertura.

Quando un foglio Excel non basta più?

Un foglio Excel regge finché i soldi sono tuoi. Smette di bastare quando una spesa va divisa con altri e qualcuno deve restituirti una quota: a quel punto il registro non dice chi ha pagato per chi, né quanto manca. Le colonne "anticipato da" e "quota di" fanno crescere il file fino a renderlo ingestibile.

Se vivi con dei coinquilini o hai un viaggio di gruppo, la checklist del foglio di calcolo per le spese condivise mostra dove un file a più mani si rompe. In coppia, con redditi diversi, la divisione proporzionale è già un calcolo a sé: la trovi spiegata in come dividere le spese in coppia con stipendi diversi.

Per il resto, Excel va bene. Un'app per dividere le spese con un link serve solo quando gli altri devono pagare la loro parte.

Domande frequenti

Posso compilare il foglio dal telefono?

Sì, se salvi il file su OneDrive o Google Drive e lo apri con l'app Excel o Fogli. Conviene inserire le spese appena le fai, così non te le dimentichi.

Che data scrivo per una spesa pagata con carta di credito addebitata il mese dopo?

Scrivi la data in cui hai speso, non quella dell'addebito sul conto. Così la spesa finisce nel mese in cui hai deciso di farla. Per far tornare il saldo bancario, usa la colonna del metodo di pagamento: filtra "Carta di credito" e confronta il totale con l'estratto conto.

Come tratto il risparmio nel foglio: è una spesa?

Trattalo come una categoria, chiamata "Risparmio", che entra nelle uscite del mese. Così la differenza con le entrate è vicina a zero quando hai assegnato ogni euro. Se invece vuoi vedere il risparmio come residuo, lascia la categoria fuori e guarda la differenza finale.

Da dove parto oggi?

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Quando una di quelle spese è da dividere con altri, Split The Bill parte da una foto dello scontrino, calcola le quote e manda un link con cui ognuno salda la sua parte, senza app da scaricare.